Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить сопроводительное письмо: шаблон и образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внешний вид сопроводительного письма тоже важен. Рекрутер может смотреть его с телефона или в спешке, так что чем удобнее его читать, тем лучше. К тому же именно по сопроводительному письму работодатель сможет составить впечатление о вас. Вот что стоит сделать, чтобы не испортить его.
Типы сопроводительных писем.
Существует три основных разновидности сопроводительных писем:
- Сопроводительное письмо-заявка. Это самый распространенный тип. Такие письма отправляют вместе с резюме, чтобы откликнуться на конкретную вакансию.
- Сопроводительное письмо с рекомендацией. Это такое письмо, в котором вы упоминаете человека, посоветовавшего вам вакансию. Это может быть сотрудник компании, где вы хотели бы работать, или известных специалист из вашей отрасли. Такие письма являются прекрасным способом обратить на себя внимание менеджера по подбору персонала.
- Письмо о заинтересованности. В таком письме вы не отвечаете на конкретную вакансию, а спрашиваете, есть ли в компании открытая должность, где были бы полезны ваши знания и навыки.
- Сетевое письмо. Это письмо, которое вы отправляете не работодателям, а своим знакомым: бывшим коллегам, одногруппникам из университета, друзьям. В нём вы рассказываете, что ищете новую работу, и спрашиваете, не знают ли они о подходящей для вас вакансии.
Чего избегать в сопроводительном письме
А вот что негативно влияет на отклик и как исправить эти ошибки:
❌ Скромность. Иногда кандидату стесняются рассказать про опыт и таланты. Например, соискатель за год стал начальником отдела продаж, но решил не упоминать это в сопроводительном. В итоге рекрутер отдаёт предпочтение более амбициозным кандидатам и изучает их резюме первыми.
👉🏻 Самую важную информацию лучше указывать как можно раньше. Если письмо зацепит работодателя, резюме могут даже не открывать — и сразу позвать на собеседование.
❌ Избыток подробностей. Некоторые соискатели вместо пяти предложений пишут письмо на страницы, где подробно рассказывают о злоключениях на предыдущей работе и отношениях с бывшими коллегами, перечисляют все сертификаты и места работы. Это скорее отталкивает: у рекрутера нет времени изучать автобиографии кандидатов.
👉🏻 Будьте лаконичны и впишите только самую важную информацию в сопроводительное письмо: опыт работы, образование, ключевые навыки и успехи.
❌ Совсем сухой отклик. Иногда письмо состоит из одной—двух фраз: «Готов приехать на собеседование в любое время, вакансия — медсестра. Петрова». Такое письмо не стоит использовать — оно никак не выделит вас среди других соискателей.
👉🏻 Добавьте информацию, которая подтвердит, что вы соответствуете позиции, и выделит вас среди других соискателей. В этом поможет метод двух колонок.
❌ Дерзость. Иногда кандидаты пишут: «Могу все», «Я звезда», «Возьмите меня, не пожалеете». Это неудачный тон для письма, рекрутер хочет увидеть факты, а не вашу самооценку.
👉🏻 Используйте сдержанный официально-деловой стиль и сфокусируйтесь на профессиональных достоинствах.
❌ Вопросы. Задавать вопросы в сопроводительном письме не стоит. Все детали обсуждают при личном общении на следующих этапах.
👉🏻 Оставьте вопросы для собеседования. Если ваша кандидатура подойдёт, рекрутер перезвонит или напишет — вот тогда и будет уместно задать вопросы.
Многие кандидаты, особенно те, кто еще на старте карьеры, сосредотачиваются на том, что они получат, если им предложат работу, а не на том, что получит компания. Это не совсем то, чего ждут наниматели.
Нужно показать, как вы будете полезны компании, и лучший способ это сделать – выявить, какие у компании задачи и проблемы, и объяснить, как вы будете их решать. Почитайте новости, найдите тех, кто работает в компании, чтобы узнать о ней больше.
Конечно, когда вы еще не работаете в компании, сложно определить ее ценности, задачи и проблемы. Если у вас нет возможности добыть инсайдерскую информацию о компании, расскажите о своих предыдущих успехах. Например, расскажите, как превзошли ожидания на одном из проектов, и как планируете это делать в новой компании. Воспринимайте сопроводительное письмо как «письмо возможности».
Чего не стоит указывать в сопроводительном письме
А теперь настало время для «вычеркните это немедленно»:
- Не повторяйте сведения, приведенные в резюме. Кадровик не собирается заучивать их наизусть.
- Не путайтесь в показаниях: информация в письме не должна противоречить резюме. Не рассказывайте биографию. Это не мемуары.
- Не задавайте вопросов. Сделаете это на собеседовании, когда до него дойдет.
- Не используйте заезженных формулировок, канцеляризмов. Деловое письмо – не протокол осмотра места преступления.
- Красивые обороты, «ибо», заумные слова – забудьте про все это.
- Не пишите о качествах и умениях, бесполезных для новой должности.
- Не выдавайте пусть даже горячо желаемое за действительное. Правда – лучший друг кандидата.
- Избегайте неуместного юмора. «Шутку, как и соль, должно употреблять умеренно» (Пифагор).
- Не стремитесь вызвать жалость. Нужна жилетка для слез – сходите на сеанс к психоаналитику, ему за это платят.
Отправка сопроводительного письма
Сейчас принято отправлять резюме и сопроводительные письма в электронном виде.
Сопроводительное письмо можно разместить в тексте сообщения при отправке резюме. Оба документа могут быть отправлены в виде вложений с указанием получателя, желаемой должности и отправителя.
Используйте общие форматы вложений, чтобы не произошло ситуации, при которой письмо не откроется. Менеджер не занимается переводом одного формата в другой в целях экономии времени.
Если резюме было составлено на сайте-сервисе для поиска вакансий, то письмо прикрепляется к нему в виде отдельного документа, также как и портфолио. На таких порталах для сопроводительных писем предусматривается отдельное окошко.
Некоторые работодатели могут запросить сопроводительное письмо в качестве обязательного приложения. Не стоит игнорировать эту просьбу, если вы нацелены устроиться на работу в данную компанию.
Как написать идеальное сопроводительное письмо?
Если вы думаете, что существует образец идеального сопроводительного письма, которое поможет устроиться на работу в любую организацию, вынуждены вас разочаровать — его попросту нет. Как, впрочем, и каких-то стандартов в этом вопросе. Но перед тем, как рассматривать возможные примеры, давайте определимся, что там точно должно быть.
Первое — это самопрезентация кандидата, его рассказ о себе и своем опыте. Второе — причины, по которым компании стоит обратить на него внимание. Чем он может быть полезен компании? Об этом обязательно должно быть написано в cover letter, иначе это будет просто автобиография личных достижений, умноженная, как минимум, на два. Третье — почему кандидат должен работать в конкретной компании. Это важный момент, поскольку именно такая информация облегчает процесс рекрутмента и дает понимание самому соискателю, как он может реализоваться в рамках компании.
Работодатель хочет нанять не робота с набором навыков, а живого человека, который «горит» своей работой и получает от нее неподдельное удовольствие. Продемонстрируйте это:
- Многие утверждают, что любить торговую статистику — это ненормально. Если это так, значит, я и вправду ненормальный. Если вы относитесь к этому так же, как и я, мы обязательно сработаемся.
- С 10 лет я бесплатно консультировал родных и друзей в вопросах стиля и внешнего вида, но потом понял, что неплохо получать за это деньги. Ваша вакансия стилиста — это именно то, что мне нужно.
- Недавно я проходил тест на профориентацию. Он показал, что моя будущая работа должна быть связана с морской торговлей, что очень меня обрадовало. Я и подумать не мог, что смогу объединить свою страсть к морю с работой, пока не наткнулся на вашу вакансию.
- Я потратил три года на чтение литературы по типу «найди себя», пробовался в разных направлениях, но наконец-то понял, чем мне хочется заниматься. Мое призвание — писать качественные тексты.
- Когда мне было 6 лет, меня впечатляли уличные артисты и живые статуи. Я даже хотел быть похожим на них, когда вырасту. К счастью, теперь мои амбиции шире, но желание увлекать людей и выступать перед зрителями осталось. Это качество делает из меня отличного менеджера.
- После окончания университета, мой консультант посоветовал соглашаться на любую работу, которую только предложат. И хоть я понимаю, что мог бы извлечь полезный жизненный опыт на любом месте, все же этот совет мне кажется «вредным». Я хочу быть уверен, что новая работа откроет перспективы карьерного роста и познакомит меня с хорошими наставниками. Поэтому отправляю резюме в вашу компанию.
Все-таки, в первую очередь работодателя интересует профессионализм, поэтому нет лучшего способа обратить на себя внимание, чем честный рассказ о ваших преимуществах. Например:
- Мой прошлый руководитель любил говорить, что с такими навыками общения по телефону можно вести переговоры даже с террористами. Мне кажется, эти навыки помогут мне на посту администратора вашей компании.
- Коллеги на прошлом рабочем месте хвалили меня за умение собирать коллектив в одно целое, независимо от количества людей. Для меня не будет проблемой справиться с задачами управляющего.
- В прошлом году я показал хорошие результаты по сравнению с другими сотрудниками на должность менеджера по продажам. Той должности я добился, но пришло время двигаться дальше. Поэтому я отправляю свое резюме на должность руководителя отдела продаж в вашей компании.
- Последние три года я управлял внутренними коммуникациями в компании со штатом в 2500 сотрудников. Теперь я могу составить квартальный отчет даже во сне. Этот опыт позволит мне внести много полезных изменений в планирование коммуникаций компании.
- В резюме я не указываю, что работал менеджером интернет-сообществ, но же уже три года я занимаюсь тем, что создаю площадки для общения людей на базе моего блога.
- Если вы ищите человека, который будет слепо выполнять приказы, лучше остановитесь на другом кандидате. Я не сильно вам подхожу. С другой стороны, если вы ищите человека с идеями и персональным видением, мы сработаемся.
- С первого же дня на прошлом месте я настраивался на карьерный рост. Работать я начал еще в университете, а по окончанию перешел на полный рабочий день. Тогда я думал, что это потолок, но уже спустя полгода был переведен в новый отдел на более высокую позицию. Теперь я знаю, что готов к новым свершениям.
- Вам может показаться странным, что бухгалтер пытается получить должность в гастрономическом стартапе. Конечно, это неординарно. Но если нужен сотрудник, который одинаково хорошо разбирается как в высокой кухне, так и в финансовых инструментах — я тот, кто вам нужен.
- 15 лет я потратил на то, чтобы оптимизировать процесс работы. Я нахожу неэффективные стратегии, изменяю и модернизирую их, что положительно сказывается на производительности. Это дало мне три повышения на прошлом месте. Теперь я отправляю это резюме, потому хочу попробовать свои силы в вашей компании.
Назначение сопроводительного письма
Составление сопроводительного письма потребует от вас определенных усилий. Документ должен достичь следующих целей:
- Представить вас менеджеру по найму персонала. Если бы вы встретились с этим специалистом лично, вряд ли бы молча положили перед ним свое резюме и ушли, не так ли? Скорее всего, вы сначала пожали бы ему руку и представились. Сопроводительное письмо действует как это дружеское рукопожатие и вежливая самопрезентация.
- Убедить работодателя, что вы идеально подходите для вакансии. Хорошо написанное резюме подчеркивает ваши сильные стороны, но не дает стопроцентной гарантии того, что вы сможете занять желанную должность. Сопроводительное письмо подтверждает вашу пригодность для работы именно в той компании, куда вы обратились.
- Предоставить дополнительную информацию. При написании резюме часто пропускаются важные данные. Так, работодателя может смутить перерыв в трудовой деятельности соискателя. Сопроводительное письмо даст понять, что в это время вы не ленились, а, к примеру, активно занимались самообразованием по своему профилю. Таким образом, отпадут ненужные вопросы.
Советы от экспертов по сопроводительным письмам
Вы уже многое узнали, теперь пришло время развернуть тяжелую артиллерию. Мы обратились к некоторым из самых уважаемых экспертов в сфере трудоустройства с вопросом: «Каковы наилучшие способы создания идеального сопроводительного письма, которое наверняка сможет привлечь внимание работодателя?».
Вот их главные рекомендации:
- ясность — избегайте использования непонятных сокращений и специфической лексики;
- лаконичность — пишите кратко и емко, старайтесь не «грузить» менеджера по найму, а вызвать у него желание связаться с вами, чтобы узнать побольше о том, какую пользу вы можете принести его / ее организации;
- убедительность — обеспечьте подтверждение ценности ваших навыков, опыта и решений.
Что такое сопроводительное письмо к резюме?
Письмо в сопровождение резюме представляет собой краткий или развернутый текст, которым кандидат на должность пытается привлечь внимание к прочтению отклика на вакансию. Поэтому основными целями его составления являются:
- выделить свое резюме среди других;
- выразить заинтересованность в получении работы в компании;
- кратко отразить информацию, которая даст возможность рекруту предварительно оценить соответствие заявленной вакансии, рассказать о своих профессиональных достижениях;
- выполнить требование работодателя по предоставлению сопроводительного письма (если это требовалось в тексте вакансии).
Рекрутер изучает письмо и предварительно определяет, стоит ли открывать резюме, оценивая:
- манеру изложения информации, умение претендента на должность сформулировать мысль грамотно и понятно;
- насколько соискатель заинтересован в получении должности в компании;
- исполнено ли требование по предоставлению сопроводительного письма к резюме, указанного в тексте вакансии.
Кто подписывает письмо
Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.
При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.
По шаблону или своими словами
С грамотностью может помочь любой онлайн-сервис проверки орфографии и пунктуации. С содержательной частью сопроводительного письма ситуация сложнее. Особенно для тех, кто не может похвастаться талантом в области сторителлинга — а таких большинство.
Стоит ли использовать шаблоны, которые легко найти в разных интернет-источниках? Разве что в качестве стартовой точки, отталкиваясь от которой вы напишете свой текст.
«Письмо должно быть живым и индивидуальным. В этом его главная ценность, только в этом случае оно убедительно и действительно срабатывает, — объясняет Полина Брежнева, эксперт сервиса «Готовое резюме». — Письмо — это ваша прямая речь. Писать его нужно тезисно, но с харизмой и в то же время без лишней лирики».
Что можно посоветовать тем, кто не уверен в своих способностях к составлению удачных фраз: подумайте, какая информация нужна в сопроводительном письме именно в вашем случае (набросайте что-то вроде плана), а потом попробуйте несколько разных вариантов, с помощью которых эту информацию можно сформулировать. Попросите кого-то, кому вы доверяете, оценить текст объективно и выбрать лучший вариант формулировок или посоветовать другой.
Для чего нужно сопроводительное письмо?
В HR-сфере сопроводительным письмом называют записку, выступающую вступлением к резюме. Оно рассказывает о ценности кандидата и пользе, которую он принесёт на рабочем месте.
Письмо выступает предметом мотивации – оно рассказывает HR-специалисту, почему нужно посмотреть именно это резюме, и обратить внимание именно на этого специалиста. При этом обязательным к составлению оно не является.
Сопроводительное письмо, рассказывающее о пользе кандидата на данном рабочем месте, требуется в следующих случаях:
- У соискателя нет какого-либо опыта работы – он только что окончил учебное заведение, у него много идей, много желания работать, но отсутствие опыта только мешает. В этом случае письмо выступит весомым дополнением к резюме, рассказывая о кандидате.
- На одно вакантное место претендуют сразу несколько специалистов – сопроводительное письмо расскажет, почему нужно выбрать именно этого кандидата, а не какого-то другого.
- Так того требует работодатель – иногда в описании вакансии написано, что резюме принимаются только при наличии сопроводительного письма.
Задача сопроводительного письма заключается в привлечении внимания потенциального работодателя к кандидату. Оно рассказывает:
- О преимуществах кандидата на конкретной вакансии и в конкретной организации.
- О пользе, которую принесёт кандидат на рабочем месте.
- О заинтересованности кандидата в данной вакансии.
Даже если человек создал одно резюме сразу для нескольких организаций, то сопроводительное письмо делается более личным, все сведения в нём применяются к одному рабочему месту.
Сопроводительное письмо к резюме менеджера
Уважаемый (ФИО лица, к которому обращаетесь)! Меня заинтересовала предлагаемая вами на сайте … вакансия менеджера в Вашу компанию. Я внимательно изучил указанные Вами требования к соискателю, и уверен, что полностью соответствую им. Обладаю дипломом о высшем образовании по профилю Вашей компании. Работал менеджером (указать, где именно) и хочу предложить свою кандидатуру на Ваше рассмотрение. К моим полезным навыкам относится умение работать с клиентами и с документацией. Вел клиентскую базу, занимался консультациями, проводил телефонные переговоры с клиентами. Владею всеми пакетными компьютерными программами. Мой стаж в сфере менеджмента составляет … лет. Спасибо за рассмотрение моего резюме (прилагается). Надеюсь на доброе сотрудничество, на собеседование готов прийти в указанное Вами время. С уважением, …
Так, с базой познакомились, теперь обратим внимание на детали, о которых ни в коем случае нельзя забывать.
- Стиль письма — официально-деловой. То есть это без юмора, нелепых шуток, сравнений и красивых эпитетов. Чётко и по делу. Но из любого правила есть исключения. Если работа связана с творческой деятельностью, то письмо не помешает разбавить креативом, чтобы выделиться и запомниться.
- Размер. В основном это 3-4 небольших абзаца. Поставьте себя на место работодателя: хотели бы вы читать целый рассказ про человека, какой он хороший и почему именно он подходит, а не другие, и писем-то немало. Написать про себя нужно кратко, но со вкусом, пройдясь основными тезисами по структуре. Ведь цель — заставить прочитать рекрутера резюме.
- Будьте честными. Не используйте фразу «Если вам предлагают возможность, а вы не уверены, что сможете это делать — согласитесь, а потом научитесь это делать» Сейчас в мире, где все привирают, чтобы добиться желаемой должности, честность глубоко ценится. Даже если нет опыта работы, выражайте заинтересованность, желание развиваться, но не только самому, но и вместе с компанией, то есть ещё приносить ей прибыль.
- Проверьте письмо на ошибки. Как ни банально это звучало бы. Даже одна маленькая орфографическая ошибка может стать роковой. Стилистические ошибки или простые описки означают, что автор не серьёзно подошёл к составлению сопроводительного письма или он вообще не заинтересован в должности.