Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организуем тендерный процесс: способы и подходы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мелкие заказчики, как правило, распоряжаются годовым бюджетом не более 10 млн. руб., а их типичным представителем являются муниципальные учреждения. Большая часть и так небольшого бюджета к тому же уходит на коммунальные нужды.
Особенности работы контрактного управляющего в небольшой организации.
С одной стороны, работы для контрактного управляющего немного, только придется повозиться с планами и расчетами объемов закупок, внести в единую электронную систему (Общероссийский сайт – до ввода Единой электронной системы) несколько извещений и контрактов по ним.
Также нужно составлять отчеты об исполнении контрактов. Возможно, что придется самостоятельно решать вопросы с электронными ключами (Электронными цифровыми подписями – ЭЦП). И этим занимается тендерный специалист.
У небольшого объема закупок есть своя обратная сторона — руководству не имеет смысла выделять под эту работу отдельную штатную единицу, поэтому начинают страдать те сотрудники, которые есть под рукой.
Мне известны контрактные управляющие, основная должность которых — завхозы, воспитатели детского сада и т. д.
Можно им только посочуствовать, так как работа контрактного управляющего требует много труда и времени не только на сами процедуры, но и на то, чтобы не отстать от непрерывно выходящих постановлений Правительства, Минэкономразвития и т. д.
Штрафы, которые могут налагаться на должностные лица за нарушения в соответствии с КоАПом, при этом часто кратны их мизерной зарплате, например, в детском саду.
Коротко говоря, даже минимальный объем закупок требует от таких совместителей основательных знаний законодательства, практики его применения и потенциально приводит к такой же ответственности, как и при работе в крупной организации, а оплачивается скудно.
Особенности работы контрактного управляющего в организации среднего размера.
У средних заказчиков объемы закупок в год составляют не более 100 млн. руб. Тут также не приходится создавать контрактную службу. Однако, если объемы каждой конкретной процедуры закупки небольшие, то справится в одиночку с поступающей информацией и документами уже становится достаточно проблематично.
Образно говоря, на рабочем месте не будет времени попить чай и поболтать по телефону. Вам действительно придется на работе исключительно работать, работать много и быстро, особенно в начале и конце финансового года.
Совмещать основную работу с деятельностью контрактного управляющего в таких условиях можно только в том случае, когда за каждую закупку в учреждении реально отвечает непосредственно тот, кто в этом заинтересован.
В этом случае создать единую систему будет достаточно сложно, однако примеры успешных решений имеются.
Контрактный управляющий вынужден закупать широчайший ассортимент товаров и услуг — от хозтоваров и туалетной бумаги до мобильного электроснабжения, охраны, химических веществ, медицинских препаратов, стройматериалов, услуг связи и т. д.
Примеры запросов от организаций встречаются самые удивительные, а иногда смешные.
Конечно, квалифицированно разбираться во всем этом одному человеку физически невозможно.
Чтобы избежать задержек по времени и ошибок в составлении документации, в такой ситуации следует привлекать к закупкам сотрудников, которым непосредственно нужно то, что закупается.
В частности, в документации к закупке обязательно наличие технического задания (ТЗ). ТЗ проще составить фактическому потребителю, тому, кто непосредственно знает, что ему нужно и как это должно выглядеть.
Если удается найти понимание с конечным потребителем товара или услуги и он идет навстречу, жизнь контрактного управляющего немного упрощается.
К сожалению, это бывает не всегда, руководство не любит отвлекать сотрудников, а сами сотрудники всячески уклоняются от рутинной работы по составлению ТЗ.
В таком случае контрактный управляющий или тендерный специалист вынужден делать ТЗ сам.
Для этого нужно настойчиво просить исчерпывающую информацию о товаре (работе, услуге) от инициатора закупки, включая все существенные особенности, сроки, количество или объем поставки.
Настоятельно советую фиксировать эту информацию в письменном виде, на бумаге, в электронной почте и так далее.
На это есть 2 причины:
1) проще делать документацию на закупку с минимумом ошибок;
2) рано или поздно окажется, что какой-то сотрудник забудет о своей заявке, прозевает сроки, ассортимент или какие-либо важные условия и потребуется фактура. Иногда недобросовестные сотрудники в случаях своих ошибок пытаются свалить проблему на контрактного управляющего. Документирование заявок и сохранение переписки может сберечь нервы, кошелек и репутацию.
Также продуктивной работе в большинстве случаев очень помогает разработка и внедрение отдельного регламента взаимодействия работы по закупкам, в которых должны указываться ответственность, распределение обязанностей и формы взаимодействия участников процесса закупки — от конечного потребителя до руководителя организации.
В чем должен разбираться тендерный специалист?
Первое, с чего следует начать новичкам – это познакомиться с двумя фундаментальными законами, на которых держится сфера закупок:
- Федеральный закон от 05.04.13 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Проще говоря, это основной документ, которому подчиняются государственные закупки. Он регламентирует проведение торгов абсолютно на всех этапах: от планирования процедуры до исполнения обязательств, контроль надзорных органов, применение мер наказания к нарушителям и многое другое.
- Федеральный закон от 18.07.11 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Это документ, разработанный для контроля коммерческого сектора закупок.
Обязанности тендерного специалиста: что нужно знать и уметь?
Специалист в штате, отвечающий за закупки, несет и определенную ответственность. От его грамотных и профессиональных действий будет зависеть заработок и развитие организации. Итак, функционал тендерного специалиста:
- следить за информацией и обновлениями на электронных площадках, в Единой информационной системе, СМИ;
- подбирать закупки, исходя из деятельности для своей компании, определять целесообразность участия;
- организовывать и контролировать все этапы участия в закупках;
- работать с заявками на соответствие требованиям, чтобы их не отклоняли;
- консультировать по оформлению всех бумаг для участия в торгах;
- уметь зарегистрировать компанию в ЕИС для дальнейшей аккредитации на электронных торговых площадках;
- следить за нововведениями и изменениями в области контрактного законодательства;
- контролировать ход торгов;
- вести переговоры со второй стороной не только устно и письменно, но и дистанционно в интернете.
Мы перечислили не весь перечень обязанностей специалиста по тендерам. Но уже по этому списку понятно, что на сотрудника возложена вся работа по сопровождению тендера от начала и до конца. От поиска закупок до полного контроля всего процесса.
Специалист по тендерам действует в рамках своей должностной инструкции, которую ему выдает руководство при приеме на работу, а также согласно распоряжениям руководства. Все свои действия сотрудник должен согласовывать с начальством до полного их одобрения.
Если же человек отвечает за работу тендерного отдела организации поставщика, то к вышеназванным обязанностям добавляются еще несколько:
- оформление необходимых для участия документов;
- формирование предложения согласно требованиям заказчика;
- расчет минимального порога допустимой цены для торгов;
- соблюдение условий и сроков участия в закупке.
Тендерный специалист – это многогранный человек, он должен обладать навыками юриста, экономиста, бухгалтера, делопроизводителя, менеджера. Если человек совмещает в себе все эти умения, то руководитель будет держаться за него всеми силами, ведь от него зависит финансовое благополучие компании.
Что должен знать и уметь специалист по тендерам?
Требования к специалистам по тендерам:
- внимательность при работе с документами
- знание компьютерных программ, тендерных площадок
- Навыки ведения переговоров;
- Знание нормативно-правовой базы;
- Ответственность, грамотность, внимательность, исполнительность, аккуратность, нацеленность на результат, умение работать в режиме многозадачности;
- Уверенный пользователь ПК, оргтехники.
Причина № 2 — перспектива профессионального роста
Работодатели отдают предпочтение специалистам, которые имеют соответствующую подготовку в сфере закупок (курсы повышения квалификации, обучение в онлайн-школе). Кроме этого, хорошие менеджеры по тендерам выходят из юристов, экономистов, бухгалтеров, инженеров. У поставщиков на этот счет все проще: они могут взять на работу специалиста по своему усмотрению, руководствуясь внутренними критериями и потребностями компании. А вот заказчиков закон обязывает формировать штат только из квалифицированных специалистов, прошедших профессиональную переподготовку и получивших удостоверение (ч.6 ст.38 44-ФЗ).
Существует два стандарта, которыми должны руководствоваться специалисты по закупкам:
Это разные уровни, поэтому и функционал для них будет отличаться.
Специалист и его обязанности:
Эксперт и его обязанности:
Работая в организации заказчика, тендерный менеджер может из простого сотрудника, который готовит извещения и документацию, вырасти в контрактного управляющего или руководителя контрактной службы. Со временем, набравшись опыта, можно будет перейти в организацию покрупнее.
Перспектива профессионального роста есть и в компании поставщика. Выражается она в сложности задач, повышении нагрузки и, как результат, увеличение зарплаты. То есть на первых этапах можно начать с подготовки заявки, анализа (ниши, конкурентов, заказчика), оформления электронной подписи, регистрации в ЕИС. Опытный менеджер уже может оказывать полное сопровождение компании работодателя по закупке: от названных простых задач до непосредственного участия от лица компании в торгах, заключения контракта, составления жалобы в ФАС и т.д.
Выше мы рассказали о возможности работы специалиста как на стороне заказчика, так и на стороне поставщика, однако есть еще несколько моделей заработка в этой профессии, которые помогут выйти на совершенной иной доход и прокачать свои навыки.
Модель № 1. Работа в аутсорсинговом агентстве
Аутсорсинговые компании оказывают услуги бизнесу, который хочет участвовать в закупках, чтобы приобрести новый канал продаж, но не могут сделать это самостоятельно из-за нехватки времени или знаний. Менеджер может устроиться в такое агентство и оказывать поставщикам локальные услуги или услуги «под ключ» (полное сопровождение участия). Зарплата будет формироваться от процентов, которые специалист получает в качестве вознаграждения за свою работу. Можно сказать, что финансового потолка здесь не существует.
Модель № 2. Самостоятельное оказание помощи поставщикам
Смысл в том, что специалист по тендерам работает в одиночку и оказывает услуги участникам торгов. Предварительно потребуется заявить о себе: составить резюме на сайтах по поиску работы или завести профиль в социальной сети, где вы расскажете о себе и своих достижениях.
Начать можно с простых услуг: оформление ЭП, настройка рабочего места, оценка рентабельности участия и т.д. Кроме этого, можно найти сразу несколько клиентов и взять их в работу, тем самым увеличив свой доход.
Причина № 3 – высокая заработная плата
Несмотря на то, что сфера госзаказа стремительно развивается и с каждым годом государственные заказчики проводят все больше закупок, профессиональных менеджеров в этой теме все равно не хватает. Работодатели борются за квалифицированные кадры и поэтому готовы платить таким специалистам немалые деньги. Бизнес нуждается в таких людях, которые будут повышать продажи и оптимизировать деятельность компании.
Если обратиться к итоговому отчету ЕИС за 2020 год, то можно увидеть, что за данный период в системе было опубликовано 3 млн. извещений на сумму более 20 трлн. рублей; размещено контрактов 5 млн. на общую сумму более 27 трлн. руб. А количество зарегистрированных участников почти достигло отметки в полмиллиона.
Однако не все закупки были проведены, огромное их число было отменено по причине подачи только одной заявки, либо поступившие заявки не соответствовали требованиям. Это говорит о том, что не все участники закупок владеют знаниями и навыками составления документации, поэтому таким компаниям и нужны менеджеры по тендерам.
Если обратиться к популярным сервисам по поиску вакансий, то можно увидеть, что десятки тысяч работодателей ищут себе в штат менеджера по тендерам. В зависимости от региона зарплата такого сотрудника начинается от 30 тысяч руб. и доходит до 120-150 тыс. руб. Есть объявления, где работодатели предлагают зарплату до 200 тысяч, но и задачи и нагрузка специалиста в этом случае будут максимальными.
Причина № 6 – новый источник продаж
Данный раздел статьи относится к людям, которые уже имеют свой бизнес (являются производителем, поставщиком). Участие в закупках – это отличная возможность масштабировать свою деятельность и выйти на новый уровень продаж. Благодаря участию в тендерах вы расширяете географию своих поставок, потому что потенциальные клиенты находятся по всей России. Вы начинаете сотрудничать с государственными заказчиками, которые нуждаются в ваших товарах или услугах, а это придает вашему бизнесу статусность, получаете деловую репутацию, можно выигрывать контракты на крупные суммы.
А если участие в закупках для вас, как для руководителя компании, это сложно или у вас не хватает времени на погружение во все нюансы, то можно обратиться за помощью тендерного специалиста, который проанализирует нишу, найдет интересные заказы и подготовит заявку, которую гарантированно не отклонит комиссия заказчика. Либо вы можете обучить своего сотрудника на участие в тендерах в онлайн-школе и получить ценного специалиста, который будет отвечать за закупки.
Востребованность и зарплаты специалистов по тендерам
На сайте поиска работы в данный момент открыто 2 848 вакансий, с каждым месяцем спрос на специалистов по тендерам растет.
Количество вакансий с указанной зарплатой специалиста по тендерам по всей России:
- от 50 000 руб. – 1 340
- от 85 000 руб. – 630
- от 115 000 руб. – 322
- от 150 000 руб. – 208
- от 185 000 руб. – 107
Вакансий с указанным уровнем дохода по Москве:
- от 65 000 руб. – 450
- от 100 000 руб. – 245
- от 130 000 руб. – 138
- от 165 000 руб. – 66
- от 200 000 руб. – 41
Вакансий с указанным уровнем дохода по Санкт-Петербургу:
- от 40 000 руб. – 198
- от 75 000 руб. – 112
- от 105 000 руб. – 43
- от 135 000 руб. – 29
- от 165 000 руб. – 17
Система оплаты и мотивации
Наиболее популярные системы оплаты в области тендеров следующие:
1) оплата за результат
2) фиксированная оплата
В первом случае компания мотивирует сотрудников тендерного отдела на получение результата, т.е. получение новых контрактов для компании. Во втором случае такая мотивация фактически отсутствует.
Возможные вариации системы «Оплата за результат»:
1. Оклад + процент от выигранных тендеров
2. Оклад + фиксированная премия по итогам работы
3. Процент от выигранных тендеров
4. Оплата за каждую допущенную заявку.
Наиболее часто встречающийся вариант оплаты труда для тендерных специалистов в штате – первый и второй, для специалистов на удаленке вариант 3 и 4. Возможны также и вариации, например когда фрилансер готовит только первую часть заявки для аукциона и в случае допуска заявки по первой части получает фиксированную оплату. Вторую часть заявки готовят специалисты заказчика, которые получают оклад и процент от выигранных тендеров или оклад и фиксированную премию.
Несомненный плюс данной системы оплаты труда это мотивация на конечный результат. Заинтересованность и результат при такой системы оплаты труда выше, чем при фиксированной оплате. При условии конечно, что окладная часть не мизерная, а рыночная.
Теперь мы с Вами рассмотрим варианты при фиксированной оплате:
1. Фиксированный оклад
2. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку
В первом варианте возможны также различные вариации, например когда к окладной части добавляется оплата за переработки. В случаях, когда объем подготовленных тендерных заявок большой и переработок много, то и сумма оплаты переработок может быть также значительной.
Где может работать специалист?
Чтобы не возникало путаницы, следует понимать, что специалист по тендерам может работать на разных уровнях и от этого могут отличаться его должностные обязанности:
- Во-первых, он может работать в организации заказчика. Небольшим предприятиям достаточно иметь в команде одного контрактного управляющего, который будет отвечать за осуществление закупок от начала и до конца. Крупные организации создают отделы по закупкам, состоящие из 3-5 человек, каждый из которых отвечает за свою область компетенций. Также большие организации при проведении торгов формируют закупочные комиссии, члены которых рассматривают поступающие заявки на соответствие требованиям, готовят итоговые протоколы, проводят экспертизу поставок и результатов работы. Законодательство строго регулирует деятельность заказчиков и предъявляет требования к квалификации их сотрудников. Они должны иметь соответствующую подготовку, о которой расскажем ниже;
- Во-вторых, тендерный менеджер может работать со стороны поставщика. Для поставщиков требования к их сотрудникам более лояльные, и они могут брать к себе в команду специалистов на свое усмотрение, независимо от уровня его квалификации. Особое предпочтение отдается кандидатам с высшим образованием в области юриспруденции, экономики, инженерии, а также специалистам, прошедшим специализированные онлайн-курсы и получившим сертификат/удостоверение об окончании обучения;
- В-третьих, специалист по тендерам может работать в одиночку и оказывать помощь бизнесу по участию в госзакупках. Этот вариант подходит тем, кто не хочет зависеть от графика и быть привязанным к офису. Менеджер сам выстраивает удобный для себя режим дня и количество часов на работу. Минус в том, что нужно самостоятельно заявлять о себе (например, развивать сайт, соцсети, задействовать сарафанное радио). При этом клиенты не будут выстраиваться в очередь, нужно будет проделать огромную работу, прежде чем начнут поступать заказы.
Рекомендации для тех, кто хочет стать тендерным специалистом.
Во-первых, человек, претендующий на должность тендерного специалиста, должен хорошо разбираться в законодательстве в сфере государственных закупок (44-ФЗ) и закупок для отдельных видов юридических лиц (223-ФЗ);
Во-вторых, обязателен опыт работы с тендерам. Работодатели охотно берут к себе сотрудника с опытом от 1-3-х лет. А на должность контрактного управляющего можно рассчитывать, когда профессиональный стаж идет от 5-ти лет (если вы планируете работать со стороны Заказчика);
В-третьих, это умение пользоваться современными технологиями. Поскольку на сегодня все закупки проводятся в электронном виде, то человек должен разбираться в работе необходимых порталов и площадок. Сюда входит умение пользоваться электронной подписью, знание специальных компьютерных программ, как работать на электронных торговых площадках и в ЕИС. Нужно знать, как регистрироваться в ЕИС, какие прикладывать для этого документы. Уметь участвовать в электронных торгах;
В-четвертых, нужно обладать навыками планирования, аналитики, быть коммуникабельным, придерживаться поставленных требований руководства и другими личностными качествами;
В-пятых, знать, как отстаивать интересы своей компании. Например, если незаконно отклонили вашу заявку или грозит внесение в реестр недобросовестных поставщиков. Руководство хочет видеть в своем штате сотрудника, который может снизить все возможные риски и не будет допускать досадных ошибок, влекущих срыв контракта.
В-шестых, постоянно совершенствоваться, повышать уровень своей квалификации, посещая семинары, вебинары, курсы и т.д. Тем более, что сегодня проблем с этим нет.
Тендерный отдел и его технология работы
Давайте с Вами разберем сам процесс работы тендерного отдела в компании поставщика и схему взаимодействия внутри компании.
Тендерная работа начинается с получения информации о проводимых торгах в соответствии с данными о потребности в оказании услуги, полученными от руководства компании. То есть тендерный специалист или руководитель тендерного отдела сначала находит торги с учетом критериев отбора: цена, регион, предмет торгов или иной информации, которая поступает от руководства компании.
Процесс завершается при следующих условиях:
• получение информации о результатах торгов
• доведение информации до заинтересованных лиц внутри компании.
Информация о результатах публикуется в Единой информационной системе или если это коммерческий тендер, то информация может быть получена устно от заказчика или с сайта заказчика. Далее полученная информация передается в профильный отдел через CRM систему, либо по электронной почте или устно. В случае выигрыша дополнительно передается информация о дате размещения результатов торгов, сумме обеспечения контракта и сроках заключения контракта. Далее ответственный специалист за заключения контракта занимается оформлением банковской гарантии и заключением контракта. На практике зачастую функции по заключению контрактов возлагают на юриста компании или специалиста в тендерном отделе. В случае, если заключением контрактов занимается специалист тендерного отдела, то процесс завершается в момент заключения договора с заказчиком.
Необходимыми условиями для продолжения бизнес-процесса тендерного отдела является своевременное согласование участия в торгах с руководством, которое включает в себя первичный отбор, вторичный отбор и окончательный отбор торгов. На этапе первичного отбора руководитель отбирает торги с учетом критериев цена, регион, предмет закупки. На вторичном отборе отобранные закупки анализируются руководителем тендерного отдела и руководителями профильных отделов на предмет целесообразности участия. Анализируется критерии оценки заявки, определяется целесооборазность участия с учетом расходов на командировки и с учетом возможного снижения цены конкурентов.
На окончательном этапе специалистами профильного отдела анализируется технические требования закупки, сроки выполнения. Руководителем тендерного отдела проводится анализ прошедших закупок заказчика по аналогичным закупкам, анализируются цены конкурентов и расчитывается прогноз по возможному снижению по цене. С учетом этих факторов руководством профильного отдела и в случае необходимости, руководством компании принимается окончательное решение о целесообразности участия в торгах.
Тендерный отдел: основные этапы и принципы работы
С точки зрения структурного построения тендерная работа представляет собой систему последовательных действий, направленных на удовлетворение определенных заранее требований и потребностей Компании, включая ограничения по срокам, стоимости, ресурсам с учетом характера и специфики работ по конкретной услуге.
Основные этапы процесса
- Мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
- Согласование с руководителями Компании, руководителями департаментов участия в торгах в соответствии с политикой Компании и спецификой деятельности подразделений.
- Планирование подготовки документации для участия в торгах в соответствии со сроками подачи документов.
- Формирование пакета документации в соответствии с требованиями и в порядке, определенном организаторами торгов.
- Проверка документации на соответствие требованиям.
- Корректировка документации, в случае необходимости.
- Проверка внесения корректив до отправки документации.
- Подготовка пакета к отправке и отправка документации.
- Контроль отправки документации организаторам торгов.
- Контроль результатов участия в торгах.
- Доведение информации о результатах торгов до заинтересованных лиц внутри компании.
Основные принципы выполнения тендерных работ:
Системность – работы организуются и выполняются в соответствии с внутренними стандартами оформления документации Компании и с учетом всей совокупности требований документации.
Последовательность – планирование и выполнение работ происходит в строгой последовательности, при которой последующие задачи используют результаты предыдущих.
Актуальность – работы должны соответствовать актуальным тенденциям и требованиям, изложенным в закупочной документации и законодательных актах.
Результативность – любой пункт работ направлен на достижение конкретного результата, который, в свою очередь, является обязательной компонентой конечного результата.
Конфиденциальность – все полученные внутри компании в рамках выполнения работ материалы, все промежуточные и конечные результаты в любом формате представления являются собственностью компании и их распространение или дальнейшее использование в любой форме не допускается без особого на то разрешения.
Примечание: В тех случаях, когда у Вас возникает подозрение о добропорядочности сотрудников организатора тендера, например когда есть основания предполагать, что конфиденциальная информация с Вашим ценовым предложением может быть разглашена другим участникам тендера рекомендуем Вам обеспечить доставку предложений в последний момент. В последний момент это подача заявки за несколько часов до окончания приема заявок или же подавать заявку непосредственно на вскрытии конвертов.
Источники информации, используемые при оказании услуги
- исходная информация, полученная от Организаторов тендеров (объявление на сайте, извещение об изменении условий проведения торгов; документация для участия в торгах, план закупок, протокол рассмотрения и оценки)
- исходная информация, полученная от Заказчика (в зависимости от условий закупочной документации: методика, методология, концепция, техническое предложение, список специалистов, сведения об опыте, календарный план, финансовое предложение)
- собственная информационная база (образцы документов Компании, формы)