Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем письмо на возврат товара поставщику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представьте, что вы владелец небольшого продуктового магазина и вам привезли просроченный кефир на реализацию. Как оформить возврат поставщику товара с истекающими сроками годности? В этом случае вы можете просто не принимать испорченные позиции. Достаточно подкорректировать приходную накладную — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику. То есть если он готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, которую он привез, вы можете вычеркнуть необходимые позиции — те, что с браком. Обратите внимание, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица. Этот человек должен поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.
Когда можно вернуть товар поставщику
Законодательно срок, в течение которого покупатель отказывается от товара, не установлен. Стороны применяют условия о разумности, учитывая особенности предмета поставки. Если продукция имеет ограниченный срок действия, во внимание принимают время на забор и доставку груза до поставщика с возможностью дальнейшей реализации или использования. Рассмотрим примеры из судебной практики, в которых упоминается возврат товара покупателем поставщику с указанием причин:
- при исполнении контракта поставщик нарушил условия о качестве и сроке передачи. В качестве подтверждения поставщик предоставил накладные и экспертное заключение — Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 19.07.2018 № Ф01-2645/2018 по делу № А38-9663/2017;
- поставщиком поставлен двигатель. При техническом осмотре двигателя выявлено, что он имеет следы ремонта. В нарушение условий заключенного контракта осуществлена поставка двигателя, собранного из восстановленных узлов и агрегатов, — Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 12.03.2018 № Ф02-433/2018 по делу № А10-1019/2017;
- поставщиком передано молоко ненадлежащего качества. В подтверждение предъявляется акт проверки достоверности и заключения торгово-промышленной палаты — Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 04.03.2021 № Ф03-5903/2020 по делу № А73-4860/2020.
Вопросы налога на добавленную стоимость при возврате товара
Налогообложение нельзя сбрасывать со счетов при отгрузке или возврате товара. Если и поставщик, и покупатель находятся на общей системе налогообложения, это наиболее простой вариант. В этом случае все поставки заносятся в книгу продаж, потом на них начисляется НДС. Когда товар реализуется, его стоимость включается в прямые затраты.
Но если один из участников сделки находится на специальной системе налогообложения, этот вопрос несколько осложняется, поскольку для спецсистем:
- величина НДС включается в стоимость товара при его оприходовании;
- себестоимость товара включает в себя НДС, за счет чего меняется цена отгрузки;
- счет-фактуру не выписывают (НДС не начисляют).
Если поставщик находится на ОСНО, а покупатель – на «упрощенке», то при его возврате стоимость прихода будет больше, чем в накладной поставки – на величину НДС.
Оформление корректного возврата любого некачественного товара поставщику, важные документы
Покупатель должен сообщить подрядчику об обнаружении ненадлежащих деталей партии сразу. Если не следовать этому правилу, установленному 483 ст. ГК, продавец вправе не принимать возвращенное имущество.
Например, если организация приняла поставку без проверки, не сообщила о недостатках, то требования не удовлетворят даже суд.
Согласно ст. 514, если потом все отправится обратно, получатель обязан разместить на ответственное хранение все целиком. В его задачу будет входить обеспечение сохранности коробок до момента, когда грузоотправитель заберет их. Если производитель согласен с имеющимися дефектами и вывозит партию, то стороны заключают:
-
акт выявления несоответствий (допускается оформлять по форме ТОРГ-2);
-
возвратную накладную (в качестве основы подойдет ТОРГ-12).
Если цель отправки продукции продавцу заключается в замене некритичных элементов комплектации или устранении других мелких недочетов, то все должно проводиться письменно. Следует согласовать и указать в документации дни или недели, в которые отправитель груза обязуется заменить дефектные детали, доукомплектовать или поменять части.
Когда продавец отрицает вероятность появления нарушений, не вывозит и не соглашается менять брак, оформляются доказательства:
-
претензия;
-
протокол, в соответствии с которым отбирались пробы для экспертизы;
-
письменное или отправленное заказным письмом предложение участвовать в проверке;
-
заключение экспертов.
Нельзя забывать, что акт об изъянах, написанный только предприятием получателя, лишь в ограниченном количестве случаев служит доказательной базой. Это функционирует, если при заключении контракта обе стороны подписали согласие на применение подобной инструкции. Если это не составлялось, то доказательством это не будет.
Как оформляется в разных случаях
Что делать, если привезли уже просроченное молоко или торт под реализацию — отправлять назад. Но следует корректно составить бумаги. Документальное оформление возврата товара поставщику не понадобится, если это проверенный партнер, который гарантирует все заменить в кратчайшие сроки.
Если грузоотправитель не против забрать брак, который отправил его невнимательный сотрудник, то можно даже не писать дополнительных документов. Достаточно вычеркнуть позиции из счет-фактуры, которые не будут приняты на баланс предприятия. Водитель загрузит их обратно в машину и отвезет на склад, с которого они приехали.
В учете они отражаться не будут. Но представитель второй стороны также должен поставить свою подпись, так он подтвердит, что процедура прошла с его участием. В течение 5 рабочих дней грузоотправитель присылает новый документ с скорректированными цифрами.
Если отношения с подрядчиком доверительные и сотрудничество идет уже много лет, допускается и более простой вариант. Получающая сторона подписывает счет-фактуру без изменений, звонит отправителю и рассказывает о некачественной поставке. Он обещает допоставить качественную продукцию в короткие сроки.
Последний способ хорош отсутствием волокиты, возможных неувязок и быстрым проведением операций через базу. Но пользоваться им рекомендуется только в работе с проверенным контрагентом.
Как оформить покупателю возврат товара поставщику
Возврат товаров поставщику сопровождается возвратной накладной (например, по форме N ТОРГ-12 с отметкой: «Возврат товаров») или актом возврата товаров поставщику.
Документы на возврат товара от покупателя поставщику передаются вместе с возвращенным товаром.
Кроме этого покупатель направляет поставщику письмо (претензию) с требованием принять возвращенные товары с указанием причины их возврата.
Если возврат товара поставщику производится по доверенности, то в этом случае при ее оформлении можно воспользоваться формой № М-2 (п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 N 1-794/32-5).
При этом покупателю выставлять счет-фактуру на возврат товаров не нужно.
Возврат нереализованного товара поставщику. Обратная реализация
Если у покупателя нет претензий к товару, но организация-покупатель договорилась с поставщиком вернуть ему непроданное через какой-то момент времени, то здесь так же, как и в предыдущем случае, имеет место обратная реализация.
Обычно в договоре поставки фиксируется возможность возврата нереализованного товара поставщику. Например, обратную реализацию можно провести, если продукция не была продана до определенной даты.
По сути, выполняя этот процесс, вы продаете товар его бывшему владельцу.
Значит, делаете ему накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру, где указываете в графе «Продавец» уже название своей фирмы.
Акт ТОРГ-2 при этом не заполняется, так как вы делаете возврат качественного товара поставщику.
Таким образом, в этом случае, с точки зрения документального оформления, обратная реализация ничем не отличается от прямой реализации.
Условия возврата товара
Опираясь на требования, описанные выше, даже оформляя возврат на технически сложный товар, вы можете претендовать на выплату продавцом стоимости товара только в том случае, если реализуются сразу три условия. Брак на товаре был обнаружен в течение срока гарантии, годности или службы. Если на изделие, коробке, чеке не выделен данный временной промежуток, вы можете его определить самостоятельно, в разумных пределах, но не более двух лет. Причиной дефекта должен быть обязательно брак заводского типа или любая другая проблема, не связанная с покупателем товара.
Продавец может начать утверждать, что причина появления проблемы – неправильное хранение, использование товара покупателем. В таком случае он может самостоятельно провести независимую экспертизу. Если эксперт вынесет заключение, что виноват покупатель, то он либо оспаривает документ, либо оплачивает работу мастерской.
Необходимые документы для руководителя и бухгалтера
Поставка осуществляется с оформлением комплекта сопроводительных документов, включая передаточные документы, транспортные документы, доверенности на передачу/получение.
Если продукция доставляется, то обычно составляется товарно-транспортная накладная, экспедиторская расписка. Для плательщиков НДС обязательно представление на товар счета-фактуры.
Может быть составлена также только Товарная накладная со счетом-фактурой или Универсальный документ, если это предусмотрено договором. Передача возврата порой оформляется также актом приема-передачи, актом по форме ОС-1.
Оформление возврата отдельным документом предполагается в том случае, когда товар был принят покупателем и перешел в его собственность.
Если выявление несоответствий произошло в момент приемки, то покупатель делает соответствующую отметку в товаросопроводительных документах и отказывается в приемке поставленного груза. В данном случае оформление специальных документов не требуется.
Если же продукция была принята с подписанием передаточных документов, и после этого были обнаружены дефекты, то должен быть составлен акт возврата товара поставщику (образец размещен на настоящей странице сайта).
Не стоит путать акт с накладной. Если покупатель при возврате продукции оформит накладную, то это будет уже обратная продажа.
Грань этих двух процессов весьма тонка и зависит от того, произошел переход права собственности на товар к покупателю, или нет. Как правило, помешать переходу права собственности может неоплата со стороны покупателя.
Следует отметить, что для предприятий, применяющих общую систему налогообложения, именно этот вариант оформления (через обратную реализацию) рекомендуется с точки зрения бухгалтерского и налогового учета.
Юридические последствия отказа и действия заказчика, если не удалось договориться
Каждый продавец заинтересован в получении прибыли. Никому соответственно не хочется терять выручку и принимать обратно ранее проданный товар. По этой причине часто поставщики отказываются принять возвратную продукцию.
Подобные действия поставщика влекут процедуру принудительного возврата через судебный способ защиты интересов покупателя. Экономические споры по договору поставки между двумя субъектами предпринимательства (ИП, ООО, АО) подсудны арбитражным судам.
Для подобной категории дел существует обязательный досудебный претензионный порядок. Иск в арбитражный суд можно будет подать не ранее чем через месяц после направления/вручения претензии.
Экспертизу качества товара можно запросить ходатайством в ходе судебного разбирательства. Если имеется на руках экспертное заключение в пользу покупателя, полученной на досудебной стадии, его следует приложить к исковому заявлению. В этом случае, заявлять о проведении повторной экспертизы уже будет заинтересован поставщик.
Юридические последствия отказа принять обратно продукцию для поставщика будут выражаться в финансовых санкциях. Таковые могут быть прописаны в договоре в виде неустойки.
Если договор не содержит условий о применении обозначенного способа обеспечения исполнения обязательств, с поставщика подлежат взысканию законная неустойка.
На поставщика подлежат возложению все судебные расходы покупателя, в том числе, госпошлина, затраты на оплату услуг экспертизы.
Бухгалтерские записи о браке
Теперь рассмотрим, какие проводки следует отразить продавцу, чей покупатель выставил претензию о браке. Мы упоминали, что, по нашему мнению, наиболее правильным является вариант со сторнированием ранее произведенных записей. Это будет выглядеть следующим образом:
Дебет 62 Кредит 90 – сторнируется выручка, приходящаяся на бракованный товар;
Дебет 90 Кредит 68 – сторнируется НДС (но на основании корректировочного счета-фактуры эта сумма отражается в книге покупок);
Дебет 90 Кредит 41 – сторнируется покупная стоимость бракованного товара.
Далее мы считаем, что покупную стоимость бракованного товара следует отнести на счет учета недостач и потерь, т.е. счет 94:
Дебет 94 Кредит 41 – списана стоимость брака на потери от недостач и потерь.
Если иностранный поставщик не компенсирует компании потери в виде расходов, которые были понесены ею при импорте товара (таможенные платежи, доставка страхование и пр.) и которые формировали фактическую себестоимость товаров, проводки будут следующие:
Дебет 76 Кредит 94 – часть потерь отнесена на счет иностранного поставщика (в размере стоимости товара, уплаченной иностранному поставщику);
Дебет 91.02 Кредит 94 – некомпенсируемая часть потерь отнесена на прочие расходы (в размере разницы между фактической себестоимостью товаров и стоимостью товаров, уплаченной поставщику).
В налоговом учете доходы от реализации необходимо уменьшить на сумму выручки в части брака, а расходы – на его покупную стоимость.
Что касается части потерь, не компенсируемой иностранным поставщиком, мы бы не рекомендовали относить их на расходы в целях налогового учета. Это вызвано тем, что согласно сформировавшейся позиции Минфина и налоговых органов потери от брака на основании пп. 27 п. 1 ст. 264 НК РФ могут учитывать только производители товаров (письма Минфина России от 04.07.2011 № 03-03-06/1/387, от 04.09.2015 № 03-03-06/51225, постановление ФАС Поволжского округа от 17.10.2013 по делу № А72-11639/2012). Иными словами, торговые организации учитывать потери от брака в целях налога на прибыль не могут.
Списывать расходы по иному основанию (ссылаясь на открытый перечень расходов), по нашему мнению, тоже рискованно, поскольку в данной ситуации потери были понесены по вине иностранного поставщика, соответственно, на него должны были возлагаться обязанности по компенсации. И если в его обязанности входила только замена, без возмещения организации сопутствующих расходов, то расходы организации вряд ли можно считать обоснованными, т.е. отвечающими условиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
В каких случаях клиенты отказываются от заказов и могут вернуть их после покупки
Клиент вправе отказаться от приобретенных товаров без лишних объяснений, например, из-за того, что передумал. Если это произошло до получения, то заказ отменят, после – оформят возврат. Номинально существуют несколько причин для возврата товара:
- не соответствует описанию: другой цвет или рисунок, габариты, неправильные характеристики на торговой платформе;
- имеет неполную комплектацию, например, смартфон без зарядного устройства;
- получена подделка, а не оригинальная продукция;
- позиции ненадлежащего качества: фабричный брак, дефекты;
- нарушение товарного вида и деформированная, помятая упаковка;
- истекший срок годности и повреждения, полученные при доставке.
Однако клиенты нередко идут на хитрости, что особенно актуально для позиций с примеркой (обувь, одежда): заказывают модели разного размера, но выкупают лишь одну, которая хорошо села по фигуре, а остальные отправляют продавцу. Для потребителей, возвращающих товары надлежащего качества после покупки, действуют следующие условия:
- товарный вид сохранен: отсутствуют потертости, царапины и прочие следы использования;
- бирки не срезаны, заводская упаковка и этикетки – в идеальном состоянии;
- на телевизор, смартфон и другие устройства не установлены новые программы (с активацией);
- в наличии есть все единицы комплекта.
Возврат после 15 дней
Если с момента покупки технически сложного товара истекло больше 15 дней, при возврате необходимо доказать, что дефект считается существенным. Что относится к таким неисправностям?
- Недостаток, устранить который невозможно.
- Дефект, который можно устранить, но материальные затраты или расход времени на это будут несоразмерно больше. Например, цена ремонта превысит стоимость устройства или время ремонта окажется больше допустимого по закону. Ст. 20 Закона «О защите прав потребителей» устанавливает продолжительность этого срока – он не должен превышать 1,5 месяцев.
- Недостаток, который не раз выявлялся после устранения во время срока гарантии. Факт обнаружения такого дефекта должен быть подтвержден актом экспертного учреждения.
- Если различные неисправности изделия устраняли в общей сложности больше месяца каждого календарного года гарантии. Соответственно, достаточно долгий срок было невозможно его применение по назначению.
Завершение срока гарантии не всегда свидетельствует о потере прав на требования покупателя. Согласно Части V статьи 19 Закона № 2300-I, при установленном производителем гарантийном сроке менее 2 лет, потребитель может обозначить свои претензии. Свои права покупатель должен заявить ранее двух лет от завершения срока гарантии. Тогда покупателю придётся доказать, что дефект присутствовал до того, как изделие оказалось у него. Обычно для подтверждения этого обстоятельства используется оформленное экспертом заключение.
Покупатель имеет аналогичные права, когда гарантийный срок не оговорен производителем. Претензия должна быть заявлена потребителем, но не позже двухлетнего срока со времени передачи ему товара.
Информация, касающаяся гарантии на изделие (при её наличии), может быть указана в гарантийной книжке, талоне или в техническом паспорте, чеке в виде соответствующей отметки. Гарантийный срок технически сложного товара считается начавшимся:
- с даты, зафиксированной в договоре;
- с момента, когда приобретенное устройство оказывается у потребителя;
- если нет возможности точно определить момент передачи, с момента производства;
- при несоответствии момента совершения сделки и получения товара, со дня доставки покупателю;
- если по вине продавца нет возможности пользоваться изделием по назначению, от даты устранения неполадок;
- от момента наступления сезона, когда приобретаются сезонные товары;
- от даты купли-продажи, когда невозможно установить день доставки или день устранения дефектов.
Время, когда конструктивно сложное устройство ремонтируют, добавляется к сроку гарантии. Поэтому после окончания ремонта покупатель должен потребовать от продавца бумаги, содержащие сведения:
- о дате обращения и передачи товара продавцу,
- о дате устранения дефекта с указанием выявленной неисправности изделия,
- о запчастях и материалах, которые понадобились в процессе ремонта,
- о дате получения исправного изделия.
Документ должен быть подписан, заверен печатью.
Какие документы необходимо оформлять для возврата товара поставщику
Первый вопрос, который возникает перед тем, как делать возврат товара поставщику – какие документы оформлять. Точный перечень зависит от того, кто делает отправку:
| Физлицо | Юрлицо |
|---|---|
| чек о приобретении изделия (необязательно); заявление* на возврат с указанием причины; ТТН полученного товара (если предоставил продавец). |
приходная ТТН; ТТН, составленная для возврата; счет-фактура. |
- Порядок возврата некачественного изделия регулирует Закон о защите прав потребителей.
- Срок возврата вещи ненадлежащего качества: 1) в период гарантийного срока/срока годности, а если он не установлен — в разумный срок, но не более 2 лет; 2) в срок службы, а при его отсутствии — в течение 10 лет; 3) для технически сложного товара при обнаружении любого недостатка — в течение 15 дней с момента передачи его покупателю.
- Продавец не вправе отказать вам в возврате бракованного изделия и уплаченных денег, если у вас отсутствует товарный/кассовый чек/упаковка.
- Если подлежащий возврату товар подорожал — вы вправе потребовать у продавца выплаты вам разницы между уплаченной ценой изделия и его новой стоимостью. Если подешевел — расчет производится в соответствии с кассовым чеком.
А вам приходилось возвращать некачественный товар? Как решился вопрос?
Особенности при возврате товара из стран ЕАЭС
При поступлении товаров из стран — участниц ЕАЭС таможенное оформление их ввоза в таможенном органе не осуществляется. Взимание косвенных налогов по ввозимым товарам в силу пункта 13 Протокола о порядке взимания косвенных налогов и механизме контроля за их уплатой при экспорте и импорте товаров, выполнении работ, оказании услуг (приложение 18 к Договору о Евразийском экономическом союзе (подписан в г. Астане 29.05.2014)) осуществляется налоговым органом государства-члена, на территорию которого импортированы товары, по месту постановки на учет налогоплательщиков — собственников товаров. Следовательно, уплату НДС налогоплательщик-импортер производит через свою налоговую инспекцию.
Возврат товаров поставщику в этом случае может быть осуществлен в месяце их ввоза на территорию РФ либо по истечении месяца, в котором товары были приняты на учет.