Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как документально подтвердить расходы на услуги транспортной экспедиции». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Многие путают экспедиторскую расписку с транспортной накладной, но разница между ними значительная. В ТТН указываются данные о стоимости услуг перевозчика, поэтому для транспортной компании этот документ является обязательным.
В транспортировке груза принимают участие следующие лица:
- клиент — владелец груза;
- перевозчик — организация, непосредственно транспортирующая груз;
- экспедитор — компания, организующая перевозку от имени и за счет клиента. Экспедитор вправе взять функции перевозчика на себя либо нанять третье лицо, экспедиционная расписка — это бумага, относящаяся к деятельности компании, организующей перевозку.
Этот документ фиксирует факт получения товара в определенной комплектности и с определенными характеристиками. Что такое экспедиторская расписка, раскрыто в правилах, утвержденных постановлением правительства РФ от 08.09.2006 № 554, где она перечислена в числе прочих необходимых бумаг. Расписка фиксирует важные данные о товаре, в том числе вес, упаковку и стоимость, поэтому документ полезен и необходим обеим сторонам. Состав информации, содержащейся в документе, отвечает на вопрос, для чего нужна экспедиторская расписка:
- С клиента-отправителя она снимает ответственность за сохранность груза в процессе транспортировки, поскольку принимая товар в виде, зафиксированном в ней, экспедитор принимает на себя все риски, связанные с его транспортировкой и возможными повреждениями.
- Для организатора перевозки это возможность зафиксировать реальное состояние товара на момент отправки, чтобы в последующем те или иные его недостатки, возникшие до передачи, не были списаны на неаккуратность при перевозке.
Порядок оформления ТТН и путевого листа
ТТН, или транспортная накладная составляется для отслеживания перевозки товарно-материальных грузов и расчетов стоимости транспортировок. Оформляется согласно Форме 1- Т, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78. Как правило, данную форму выписывает владелец транспортного средства, то есть непосредственно перевозчик.
В данной накладной содержатся данные о дате составления ТТН, название компании и адрес Клиента и перевозчика, место и дата приема груза, адрес, куда необходимо доставить товар и т.д.
Путевой лист – главный документ при первичном учете работы подвижного состава и водителей. Используется также для расчета зарплат сотрудникам компании. Составляется по Форме 4-с (сдельная) из того же Постановления, что и транспортная накладная. Используется Форма при условии работы по сдельной расценке. Для перевозчиков с почасовым тарифом существует Форма 4-п (повременная). Заполнение путевого листа до передачи водителю производится владельцем транспорта или лицом, ответственным за него.
«О.Л.К.», или» Очаковская Логистическая Компани» работает в соответствии со всеми нормами РФ. Более, чем 15 лет мы перевозим товары по всей стране, поэтому клиенты могут доверять нам.
О расходах по договору транспортной экспедиции
Согласно п. 2 ст. 254 НК РФ стоимость МПЗ, включаемых в материальные расходы для целей исчисления налога на прибыль, определяется исходя из цен их приобретения, включая расходы на транспортировку и иные затраты, связанные с приобретением МПЗ. Суммы транспортных расходов покупных товаров до склада налогоплательщика — покупателя товаров в случае, если эти расходы не включены в цену приобретения указанных товаров, относятся к прямым расходам у торговых организаций (ст. 320 НК РФ). Организации, применяющие УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы», также вправе признать расходы по транспортировке товаров (пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Общее требование к расходам сформулировано в п. 1 ст. 252 НК РФ: они должны быть обоснованны и подтверждены документами. Вопрос экономической оправданности тех или иных расходов решается на усмотрение налогоплательщика. А вот вопрос документального подтверждения расходов (если точнее, самого факта их осуществления) нередко становится предметом налоговых споров.
Как правило, для подтверждения расходов, оплаченных организацией или ИП, требуются договор, документы, свидетельствующие о фактическом оказании услуг, а также платежные документы (в случае применения кассового метода признания расходов).
Согласно п. 1 ст. 801 ГК РФ по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента — грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза. Такой договор заключается в письменной форме. В соответствии с ч. 2 ст. 5 Федерального закона от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» клиент в порядке, предусмотренном договором транспортной экспедиции, обязан уплатить причитающееся экспедитору вознаграждение, а также возместить понесенные им в интересах клиента расходы. В силу ч. 4 ст. 4 того же Закона при приеме груза экспедитор обязан выдать клиенту экспедиторский документ, а также представить последнему оригиналы договоров, заключенных экспедитором в соответствии с договором транспортной экспедиции от имени клиента на основании выданной им доверенности.
Экспедиторская расписка — первичный учетный документ?
Сама по себе экспедиторская расписка не подтверждает расходы на оказание соответствующих услуг, и в судебной практике встречаются выводы о том, что ее нельзя рассматривать как первичный учетный документ. Можно ли согласиться с этим утверждением?
В силу ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичными учетными документами оформляются факты хозяйственной жизни. Данные из таких документов подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. В соответствии с п. 8 ст. 3 того же Закона под фактами хозяйственной жизни понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.
Согласно п. 1 ст. 223 ГК РФ право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом или договором. В свою очередь, в силу п. 1 ст. 224 ГК РФ передачей признается вручение вещи приобретателю, а равно сдача перевозчику для отправки приобретателю или сдача в организацию связи для пересылки приобретателю вещей, отчужденных без обязательства доставки. Вещь считается врученной приобретателю с момента ее фактического поступления во владение приобретателя или указанного им лица.
Заменяет ли транспортную накладную?
Для того, чтобы понять взаимозаменяемы ли такие документы, рассмотрим две ситуации.
Первая ситуация — если экспедитор подписывает договор с компанией, специализирующейся на транспортировке, то ему необходима накладная на товар. Но её составление не отменяет тот факт, что необходимо заполнить и расписку. То есть складывается такая картина: отправитель передаёт груз экспедитору при этом составляется расписка, что груз получен экспедитором. Чисто теоретически в этот период времени и в период транспортировки груз принадлежит ему. Далее отправление передаётся транспортной компании, а та, в свою очередь, заполняет транспортную накладную и отдаёт её экспедитору.
Вторая ситуация: если экспедитор отвозит груз сам. В такой ситуации транспортная накладная не требуется.
Но в любом случае, расписка не заменяет накладную, это два разных документа и оформляются они по-разному, и предназначены для разных целей и учитываются в бухгалтерском учёте по-разному.
Помимо этого, фирмы, оказывающие услуги по транспортировки грузов, обязаны заполнять бланки путевых листов.
Экспедиторская расписка представлена документацией, формируемой при передаче груза клиентом экспедитору. Часто задаются граждане вопросом, нужна ли экспедиторская расписка. Она является обязательной для оформления, так как выступает непременной частью договора перевозки груза.
Заполняется документация непосредственным экспедитором, но при этом на ней должна иметься подпись отправителя. Для чего нужна экспедиторская расписка? Она выступает доказательством того, что экспедитор действительно принял груз, поэтому обязан только перевезти его в назначенное место в установленный срок.
Дополнительно этот документ служит в качестве доказательства того, что экспедитор на определенный период времени выступает владельцем транспортируемого груза. Именно он должен заботиться о том, чтобы никакие обстоятельства не могли негативно сказаться на целостности перевозимых предметов. Экспедитор несет ответственность за груз, поэтому если он будет поврежден, то специалисту придется покрывать ущерб, нанесенный заказчику.
Экспедиторская расписка считается важным документом не только для самого заказчика, но и для непосредственного экспедитора. Это обусловлено тем, что документ применяется в налоговом учете для расчета расходов, понесенных специалистом во время перевозки груза. Поэтому составлять его надо аккуратно, с учетом многочисленных требований и без ошибок. Если будут выявлены разные помарки или неточности, то это может стать основанием для того, чтобы работники ФНС отказались применять ее для уменьшения налоговой базы.
Расписка содержит данные только о сторонах соглашения и грузе. В ней отсутствует информация о периоде транспортировки груза. Поэтому дополнительно надо отдельно выставлять и оплачивать счет на оплату. Экспедитор должен позаботиться и о формировании транспортной накладной.
Весь пакет документов требуется не только непосредственному исполнителю, но и заказчику. Это позволит без сложностей заниматься расчетами налогов и ведением бухгалтерского учета.
Существенные и дополнительные условия договора транспортной экспедиции
Существенными условиями договора транспортной экспедиции на перевозку груза являются:
- предмет;
- иные условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (п.1 ст. 432 ГК РФ).
Дополнительными условиями являются:
- размер вознаграждения экспедитора;
- условие об оказании услуг лично или о привлечении для исполнения обязанностей третьих лиц;
- вид транспорта перевозки груза, последовательность перевозки груза;
- порядок передачи груза;
- порядок возмещения расходов экспедитора, связанных с исполнением обязанностей;
- основания для расторжения сделки;
- ответственность сторон;
- порядок разрешения споров.
Кроме того, стороны могут назначить штраф, неустойку и/или пеню за неисполнение обязательств.
Предлагаем вам составить и скачать актуальный на 2019 год образец договора транспортной экспедиции в формате Word или PDF.
|
С этим шаблоном часто используют:
|
Популярные документы и процедуры:
|
Как написать экспедиторскую расписку
В отличие от других видов расписок, экспедиторская расписка имеет типовой бланк (утвержден приказом Минтранса РФ № 23 от 11.02.2008 г.). Прилагаем инструкцию по его заполнению:
- в строке 1 указывается дата составления экспедиторской расписки;
- в строке 2 проставляется номер документа;
- в строке 3 указывается информация о грузоотправителе: полное наименование и местонахождение юридического лица либо ФИО и место регистрации индивидуального предпринимателя, контактный телефон;
- в строке 4 указываются сведения о клиенте: полное наименование и местонахождение юридического лица либо ФИО и место регистрации индивидуального предпринимателя, контактный телефон;
- в строке 5 указываются данные об экспедиторе: полное наименование и местонахождение юридического лица или ФИО и местожительство индивидуального предпринимателя, контактный телефон;
- в строке 6 пишется название страны, в которой был произведен груз;
- в строке 7 прописывается опознавательный номер груза, предназначенный для транспортных, таможенных и статистических целей;
- в строке 8 пишется погрузочная разметка (маркировка груза) в соответствии с законодательством РФ;
- в строке 9 указывается количество грузовых мест, а также вид упаковки;
- в строке указывается вес груза с упаковкой (брутто) и без нее (нетто);
- в строке 11 пишется объем груза;
- в строке 12 указывается стоимость груза в соответствии с платежными документами;
- в строке 13 прописываются габариты и вес каждой упаковки;
- в строке 14 указываются условия приема груза экспедитором и обязательства экспедитора;
- в строке 15 содержатся особые отметки: к примеру, информация об особом способе транспортировки, сохранности перевозимого груза и об обеспечении безопасности окружающей среды;
- в строке 16 экспедитор либо уполномоченное лицо ставит личную подпись и указывает свою фамилию, имя и отчество.
Бланк экспедиторской расписки заполняется в двух экземплярах (оригинал предназначен для клиента либо указанного им грузоотправителя, второй экземпляр остается у экспедитора).
Заполняется данный документ от руки либо набирается на компьютере. Любые помарки, исправления в нем не допускаются.
Кто и когда составляет
Пункт 12 правил устанавливает обязанность оформлять передаточный документ за экспедитором, тем же пунктом установлено, что экспедиторская расписка выдается клиенту в качестве подтверждения факта грузоперевозки. Передача — это момент, когда товар переходит во владение экспедитора, в котором он находится до момента возврата клиенту или передачи другому лицу, на которого указывает клиент.
Важно отличать передаточную бумагу от товарно-транспортной накладной, в том числе понимать, оформляется ли экспедиторская расписка вместо транспортной накладной. Товарно-транспортная накладная — документ, который оформляет перевозчик груза. Эта обязанность закреплена п. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Таким образом, если организатор нанимает третье лицо в качестве перевозчика, ТТН составляется обязательно. Организатор вправе самостоятельно транспортировать груз, не привлекая третьих лиц, в таком случае для него достаточно передаточных документов, и оформление ТТН не является обязательным. То есть, говоря о том, заменяет ли ТН экспедиторскую расписку, констатируем — нет, это два разных документа.
Заменяет ли транспортную накладную?
Для того, чтобы понять взаимозаменяемы ли такие документы, рассмотрим две ситуации.
Первая ситуация — если экспедитор подписывает договор с компанией, специализирующейся на транспортировке, то ему необходима накладная на товар. Но её составление не отменяет тот факт, что необходимо заполнить и расписку. То есть складывается такая картина: отправитель передаёт груз экспедитору при этом составляется расписка, что груз получен экспедитором. Чисто теоретически в этот период времени и в период транспортировки груз принадлежит ему. Далее отправление передаётся транспортной компании, а та, в свою очередь, заполняет транспортную накладную и отдаёт её экспедитору.
Вторая ситуация: если экспедитор отвозит груз сам. В такой ситуации транспортная накладная не требуется.
Но в любом случае, расписка не заменяет накладную, это два разных документа и оформляются они по-разному, и предназначены для разных целей и учитываются в бухгалтерском учёте по-разному.
Помимо этого, фирмы, оказывающие услуги по транспортировки грузов, обязаны заполнять бланки путевых листов.
Как написать экспедиторскую расписку — подробная инструкция
- Обязательно нужно поставить текущую дату написания расписки, соответствующую дате приёма груза. Далее ставится номер этого документа в соответствии с нумерацией документооборота фирмы.
- После пишутся сведения об отправителе, которые включают в себя наименование, адрес и телефон.
- Затем такие же данные пишутся о получателе.
- И указывается информация об экспедиторе. Это может быть просто его фамилия, имя, отчество либо дополнительно можно указать данные паспорта.
- Основной блок содержит сведения о самом грузе: страна происхождения, его индивидуальный номер или штрих-код, правила и условия перевозки товара, или так называемая маркировка. Она представлена символами, значка и специальными обозначениями.
- Затем необходимо отметить категорию тары. Это могут быть банки, пакеты, мешки, коробки пластмассовые либо из картона, и количество мест, занимаемых ими. Также обязательно указать вес товара с коробкой и без, размер всех основных параметров и стоимость по чекам.
- Затем указываются условия приёма и условия услуг между клиентом и экспедитором, а именно обязательства экспедитора по приему — передаче, обеспечивающего сохранность груза в период перевозки.
- В конце и бумага подписывается экспедитором с расшифровкой подписи. Печать ставится по желанию и возможностям.
Поручение экспедитору
Документ предназначен для описания услуг, которые будут оказаны клиенту, и условий, на которых они будут оказаны. Заполнить поручение экспедитору должен клиент (в нашем случае торговая фирма) — п. 8 Порядка. Именно поэтому утвержденный Минтрансом Порядок обязаны знать и исполнять не только экспедиторы, но и их клиенты (п. 3 данного документа). Торговая фирма может каждый раз составлять отдельное поручение на единичную экспедиционную услугу или заполнить одно на «несколько услуг» при систематическом сотрудничестве с конкретным экспедитором. Бланк заполняется в двух экземплярах и подписывается клиентом. По общему правилу поручение нужно составить на бумажном носителе, однако по соглашению сторон можно предусмотреть и иной способ.
Перечислим отличительные поля поручения экспедитору (по сравнению с другими бланками):
- уведомить сторону о прибытии груза. При необходимости клиент должен сделать отметку о необходимости его (грузоотправителя или иного лица) уведомления о прибытии груза;
- товары, готовые к отправке, место, дата. Указывается наименование и точный адрес нахождения груза;
- вид транспорта (на котором предполагается перевозка груза);
- пункт назначения (доставки груза);
- страхование. Указание информации о страховании груза отдано на усмотрение клиента. Здесь вписываются данные о страховке (номер и дата полиса, полное фирменное наименование страховой компании, ее местонахождение, также необходимо сформулировать условия страхования, касающиеся конкретной отгрузки);
- требуемые документы. Перечисляются документы, прилагаемые к поручению экспедитора и необходимые для перевозки груза.