Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расхождения между 6-НДФЛ и РСВ. Отвечаем на требования налоговой инспекции». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Расчет, представляемый компаниями и предпринимателями, производящими выплаты физическим лицам, заполняется по форме 6-НДФЛ. Данную форму отличают некоторые особенности, которые отличают ее от других отчетов. Оформлять 6-НФДЛ нужно за каждый квартал, причем некоторая информация вносится нарастающим итогом. Довольно часто в отчете могут встречаться суммы, которые переходят из прошлого отчетное периода в последующий. Связано это с тем, что выплата заработной платы происходит уже после завершения того месяца, за который она начислялась. Исходя из этого начисленный доход будет переноситься на следующий месяц, что приводит к разрывом в датах между фактическим расчетом налога и выплатой дохода. Особенно большой разрыв может получиться, если первые дни месяца приходятся на выходные.
Как налоговая проверяет 6-НДФЛ
Проверка расчета 6-НДФЛ проводится путем сопоставления с данными, указанными в отчете 2-НДФЛ, а также декларации на прибыль. Проводя сверку 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, налоговая проверяет следующие соотношения:
- Начисленный доход по 020 строке 6-НДФЛ должен соответствовать сумме всех предоставленных справок 2-НДФЛ, а также сумме, указанной в строке 020 Приложения 2 декларации на прибыль;
- Доход по дивидендам по 025 строке 6-НДФЛ должен равняться сумме по коду 1010 справки 2-НДФЛ и коду 1010 Приложения 2 декларации на прибыль;
- Налог по 040 строке 6-НДФЛ должен равняться сумме налога по всем 2-НДФЛ, а также налогу, указанному в 030 строке Приложения 2 декларации на прибыль;
- Неудержанный налог по строке 080 6-НДФЛ должен соответствовать неудержанному налогу, указанному во всех справках 2-НДФЛ, а также сумме строки 034 Приложения 2 декларации на прибыль;
- Данные о количестве ли, получивших доход, отраженные в строке 060 6-НДФЛ, должны соответствовать числу предоставленных в налоговый орган справок 2-НДФЛ, а также количеству Приложений 2 к декларации на прибыль.
Как проверить форму 6-НДФЛ перед сдачей в налоговую
Прежде, чем отправить 6-НДФЛ проверяющему, следует проверить его на соответствие формы бланка отчета и электронного формата, а также на правильность заполнения и точность указанных показателей в разделах отчета.
Проконтролировать правильность расчетов помогут разработанные и установленные законодательством контрольные соотношения, которые разработали сами налоговики. Эти показатели помогут обнаружить несоответствия в виде банальных опечаток и проанализировать, правильно ли составлен отчет.
В первом разделе 6-НДФЛ есть вся информация по предприятию нарастающим итогом за все предыдущие кварталы с начала года, включая текущий, а второй раздел содержит информацию только за текущий квартал.
Разделы выполняют разные функции, поэтому их не корреспондируют между собой. Поэтому на предположение: должна ли сумма начисленного дохода из раздела 1 отчета 6-НДФЛ идти с суммой итого из раздела 2, ответ отрицательный. Никаких контрольных соотношений между разделами не может быть установлено.
Проверяем второй раздел
Оформление второго раздела сложнее, чем первого. Здесь очень важно не ошибиться с датами и суммами.
Второй раздел представляет собой одинаковые блоки для размещения информации по датам и суммам со строчками с 100 до 140.
Чтобы достоверно заполнить второй раздел требуется правильно указать даты. Чтобы безошибочно внести информацию, необходимо приготовить документацию, из которой можно выделить:
- Дату фактического получения дохода. Это дата − не число выдачи денег физлицу на руки. Имеется виду число начисления дохода (по зарплате, например, – это последний день месяца).
- Дату удержания НДФЛ из этого дохода. Это число удержания налога из дохода, а не число платежного поручения по перечислению налога.
- Последний день срока, когда организация обязана была перечислить в бюджет удержанный из этого дохода НДФЛ.
Камеральная проверка 6-НДФЛ
Так как осуществление камеральных проверок является служебной обязанностью налоговика, то согласно ст. 88 НК РФ эти проверки проводятся в стенах налоговой инспекции без дополнительного распоряжения руководства. Все, что нужно для начала проверки, – это получение налоговиками отчета, расчета или декларации. Таким образом, представление отчета 6-НДФЛ в налоговую инспекцию является основанием для проведения камеральной проверки этого отчета. На что же обратят внимание налоговики при проведении камеральной проверки вновь введенного с 01.01.2016 отчета 6-НДФЛ?
В течение трехмесячного срока согласно п. 2 ст. 88 НК РФ налоговики будут сопоставлять данные, указанные в отчете, с имеющимися у них данными. Если отчет не вызовет нареканий у проверяющих, то организация или индивидуальный предприниматель, являющиеся налоговыми агентами и представившие данный отчет, не будут извещаться о положительном окончании камеральной проверки. А вот если у камеральщиков возникнут вопросы или они обнаружат какие-то неточности в заполнении отчета, то тогда отчитавшийся налоговый агент получит извещение или запрос на уточнение данных от налоговиков.
Камеральная проверка 6-НДФЛ
Основной целью, которую преследуют налоговики при проверке 6-НДФЛ является выявление нарушений. По своему принципу она не отличается от других камеральных проверок. Отличие ее от выездных проверок заключается в том, что инспектор проводит ее непосредственно на своем рабочем месте и выезжает в организацию к налоговому агенту. Порядок проведения камеральной проверки следующий:
- В первую очередь проверке подлежит общая информация, указанная налогоплательщиком, то есть проверяют верно ли указано наименование организации или ИП и реквизиты.
- После этого проверяют правильность заполнения формы. Все показатели заполняются нарастающим итогом.
- Далее проводится сверка контрольных соотношений. Налоговики проверяют, соответствует ли информация, указанная в документе тем сведениям, которыми владеет налоговый орган.
- Затем налоговый инспектор выполняет простые арифметические расчеты и проверяет, не допущены ли бухгалтером при заполнении документа ошибки.
Как налоговая проверяет 6-НДФЛ
Камералка проводится непосредственно в стенах налогового органа, без выезда к налоговому агенту. Проверка данного вида длится в течение 3 месяцев со дня подачи расчета (п. 2 ст. 88 НК РФ).
Актуальная информация о критериях для поиска нарушений в расчете содержится в письме ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@. Анализ данных происходит внутри расчета, а также в сопоставлении с карточкой расчетов с бюджетом и другими отчетами, подаваемыми в ИФНС.
Перечислим, какие контрольные соотношения используют налоговики, чтобы найти нестыковки в расчете 6-НДФЛ:
- Отслеживается дата представления расчета, зафиксированная налоговым органом на титульном листе. Она не должна быть позже установленной законом.
- Значение в строке 020 должно быть больше или равно значению в строке 030.
- Значение в строке 040 должно быть больше или равно значению в строке 050.
- Необходимо соблюдение следующего равенства: строка 040 = строка 010 × (строка 020 – строка 030).
Отметим, что равенство строк 040 и 070 соблюдаться не должно, поскольку НДФЛ может быть начислен в одном периоде, а удержан в другом. Например, если зарплата сотрудникам выплачивается в следующем месяце после месяца ее начисления. В такой ситуации НДФЛ с зарплаты за последний месяц квартала исчисляется в одном квартале, а удерживается и перечисляется в бюджет в следующем.
Как налоговая проверяет годовой 6-НДФЛ
Проверку годового отчета 6-НДФЛ можно сделать, сопоставляя со сравнимыми данными, отраженными в отчете 2-НДФЛ и декларации на прибыль.
Налоговая проверяет 6 НДФЛ следующим образом:
- сумма начисленного дохода (строка 020) должна соответствовать сумме дохода всех справок 2-НДФЛ и сумме показанной в строчке 20 приложения №2 к декларации по прибыли;
- сумма дохода по дивидендам (строка 025) должна соответствовать сумме показанной в справках 2-НДФЛ по коду 1010 и по коду 1010 в приложения № 2 к декларации по прибыли;
- рассчитанный налог (строка 040) должен соответствовать сумме рассчитанного налога по всем справкам 2-НДФЛ и показанной сумме налога в строчке 030 приложения № 2 к декларации по прибыли;
- сумма неудержанного налога (строка 080) должна соответствовать сумме неудержанного налога по всем справкам 2-НДФЛ и сумме, показанной в строчке 034 приложения № 2 к декларации по прибыли;
- сведения о числе лиц, получивших доход (строка 060)должна совпадать с числов поданных в ИФНС справок 2-НДФЛ и числом приложений № 2, оформленных к декларации по прибыли.
Бухгалтер систематически может проверять правильность вносимых в отчет данных, и своевременно исправлять неверно занесенные данные в отчете 6-НДФЛ. Следовательно, избежит штрафов и пеней, доначислений налога к уплате и санкций за недостоверные сведения (пункт 1 статьи 126.1 НК РФ).
Когда корректировку 6-НДФЛ можно не сдавать
ИФНС разрешает не подавать корректировку 6-НДФЛ в таких ситуациях:
- налоговый статус физлица поменялся — он был нерезидентом, а стал резидентом или наоборот в 4 квартале. Пересчет налога в таком случае нужно указать в отчете за год. Сдавать корректировку не нужно за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев;
- сотрудник поздно подал документацию на вычет. К примеру, он потерял право использовать стандартный вычет или приобрел право использовать имущественный вычет с начала года, а документацию подал лишь в середине года. В таком случае пересчет налога нужно указать в отчете за тот период, в котором сотрудник подал подтверждающую документацию. Подавать корректировку за предшествующие отчетные периоды не требуется (Письмо ФНС от 12.04.2017 г. № БС-4-11/6925, Письмо УФНС по г. Москва от 03.07.2017 г. № 13-11/099595);
- налог с декабрьской зарплаты указали в расчете за 1 квартал следующего года. К примеру, если удержанный НДФЛ с декабрьской зарплаты за 2021 год, которая выдана 30 декабря 2021 года, указан в разд. 1 отчета за 1 квартал 2022 года, поскольку срок уплаты приходится на январь 2022 года. Так как в данном случае не возникает завышения или занижения размера налога к уплате, сдавать корректировочный расчет не нужно ни за 1 квартал 2022 года, ни за 2021 год (Письмо ФНС от 12.04.2021 г. № БС-4-11/4935@).
Какие соотношения нужно соблюдать
Налоговые инспекторы в первую очередь занимаются проверкой следующих данных:
| Контрольное соотношение | Для чего используют |
| Дата сдачи 6-НДФЛ, проставляемая на титульном листе, должна быть меньше или равна сроку представления этой отчетности | Для проверки своевременности сдачи отчета. Если в ходе проверки выясняется, что в сроки налоговый агент не уложился, то на него наложат штраф в размере 1000 руб. за каждый месяц просрочки (вне зависимости, полный он или нет). |
| Размер начисленного дохода (020) должен быть больше или равен имеющимся налоговым вычетам (030) | Не были ли использованы вычеты в сумме, превышающей размер дохода физлиц |
| 040 = (020 – 030) × 010 | Правильность расчета размера НДФЛ (построчно, см. рисунок ниже). Если контрольное соотношение не выполняется, то что-то было посчитано не так, а значит и налог рассчитан неверно. |
| Размер исчисленного налога должен быть больше или равен размеру фиксированного авансового платежа | Не оказалось ли, что исчисленный налог меньше фиксированного авансового платежа |
Проведение выездной проверки по НДФЛ
Выездную налоговую проверку осуществляют, основываясь на требованиях НК РФ.
За одну проверку вашу компанию могут проверить как:
- Налогоплательщика;
- Плательщика сборов;
- Налогового агента.
При этом проверка может охватить три последних года деятельности вашей компании.
Но стоит отметить, что под проверку может попасть и текущий период, хотя, если судить по практике это обстоятельство используется редко.
Это легко объяснимо: текущий период проще проверять не выезжая в ваш офис, то есть посредством камеральной проверки.
Еще один факт, из-за которого проверяющий может проигнорировать текущий период – это специфика самой процедуры налогообложения.
Для части налоговых платежей итоги определяются за текущий календарный год. Получается, что до того, как начнется следующий календарный год, проверять попросту нечего.
Инспекторы ФНС проверяют:
- Сроки и полноту оплаты налогов в бюджет;
- Насколько правильно применяется налоговая ставка;
- Правильность оформления налоговых вычетов;
- Правильно ли определяется налоговая база.
Проверяем второй раздел
Оформление второго раздела сложнее, чем первого
Здесь очень важно не ошибиться с датами и суммами.Второй раздел представляет собой одинаковые блоки для размещения информации по датам и суммам со строчками с 100 до 140.Чтобы достоверно заполнить второй раздел требуется правильно указать даты. Чтобы безошибочно внести информацию, необходимо приготовить документацию, из которой можно выделить:
- Дату фактического получения дохода. Это дата − не число выдачи денег физлицу на руки. Имеется виду число начисления дохода (по зарплате, например, – это последний день месяца).
- Дату удержания НДФЛ из этого дохода. Это число удержания налога из дохода, а не число платежного поручения по перечислению налога.
- Последний день срока, когда организация обязана была перечислить в бюджет удержанный из этого дохода НДФЛ.
Если эти три числа одинаковы, то бухгалтер группирует информацию и указывает ее в одном блоке строчек с 100 до 140. Если даты разнятся, блоки заполняются индивидуально по каждой дате, и количество блоков соответствует количеству вариантов дат.
Исправление ошибок и подача уточнённой 6-НДФЛ
Отметим, что не всё так страшно, если после сдачи отчётности в расчёте были обнаружены ошибки. Если несоответствия найдены бухгалтером до того момента, когда налоговиками было направлено письмо с указанием несостыковок в отчёте, декларант имеет право подать уточнённый расчёт. В этом случае камеральная проверка первого расчёта будет автоматически прекращена и запущена КНМ второго документа.
Если же ИФНС уже выписало предписание по уточнению расчётов, можно пойти по пути аргументации своих цифр, предоставив пакет первичных документов, давая пояснения. Отстаивать свою точку зрения — это право декларанта (смотри п. 4 статьи 88 Кодекса).
Если же ошибки, указанные в официальной бумаге налоговиков, очевидны, следует подготовить корректирующую декларацию и сдать её в течение 5 дней в ИФНС.
Но даже после вынесения акта с санкциями возможны дальнейшие шаги по исправлению ситуации (их можно уточнить в таблице с этапами прохождения камеральной проверки выше). Но лучше, конечно, до этого не доводить.
Главное, что здесь нужно помнить: на все действия по исправлению ошибок в декларации или представление документов, подтверждающих расчёт, у декларанта есть всего 5 дней, дальше пойдут штрафные санкции.
Как правильно составить пояснительное письмо
При завершению камеральной проверки, ФНС могут выставить требования пояснить некоторые моменты, если в отчете 6-НДФЛ были обнаружены ошибки или несоответствия. На ответ у организации имеется 5 рабочих дней, а течение которых они должны составить подробное разъяснение сложившихся претензий.
Так как не существует типовой формы пояснительного письма в налоговую, составлять обращение можно в свободной форме, но соблюдая общие правила оформления подобных документов. Обязательно указываются реквизиты документа, ответ на который предоставляется в налоговую. В пояснении нужно четко сформулировать ответную мысль, при необходимости приложить подтверждающие правоту документы, заверенные в соответствующем порядке.
Исправление ошибок в 6-НДФЛ
Важно! Если при камеральной проверке налоговый инспектор обнаружит ошибки или несоответствия, то налогоплательщик обязан их исправить. Исправления следует внести в срок до 5 рабочих дней со дня получения уведомления из налогового органа.
Налоговики проверяют сроки оплаты НДФЛ, при этом рассматриваются те, что указаны в расчете и сверяются с теми, что указаны в лицевых карточках компании или ИП. Такие карточки ведутся специально, они необходимы для проверки своевременности оплаты налога в бюджет.
Если в ходе камералки обнаружится, что требуемая к уплате сумма так и не перечислена, то инспектор укажет на это налогоплательщику. Устранить это компания или ИП обязаны в срок до 8 рабочих дней с момента получения от налоговой соответствующего уведомления.
При подаче расчета 6-НДФЛ с ошибками налогоплательщик должен будет их исправить, а помимо этого еще и заплатить штраф. Штраф за отчет, предоставленный с ошибками составит 500 рублей.
За несвоевременное представление формы 6-НДФЛ грозит штраф в размере 1000 рублей за каждый месяц просрочки.Если обнаружится, что компания или ИП не доплатили какую то часть налога, то ему потребуется:
- доплатить оставшуюся часть;
- оплатить штраф, равный 20% от суммы долга;
- оплатить пени в размере, зависящем от времени просрочки оплаты и суммы долга.
При этом налоговый орган направит налогоплательщику уведомление, в котором будут указаны все суммы, которые необходимо оплатить.
Если вы считаете, что данные, включенные в акт проверки декларации 6-НДФЛ, искажены либо выводы налоговиков не соответствуют действительности, необходимо довести свое мнение до инспекции ФНС. С этой целью составляется возражение на акт камеральной налоговой проверки. Образец такого письма должен быть у каждого бухгалтера, желающего избежать доначисления налога, а также уплаты набежавших штрафов и пеней.
Возможность опротестовать результаты налоговой проверки дается компаниям пунктом 6 статьи 100 НК РФ. Исходя из ее норм, налогоплательщик вправе высказать аргументированное несогласие, если он считает, что:
- в ходе проверочных мероприятий были нарушены его права;
- допущены существенные процессуальные нарушения;
- выводы, изложенные в акте, необоснованные.
Предоставление возражений – право, а не обязанность компании. Однако отсутствие возражений на полученный акт не означает автоматического согласия со всеми его положениями. Налогоплательщик вправе обжаловать акт вначале в территориальной инспекции ФНС, проводившую проверку, при отсутствии результата – в вышестоящей организации либо судебном органе.
Камеральная проверка – это сравнение информации, указанной в налоговой декларации, с базой данных ИФНС. Если выявлены расхождения, инспектор, проводивший проверку, обязан составить акт о выявленных недочетах (ошибках, нарушениях). В тех случаях, когда компания не согласна с выводами налоговиков, составляется ответ на акт налоговой проверки по 6-НДФЛ. Образец, который компания возьмет за основу при составлении письма в ИФНС, должен соответствовать сути претензий налоговиков.
Предположим, что необходимо пояснить, почему разность строк 070 и 090 декларации меньше суммы уплаченного НДФЛ за отчетный период. В ответе компания вправе написать, что доходы наемному персоналу выплачивались в последний день отчетного месяца, а налог перечислялся в первый день следующего месяца, относящегося к другому отчетному периоду.
Это интересно: Оказание услуг физическим лицом юридическому лицу налоги
Для обоснования собственной позиции фирме нужно собрать пакет первичных документов, подтверждающих даты выплаты зарплаты и перечисления налога, обосновать правильность расчета НДФЛ. Важно аргументировать свою позицию ссылками на нормативные документы и сложившуюся судебную практику.
Пунктом 5 статьи 88 НК РФ определен крайний срок составления акта проверки: 10 рабочих дней после ее окончания. Налогоплательщику дается месяц на то, чтобы изучить документ и при необходимости написать аргументированное возражение на акт налоговой проверки. Образец по 6-НДФЛ обычно содержит:
- наименование инспекции ФНС, проводившей проверку;
- реквизиты компании-налогоплательщика;
- наименование и период проверяемой отчетности;
- период прохождения проверки;
- пояснения по выявленным расхождениям (ошибкам);
- просьбу к ФНС не применять штрафные санкции ввиду корректного составления отчетности.
Возражения составляются в двух экземплярах. Они могут подаваться в налоговую лично или через представителя (согласно выданной доверенности). Допустимо отсылать документы по почте письмом с уведомлением.
Подключаем контрольные соотношения
Провести такую работу, как проверить, верен ли расчет 6-НДФЛ, можно с помощью контрольных соотношений. Контрольные соотношения – это последовательность математических вычислений между некоторыми строчками, которые должны совпадать с другими показателями отчета, то есть все расчеты, зашифрованные в строчках отчета, должны при пересечении давать соответствующие результаты. Проверять контрольные соотношения 6-НДФЛ (за 3 квартал 2020 года, кстати, они будут, возможно, отличаться по сравнению с 1 кварталом этого же года) организация не обязана. Эта процедура носит рекомендательный характер для исключения элементарных ошибок в отчете, допущенных бухгалтером. В некоторых новых бухгалтерских программах уже включена такая опция, как «проверить форму 6-НДФЛ», то есть автоматическая проверка информации, занесённых в строчки отчета, на предмет соответствия контрольным соотношениям. В результате анализа программа предлагает варианты корректировки данных. Тем не менее, рекомендуется предпринять такой шаг, как проверить 6-НДФЛ самостоятельно, пересчитать на калькуляторе несколько или все контрольные соотношения еще и вручную − это обезопасит бухгалтера от составления уточненки. В письме налоговой службы есть двенадцать пунктов тех показателей, несоответствие которых вызовут дополнительные уточнения со стороны налоговиков. Вот некоторые из них:
- фактическая дата подачи 6-НДФЛ совпадает с указанной датой на титульном листе отчета;
- рассчитанное значение суммарного дохода, указанное в строчке 20, должно быть не меньше значения суммарных вычетов по строчке 30;
- значение строчки 40 должно соответствовать результату следующих операций: разность строчек 20 и 30 *строчка 10/100;
- значение из строчки 40 должно быть не меньше показателя из строчки 50;
- итоговая сумма, внесенная в бюджет, должна быть не меньше дельты между суммой НДФЛ, фактически удержанного (строчка 70) и значением строчки 90 (возврат плательщику) налога.
Возвращаясь к вопросу, как проверить 6-НДФЛ, пример приведем об изменениях контрольных соотношений. В прежних редакциях писем рекомендовалось применять в качестве контрольного соотношения для проверки 6-НДФЛ: строка 070 должна равняться сумме строк 140. Напомним, что в строчке 70 предприятие информирует, на какую сумму оно удержало НДФЛ, в строчке 140 – тот же налог с распределением по датам выплаты всех видов вознаграждений. Затем налоговики изменили свое мнение и допускают, что это контрольное соотношение не всегда правомочно. Исключением ранее предложенного соотношения стал перенос фактической выплаты в следующем за начислением кварталом, например, заработной платы. Поэтому во вторую часть отчета некоторые суммы в строчку 140 не попадают. Никакого нарушения законодательства в этом случае нет: кончается один квартал, и закрывается отчет, а в следующем квартале выплачивается зарплата. Отсюда расхождение результата по ранее предложенной налоговиками формуле проверки. Исходя из предположения, что некоторые организации начисляют и выплачивают зарплату по такой схеме, ФНС исключило это контрольное соотношение из числа обязательных. Ведомство на официальном сайте подтвердило необязательность выполнения этого соотношения. Поэтому, чтобы выполнить такую операцию, как проверить 6-НДФЛ за 2020 год (за любой отчетный период этого года), применять это контрольное соотношение нет необходимости. Если бухгалтер все же решится на более педантичное исследование подготавливаемого к сдаче отчета, напоминаем, что разница по значениям выделенных строчек − это сумма фактической выплаты вознаграждений, на которые налог начислен в текущем отчетном периоде, а выплата будет произведена в следующем квартале.
Какие соотношения нужно соблюдать
Налоговые инспекторы в первую очередь занимаются проверкой следующих данных:
| Контрольное соотношение | Для чего используют |
| Дата сдачи 6-НДФЛ, проставляемая на титульном листе, должна быть меньше или равна сроку представления этой отчетности | Для проверки своевременности сдачи отчета. Если в ходе проверки выясняется, что в сроки налоговый агент не уложился, то на него наложат штраф в размере 1000 руб. за каждый месяц просрочки (вне зависимости, полный он или нет). |
| Размер начисленного дохода (020) должен быть больше или равен имеющимся налоговым вычетам (030) | Не были ли использованы вычеты в сумме, превышающей размер дохода физлиц |
| 040 = (020 – 030) × 010 | Правильность расчета размера НДФЛ (построчно, см. рисунок ниже). Если контрольное соотношение не выполняется, то что-то было посчитано не так, а значит и налог рассчитан неверно. |
| Размер исчисленного налога должен быть больше или равен размеру фиксированного авансового платежа | Не оказалось ли, что исчисленный налог меньше фиксированного авансового платежа |