Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец приказа о наделении правом подписи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Передать право подписи можно только своему сотруднику. Третьим лицам, не имеющим отношения к фирме, делегировать задачу подписания документов нельзя. Сотрудника можно выбрать абсолютно любого – хоть исполнительного директора, хоть толкового младшего менеджера, согласного взять на себя дополнительные обязанности и ответственность.
Кто может подписать документы за руководителя?
По умолчанию организацию представляет ее исполнительный орган. В большинстве компаний это гендиректор (директор, президент, ректор или др.)директором.»>1, реже наряду с ним руководство текущей деятельностью осуществляется правлением/дирекцией (как коллегиальным исполнительным органом). Более экзотический вариант, который появился в России относительно недавно, – несколько директоров у одной организации. Компетенция исполнительного органа всегда прописывается в уставе организации (или ином учредительном документе), поэтому эту информацию надо искать там.
Бывает и так, что организация передает по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа отдельному управляющему.
Посмотрите распространенные варианты формулировок устава. В Примере 2 мы видим общие фразы, а в Примере 1 права по изданию документов названы более конкретно.
Если документ подписан неуполномоченным лицом
Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.
Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:
- если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
- однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.
Кому передаётся право подписи?
В приказе можно установить срок, в течение которого переданное право будет действовать. Если вы отлучаетесь на неделю-другую (например, решили наконец-то устроить себе «отпуск»), то именно этот срок и будет целесообразно указать. Если же вы хотите делегировать кому-то всю бюрократическую рутину окончательно и бесповоротно, пункт со сроками можно опустить.
Унифицированной формы приказа на право подписи не существует. В организациях обычно разрабатываются свои формы организационно-распорядительной документации, в частности, приказов по основной деятельности. Приказ на право подписи оформляется по закрепленному в делопроизводственных инструкциях образцу.
Приказ оформляется на фирменном бланке организации (если она его использует). Если же организация не применяет бланк, то в «шапке» приказа потребуется указать реквизиты организации: название, юридический адрес, ИНН/КПП для юрлиц.
На нашем сайте имеется образец составления приказа и бланк для скачивания, которым можно воспользоваться. Приказ на право подписи состоит из следующих обязательных элементов:
- «шапка» с реквизитами организации;
- название приказа «О предоставлении права подписи документов»;
- преамбула, в которой перечисляются основания для издания приказа (ссылки на законы, отраслевые, ведомственные требования, если таковые имеются);
- слово «приказываю», расположенное посередине под преамбулой;
- текст приказа;
- отметка о лице, ответственном за доведение приказа до заинтересованных лиц;
- отметка о лице, контролирующем исполнение приказа;
- должность, подпись и расшифровка подписи руководителя, подписывающего приказ.
После издания приказу присваиваются дата и номер. Для удобства работы должностному лицу, получившему право подписывать документы, может быть выдана его заверенная в установленном порядке копия, которая хранится на рабочем месте.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность
Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.
Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.
ВАЖНО!
Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.
Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.
Инструкция: как передать право первой и второй подписи
Такой безусловной компетенцией наделен руководитель компании. Например, в ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» четко указано, у кого есть право подписи в ООО, — у единоличного исполнительного органа (директор, гендиректор и др.).
Руководитель представляет интересы общества, в рамках устава без дополнительных согласований подписывает соглашения и совершает сделки.
Чтобы определить, нужно ли заверять у нотариуса право подписи на договорах за руководителя, требуется установить форму сделки. Договор требует нотариальной формы — сделка совершается у нотариуса.
В остальных случаях, когда нотариальная форма не является обязательной, заверение у нотариуса производится по желанию сторон.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность
Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.
Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.
ВАЖНО!
Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.
Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.
Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.
Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.
Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение. Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2021 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.
Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.
После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.
Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:
- персональные данные уполномоченного лица;
- наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
- в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1.
Что под собой подразумевает понятие подпись?
Ответ: По законодательству Российской Федерации подпись является главным элементом при составлении документов и последующей работы с ними. Подпись – это рукописная форма наименования уполномоченного лица. Так же важно, что бы роспись была расшифрована, то есть необходимо указать полную фамилию, имя, отчество уполномоченного лица.
Вопрос №2
Какие существуют основные виды подписи?
Ответ: По законодательству Российской Федерации выделяют два типа подписи:
- Право первой подписи;
- Право второй подписи;
Вопрос №3
Основное понятие о праве второй подписи?
Ответ: Данный вид подписи дает возможность подписывать документы уполномоченному лицу руководителя, чащ всего в этой роли выступают первые заместители директора организации. Для того, что бы сотрудника наделить правом второй подписи необходимо создать следующие документы:
- Приказ о праве второй подписи;
- Распоряжение о предоставлении права на подпись;
- Положение, в котором прописывается ФИО и должность сотрудника, которого наделили правом второй подписи.
Вопрос №4
Какая информация отражается в приказе о предоставлении права подписи?
Ответ: Форма данного приказа свободная, на усмотрение руководителя организации. Но так же необходимо в приказе в обязательном порядке указать следующие данные:
- ФИО и должность сотрудника, которого наделяют правом подписи;
- Период, с которого право подписи будет иметь юридическую силу;
- Ответственность. Необходимо обязательно прописать, что с правом подписи переходит и полная ответственность за подписанные документы, автоматически.
Вопрос №5
Как отменить приказ о предоставлении права подписи?
Ответ: Иногда бывают такие ситуации, когда необходимость в праве подписи пропадает. В таких случаях необходимо отозвать право подписи, это можно сделать с помощью нового приказа, в котором отражается следующая информация:
- Номер или полное наименование приказа о наделении права подписи;
- Дата, с которой приказ о праве подписи теряет свою юридическую силу;
- Графа для ознакомления, в которой в обязательном порядке необходимо ознакомить сотрудника, которого лишают права подписи;
- Дата и подпись руководителя.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность
Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.
Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.
Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.
Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции.
Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.
Срок действия приказа
Руководитель может провести оформление передачи полномочий на имя любого сотрудника. При этом требуется узнать, как правильно составить образец, и как его оформлять: как доверенность или приказ?
Лицо, которое прошло оформление, имеет возможность подписывать целый перечень документации: договора, накладные, бланк «счет-фактура», доверенность и прочие бумаги. Для такой передачи полномочий руководитель оформляет именно приказ на право подписи, а не доверенность.
Только должный образец приказа будет входить во внутренний набор документации предприятия и даст основание на право подписывать бланки первичных документов от имени компании, предприятия или ООО при отсутствии руководителя. Не стоит пренебрегать положениями, которые демонстрируют правила ведения уставной документации, не предусматривая такого положения как «доверенность».
Каждая организация предварительно интересуется, как составить соответствующее распоряжение, как выглядит образец, и какие из него можно сформировать правила написания.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статья 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:
- посредством утверждения соответствующего приказа;
- при помощи доверенности на подписание первички.
Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность — на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой Кодекс РФ, а во втором — Гражданский.
Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.