Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила внесения записей в трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Многие работники считают, что их без особых проблем могут принять на рабочее место, соответствующее определенной квалификации. Вот здесь они ошибаются. Прием сотрудника по должности специалиста какой-либо категории абсолютно не является основанием к ее присвоению. В любом случае работодатель обязан пригласить комиссию, которая в дальнейшем и примет решение. После уже можно будет говорить о том, следует ли присваивать работнику степень и как сделать запись в трудовую книжку об установлении высшей квалификационной категории или иной другой.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
О переводе на другую должность
Для правильной записи, свидетельствующей о смене занимаемой должности или о переводе в иную организацию или отдел, нужно отступить 1 строчку от предыдущей заметки и продолжать нумерацию учетных записей арабскими цифрами. Форма записи даты должна быть стандартной (вида 02.02.2017г.), несоблюдение правил оформления может привести к тому, что потребуется исправлять что-либо, что влечет за собой становление книжки непригодной для использования, за что работодатель будет обязан выплатить штраф.
Важно! В случае если перевод по должности происходит в одной и той же компании, то указывать ее полное название необязательно. Можно просто написать номер приказа, на основании которого совершен перевод, нынешнюю должность работника и заверить все это через печать и подпись.
Правила ведения и хранения трудовых книжек
Учет всех данных документов должен вестись в любой организации, включая ИП. В Постановлении регламентированы все правила по заполнению и хранению, при этом ответственность за их соблюдение несут как начальник, так и сотрудник.
Правила заполнения трудовой книжки:
- для написания дат используются только арабские цифры;
- ручки должны быть с чернилами, которые устойчивы к УФ свету, допускается черный и синий цвета, но только шариковые или перьевые ручки (гелевые запрещены к использованию);
- запрещаются всякие сокращения, вне зависимости от длины наименования;
- вся информация о сотруднике (переводы по должности, увольнение, награждение и т.д.) должна быть записана в соответствии со стандартами ТК РФ;
- для заполнения используется только официальный язык государства;
- вся информация обязана быть записана соответственно приказу;
- при приеме на работу запись должна быть осуществлена в течении не более, чем 7 дней с момента приема на работу, при увольнении запись делается в последний рабочий день, за исключением, если есть дополнительный акт;
- строгая нумерация каждой записи;
- наниматель обязан предоставить сотруднику запись и тот должен заверить ее своей подписью.
Хранение трудовых книжек работников должно производиться в месте недоступном для посторонних, к примеру, в сейфе или в шкафу с замком.
При недоброкачественном хранении трудовых книг в организации, она может быть подвергнута штрафам.
Если документы сочтутся недействительными, компания должна хранить их определенное количество времени:
- трудовую книжку — 75 лет;
- отслеживание ее передвижения (учетная книга) — 75 лет;
- книга приходов/расходов — 5 лет.
Что такое квалификация по диплому
Когда студент выпускается из вуза, он получает диплом об образовании. В этом документе отображается квалификация выпускника, полученный набор знаний за пройденный курс. В вузах России применяется Болонская система образования. Это значит, что выпускник может получить следующую квалификационную степень: бакалавр, специалист, магистр. Для каждого вида степени предусмотрен свой уровень образования.
Получая степень бакалавра, выпускник обретает право заниматься профессиональной деятельностью. Также этот этап не является окончательным в процессе образования. Студент может продолжить свое обучение и получить степень магистра. Степень бакалавра присваивается после четырехлетнего обучения в вузе. Сюда включены все виды научных направлений, за исключением медицины.
Степень специалиста приравнивается к сроку обучения в течение 5—6 лет. Это следующая ступень после бакалавра. Специалисты – самая распространенная квалификация в системе образования. И часто понятие «получил диплом» как раз подразумевает статус специалиста. После этого редко кто продолжает идти по пути науки и переходит к поиску работы. Степень специалиста позволяет выпускнику вести деятельность на самом высоком профессиональном уровне. В вопросе дальнейшего образования степень специалиста позволяет проходить последующее обучение за рубежом с целью получения ученой степени. Это можно осуществить в рамках международных соглашений. Диплом специалиста выдают во всех научных областях, включая медицину.
Степень магистра подразумевает еще два дополнительных года обучения и ведение научно-исследовательской деятельности. Учиться на магистра можно с квалификацией «Бакалавр» или «Специалист» независимо от вида направления. Для получения степени магистра обязательно нужно выполнить и защитить магистерскую работу. Этот вид деятельности подразумевает под собой проведение независимого исследования под контролем научных руководителей. Когда у вас на руках есть диплом специалиста или магистра, вы имеете право поступить в аспирантуру, продолжив свой профессиональный путь в сфере получения ученых степеней.
Запись о времени обучения
А вот запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров вносится только в течение трудовой деятельности. То есть, если работник поступает на работу впервые, а до этого он учился, например, в институте, запись о периоде обучения делать не нужно.
|
N |
Дата |
Сведения о приеме на |
Наименование, |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
Общество с ограниченной |
|||||
|
ответственностью |
|||||
|
«Апрель» (ООО «Апрель») |
|||||
|
1 |
11 |
02 |
2013 |
Принят в отдел рекламы |
Приказ от |
|
на должность |
11.02.2013 |
||||
|
специалиста по связям с |
N 17-к |
||||
|
общественностью. |
|||||
|
2 |
19 |
03 |
2013 |
С 11.02.2013 по |
Удостоверение от |
|
27.02.2013 проходил |
27.02.2013 |
||||
|
курсы повышения |
N 1А-234 |
||||
|
квалификации по |
|||||
|
программе «Управление |
|||||
|
имиджем и репутацией |
|||||
|
компании» в ФГБОУ ВПО |
|||||
|
МГТУ «СТАНКИН», |
|||||
|
г. Москва |
Сведения о работе по совместительству
В силу ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого (внешнее совместительство).
Совместительство — выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ), причем количество работодателей, с которыми могут заключаться такие договоры, законодательством не ограничено.
На основании ст. 66 ТК РФ работодатель по основному месту работы по желанию работника может внести в трудовую книжку сведения о работе по совместительству. Такая запись производится на основании документов, подтверждающих совместительство, — надлежаще заверенной копии приказа или справки.
Особенностью записи о работе по совместительству является то, что в графе 3 обязательно должно быть указано: работник принят именно по совместительству. А вот при приеме на основное место работы делать соответствующее уточнение не нужно.
Отметим, что запись о совместительстве может идти в трудовой книжке не в хронологическом порядке после записи о приеме на основное место работы. Связано это с тем, что работник мог начать работать по совместительству раньше, чем заключил трудовой договор по основному месту работы.
Пункт 3.1 Инструкции устанавливает следующий порядок внесения записи о работе по совместительству:
- в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя;
- в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
В настоящее время сложилась определенная практика внесения таких записей в трудовые. В частности, кадровики в графе 3 дополнительно указывают наименование должности, по которой работник трудится по совместительству. Конечно, Инструкцией это не предусмотрено, однако, полагаем, это не будет ошибкой. Приведем пример такой записи.
|
N |
Дата |
Сведения о приеме на |
Наименование, |
||
|
число |
месяц |
год |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||
|
Общество с ограниченной |
|||||
|
ответственностью |
|||||
|
«Апрель» (ООО «Апрель») |
|||||
|
1 |
11 |
02 |
2013 |
Принят в отдел рекламы |
Приказ от |
|
на должность |
11.02.2013 |
||||
|
специалиста по связям с |
N 17-к |
||||
|
общественностью. |
|||||
|
2 |
16 |
07 |
2013 |
Принят на работу по |
Приказ |
|
совместительству в |
ООО «Фортуна» от |
||||
|
Общество с ограниченной |
16.07.2013 N 41 |
||||
|
ответственностью |
|||||
|
«Фортуна» в отдел |
|||||
|
развития продаж на |
|||||
|
должность |
|||||
|
мерчендайзера |
Как заполнять трудовую книжку
Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.
Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.
Как заполнять дубликат
Порядок такой:
- Берем чистый бланк.
- На первой странице сверху пишем «Дубликат».
- Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
- Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
- Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
- Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.
Здесь тоже имеются нюансы:
- данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
- внесенную информацию не заверяем.
Какие сведения вносятся в трудовую книжку?
Далеко не каждый человек может вписать в трудовую книжку дополнительные сведения. Причина очевидна: данный документ имеет непосредственную важность не только при соискании работы, но и во время начисления пенсии в соответствии с трудовым стажем. Поэтому заниматься исправлениями, дополнениями и изменениями могут только квалифицированные специалисты, имеющие на это причины и разрешения.
Так, если была обнаружена неточность относительно внесенных данных о работе и трудовом стаже, такие моменты должны исправляться по месту работы. При этом необходимо заверить исправления подписью и печатью уполномоченного лица. В случае необходимости внесения коррективов на титульную страницу, ситуация куда сложнее.
Прежде всего, необходимо уточнить, какого рода изменения необходимы. Это позволит нам узнать, кем и как производиться изменение записей в трудовых книжках. Рассмотрим ситуации:
- Если речь идет о недостоверности внесения ФИО с паспортными данными, то придется доказывать принадлежность трудовой книжки в судебном порядке.
- В случае необходимости внести коррективы по причине смены фамилии, делается ссылка на документ, подтверждающий факт получения новой фамилии. Чаще всего таким документом является свидетельство о свадьбе, в результате чего женщина поменяла свою фамилию.
- В случае необходимости внести новые сведения об образовании, то процедура более простая. Это могут сделать по месту работы или в центре занятости, в случае временной безработицы.
Как записывать данные об образовании
Согласно ст. 10 ФЗ «Об образовании в РФ», №273-ФЗ, выделяют следующие уровни образования:
-
Среднее полное;
-
Среднее профессиональное;
-
Высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура)
Внесение первичной записи об образовании в трудовую книжку делается, если ее не заполнили на прежнем месте работы или работник трудоустраивается впервые, на основании принесенного аттестата или диплома. При этом реквизиты самого документа об образовании в трудовой книжке не указываются.
ВАЖНО! В соответствии с п.3 ст.86 ТК РФ, все персональные сведения о себе по месту работы предоставляет сам работник или претендент на должность. Работодатель обязан проверить действительность диплома, если соискатель претендует на вакансии в министерстве внутренних дел, в структурах государственной безопасности, в космической и военной промышленности. В остальных случаях руководитель вправе самостоятельно решить, нуждается ли диплом сотрудника в проверке — законодательно на него эта обязанность не возложена. Проверять подлинность возможно только с согласия работника, предоставленного в письменном виде.
|
Вид документа об образовании |
Запись в трудовой книжке |
|
Аттестат об окончании 9(8) классов |
Основное общее |
|
Аттестат об окончании 11(10) классов |
Среднее общее |
|
Дипломы: |
|
|
колледжа (ПТУ, техникум) |
Среднее профессиональное |
|
ВУЗа |
Высшее — бакалавриат |
|
Высшее — специалитет |
|
|
Высшее — магистратура |
|
|
об окончании аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры или ассистентуры-стажировки, диплом кандидата наук |
Высшее — подготовка кадров высшей квалификации |
Современное высшее необходимо указывать вместе с его уровнем. Если диплом был выдан до реформирования системы образования, то в трудовой книжке писать нужно тот уровень, который в нем указан.
Внести образование в трудовую книжку
В каждой трудовой книжке есть специальные графы, на которых и нужно указывать, какое образование есть у конкретного работника. Не стоит полагаться на устную информацию. Она должна вноситься на основании документов. Поэтому обязанность по их предоставлению лежит на сотруднике.
Основное образование указывается на титульном листе, после того как будут внесены личные данные. Но важно понимать, как именно указать уровень образования. До 01.09.2013 года в России существовала несколько иная градация уровней. В соответствии с прежним законом «Об образовании», была разработана инструкция об отражении этих данных. Её и должен придерживаться кадровик, если соискатель на должность приносит документ, полученный до вступления в силу нового, ныне действующего закона.
До 01.09.2013 года существовало следующее образование:
- после окончания девяти классов – основное;
- после окончания одиннадцати классов – среднее;
- после окончания профессионального лицея, ПТУ, учебно-курсового комбината, технической школы, вечерней школы – начальное;
- колледж или техникум: снова среднее;
- после окончания ВУЗа, то есть института, университета, академии – высшее;
- послевузовское (аспирантура и др.).
После принятия нового закона «Об образовании», который действует и сейчас, градация уровней образования выглядит так:
- девять классов школы обеспечивают аттестат об основном общем образовании. Так и нужно записать в трудовой книжке, если работник не получил больше никакого образования;
- одиннадцать классов школы гарантируют аттестат о среднем общем образовании, которое так и указывается;
- профессиональное училище или лицей, колледж или техникум выдают дипломы о среднем профессиональном образовании;
- бакалавры получают полноценное высшее образование (его рассматривают как базовое) после четырех лет обучения в вузе. Им выдается диплом о высшем образовании – бакалавриате;
- магистры обучаются два года после бакалавриата (более узкое направление обучения) и получают диплом о высшем образовании – магистратуре;
- специалисты проходят пяти-шестилетнюю программу обучения, которая завершается выдачей диплома о высшем образовании – специалитете;
- аспирантура, ординатура, ассистентура-стажировка дают право на получение диплома о высшем образовании – подготовке кадров высшей квалификации.
Если соискатель на должность ещё учится, то есть имеет незаконченное высшее или среднее профессиональное образование, то можно не указывать ничего. Это не будет нарушением.
Работник отдела кадров, ответственный за внесение записей в трудовую книжку, должен следовать чётко инструкции. Сведения об образовании указываются на титульном листе после ФИО работника и даты его рождения.
При внесении записи об образовании стоит обратить внимание на то, когда оно было получено. Если до сентября 2013 года, то градацией ступеней была другая. Если после сентября 2013 года, то система названий уровней образования несколько изменилась.
Не стоит доверять словам работника, нужно ориентироваться на те сведения, которые указаны в документе об образовании. Именно в нём указаны присвоенный уровень образования и квалификация.
Нередко кадровики допускают ошибки при заполнении этих строк. Если это произошло при первичном трудоустройстве и заполнении титульного листа, то эту книжку лучше сразу же уничтожить и новую заполнить верно.
Если же ошибки вскрываются спустя некоторое время, когда работник уже не трудится у «ошибочного» работодателя, то корректировки необходимо вносить верно. Сведения о документе об образовании, на основании которого вносились корректировки, указываются на другой странице в трудовой книжке. Эти данные должны быть заверены печатью работодателя, а также подписью того сотрудника, который вносил исправления.
Недействительная запись в трудовой — 10 ошибок и их исправление
- Недействительная запись в трудовой книжке, правила заполнения которой мы неоднократно рассматривали в статьях рубрики о трудовом праве в Российской Федерации – довольно распространённая проблема, отсутствие решение которой, нередко приводит к сложным ситуациям для сотрудников (например, трудности при устройстве на новую работу) и для работодателей (к ним могут быть применены соответствующие правовые последствия за не исправленную, допущенную ими, ошибку).
- Сегодня, бессменный автор и практикующий юрист Олег Устинов – расскажет, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи и о том, как провести правильно процедуру для каждого типа ошибок.
- Оставайтесь с нами!
- Исправления, которые можно вносить работодателю в трудовые книжки своих сотрудников – можно разделить на 2 категории:
- К первой из них относятся исправления, которые нужно сделать при дополнении или же изменении личных данных, указанных на титульном листе документа.
- Во вторую группу входят исправления, которые работодатель обязан сделать в случаях обнаружения им ошибки в разделах «Сведения о награждениях», а также «Сведения о работе».
При этом, стоит выделить в отдельную группу оснований для исправлений и обнаружение работодателем ошибки заполнения титульного листа трудовой. Однако, в этом случае – работодатель должен заполнить новый бланк, а не исправлять ошибку!
Согласно действующему законодательству Российской Федерации состоянием на 2021 год, исправления вносятся такими способами:
- Перечёркивание одной чертой, не мешающей разборчивости записи, с последующим проставлением рядом верной информации.
- Признание, зафиксированных в документе данных недействительными – при помощи внесения записи об этом.
Стоит отметить, что первый, из вышеуказанных способов – используется исключительно на титульном листе, а зачёркивание на других страницах иных разделов – является грубой законодательной ошибкой и влечёт за собой соответствующие последствия (о них мы расскажем немного позже).
Внесение записи об образовании в трудовую книжку: запись в строке «Образование»
Строка «Образования» должна быть заполнена в отделе кадров по нынешнему месту трудоустройства сотрудника в том случае, если:
- трудящийся был принят на работу впервые в жизни;
- строка не была заполнена по предшествующему месту работы.
Важно! При указании сведений о получении высшего образования необходимо также упомянуть об уровне подготовки (бакалавриат, специалитет и т.д.).
Запись не должна вносится со слов сотрудника — он должен принести оригинал документа об образовании (аттестата, диплома). Однако, реквизиты диплома записывать в трудовую книжку не требуется. Запись будет зависеть от того, какой работник принес документ:
| Документ об образовании | Запись в трудовой |
| Аттестат об основном общем образовании (об окончании 9(8) классов) | Основное общее |
| Аттестат о среднем общем образовании (об окончании 11 (10) классов) | Среднее общее |
| Диплом о среднем профессиональном образовании (об окончании колледжа, ПТУ, техникума) | Среднее профессиональное |
| Диплом бакалавра (об окончании ВУЗа) | Высшее — бакалавриат |
| Диплом специалиста (об окончании ВУЗа) | Высшее — специалитет |
| Диплом магистра (об окончании ВУЗа) | Высшее — магистратура |
| Диплом об окончании аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры или ассистентуры-стажировки, диплом кандидата наук | Высшее — подготовка кадров высшей квалификации |