Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отмена отпуска работнику: порядок действий и образец приказа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нет необходимости получать согласие на перерасчет отпускных в связи с отзывом из отпуска от сотрудника. Работодатель обязан самостоятельно пересчитать сумму отпускных выплат, исходя из фактического времени отдыха работника. А излишне выплаченные суммы за неиспользованные дни отдыха учесть при следующей выплате зарплаты.
Поскольку отзыв из отпуска возможен только при согласии сотрудника, очень важно все правильно оформить. Зачастую работодатели принимают от подчиненных устное согласие выйти на работу пораньше и на этом успокаиваются. Подобное отношение может привести к тому, что компания будет ждать сотрудника на рабочем месте, а он не выйдет. И работодатель не докажет, что специалист должен был прервать свой отпуск и начать трудиться, поскольку никаких подтверждающих документов не будет.
Одностороннего уведомления от работодателя об отзыве подчиненного из отпуска также недостаточно. В случае спора компания должна будет доказать, что сотрудник добровольно прервал свой отпуск. Желание обеих сторон должно быть подтверждено документами.
Необходимые основания
Для отмены такого распоряжения необходимо наличие определённых оснований. Работодатель не вправе перенести отпуск без объяснения причин. Закон предусматривает всего две веские причины: производственная необходимость на предприятии и личная инициатива работника.
Да, сотрудник может сам попросить перенести ему запланированный отпуск. В таком случае ему необходимо будет написать на имя руководителя соответствующее заявление с объяснением причин и предложением новых дат. Как правило, причины являются сугубо личными.
Если же инициатива исходит со стороны работодателя, работнику направляется уведомление с просьбой перенести его время отдыха. По аналогии с заявлением работника в этой бумаге также отмечается причина и предлагаются новые временные рамки. Нельзя отменить запланированный отпуск без согласия работника.
Следует иметь в виду, что нельзя отменить уже протекающий отпуск. Если сотрудник уже воспользовался правом на отдых, вернуть его к работе можно посредством издания другого документа – приказа на отзыв из отпуска. Так что переносить даты следует пока работник ещё находится на предприятии. Желательно сделать это заблаговременно, а не в последний день. Хотя закон этот момент не регламентирует.
Изменения в документах
Помимо отмены приказа на отпуск, следует внести изменения и в другую документацию предприятия. Вносятся корректировки в график отпусков, личную карточку сотрудника. Так как отпуск сопряжён с выплатой работнику отпускных, следует уведомить об отмене приказа бухгалтерию. Если работник уже успел получить на руки пособие, ему необходимо будет вернуть всю сумму обратно. Сделать это можно добровольно. В противном случае работодатель имеет право удерживать из заработной платы работника 20% от общей суммы до тех пор, пока отпускные полностью. не будут возвращены.
Категории работников
Трудовое законодательство определяет группы сотрудников, которым ни в коем случае нельзя переносить время отпуска. К ним относятся несовершеннолетние (до 18 лет) и представители профессий, чья деятельность связана с работой во вредных или опасных условиях труда.
Изданный приказ в отношении вышеперечисленных лиц не будет соответствовать требованию законодательства и может быть оспорен в судебном порядке.
Форма документа
Приказ об отмене приказа на отпуск не имеет обязательной формы. Составлением документа организации занимаются самостоятельно в свободной форме. Имеется возможность разработать фирменную форму такого распоряжения и использовать её при каждом новом случае. Такое решение придаст документообороту предприятия более единообразный вид. Составлять форму необязательно. Можно каждый раз писать документ с чистого листа. Выполнить его следует при помощи компьютерных средств и распечатать на принтере для заверения подписями соответствующих лиц.
Составлением документа, как правило, занимается кадровая служба или секретариат. Руководитель получает на подпись уже готовый вариант приказа.
Что необходимо указать в документе
Как и в любой документации предприятия, необходимо указать все необходимые реквизиты. Вносится информация о наименовании организации, число и населённый пункт. Приказу присваивается номер для внутреннего документооборота.
Распоряжение по своей структуре можно разделить на несколько частей:
- в первой части следует указать причину отмены приказа (производственная необходимость или инициатива сотрудника) и оставить на него ссылку (вносим информацию о номере приказа и дате его принятия). Здесь же оставляем сведения о сотруднике (ФИО, должность, структурное подразделение). Эта информация копируется из приказа на отпуск. Отмечаем даты, в которые планировался отпуск;
- во второй части утверждается новый период отдыха. Отпуск должен быть назначен в течение следующих 12 календарных месяцев, иначе это будет считаться нарушением законодательства;
- в третьей части указываем основание для принятия такого решения. Это будет письменное заявление сотрудника, написанное на имя руководителя. Оно обязательно должно быть приложено к настоящему распоряжению.
Отмена отпуска по инициативе работника — возможна ли она
Российское законодательство регулирует вопросы, связанные с одним из фундаментальных прав трудящихся — правом на отдых, достаточно строго. Так, работодатели обязаны предоставлять полноценные ежегодные оплачиваемые отпуска продолжительностью в 28 календарных дней минимум, причем две недели из них должны обязательно предоставляться в виде единой части.
Так, все отпуска на предприятии должны выдаваться согласно заранее утвержденному графику отпусков. Приниматься таковой график должен как минимум за две недели до наступления календарного года в виде отдельного локального-нормативного акта предприятия. График составляется с учетом пожеланий работников и потребности работодателя в обеспечении непрерывного рабочего процесса, причем решающее слово находится именно за работодателем.
Ситуация, когда происходит отмена отпуска по желанию работодателя называется отзывом из отпуска. Использовать подобный инструмент может не каждый работодатель — законодательством установлены четкие ограничения возможных причин для отзыва и дополнительные гарантии, например, выражающиеся в полной невозможности отозвать некоторые категории граждан.
Проще составлять документ по примеру. На предприятии могут быть бланки заявления об отмене отпуска. Если они есть, то достаточно будет лишь заполнить пустые поля. Это удобно и просто. Если бланка нет, то можно попросить в отделе кадров либо у секретаря пример написания такого заявления.
Бывают ситуации, когда в связи с определенными производственными обстоятельствами руководитель просит сотрудника выйти на работу из отпуска. В таком случае требуется согласие работника.
Составляется заявление на отмену отдыха. Оставшиеся выходные дни потом переносятся на другое время. Образец заявления об отмене отпуска по такой причине приведен ниже.
сотрудника отдела технического контроля
Сидорова Олега Ивановича
Заявление
Я, Сидоров Олег Иванович, согласен на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска с 08.10.2019, который начался 03.10.2019 согласно графику отпусков на 2021 год, утвержденному генеральным директором 10.12.2018, с предоставлением оставшихся 23 календарных дней двумя частями: 14 дней с 28.10.2019 по 11.11.2019 и 9 дней с 09.12.2019 по 17.12.2019.
07.10.2019 (подпись) Сидоров О.И.
Мнение эксперта
Поляков Пётр Борисович
Адвокат с 6-летним стажем. Специализация — гражданское право. Опыт более 3 лет в составлении договоров.
Бывает, что в связи с большим объемом работы либо длительной болезни напарника нужно отменить отпуск по графику и перенести его на другую дату. Пример составления документа в этом случае приведен ниже.
сотрудника отдела технического контроля
Сидорова Олега Ивановича
Заявление
Я, Сидоров Олег Иванович, прошу отменить назначенный мне по графику отпусков ежегодный оплачиваемый отпуск в 28 календарных дней с 09.10.2019 по 06.11.2019 и перенести его на период с 02.12.2019 по 29.12.2019 в связи с возникшими обстоятельствами, требующими моего личного присутствия на рабочем месте в период с октября по ноябрь.
Это важно знать: Возврат из отпуска по уходу за ребенком
16.09.2019 (подпись) Сидоров О.И.
Если был взят отпуск за свой счет и отпала в нем необходимость, тогда для его отмены тоже потребуется заявление. Пример приведен ниже.
сотрудника отдела технического контроля
Сидорова Олега Ивановича
Заявление
Мною, Сидоровым Олегом Ивановичем, был взят отпуск за свой счет на 7 календарных дней, с 08.10.2019 по 14.10.2019. В связи с возникшими обстоятельствами прошу отменить предоставление мне выходных дней.
Когда и как можно отозвать сотрудника из отпуска?
В Трудовом кодексе для работодателей предусмотрена возможность вызова работника, находящегося на отдыхе, на рабочее место (125-я статья ТК). Но в указанной статье нет точного перечня ситуаций, когда такой отзыв из отпуска возможен.
Такой перечень внесён в 79-ю статью КЗоТ, но он относится только к отзыву в экстренных ситуациях (отзыв из отпуска по производственной необходимости). Поэтому руководители организаций и предприятий чаще ссылаются на производственную необходимость.
Эта причина и указывается в оформляемых документах.
Однако у представителей трудовой инспекции может возникнуть претензия к такой нечёткой формулировке причин.
В связи с этим рекомендуется вписывать точную причину, по которой предприятие или организация нуждается в присутствии определённого сотрудника (именно он может выполнить действия, предписанные должностными инструкциями).
Например, сотрудник может понадобиться руководству в случае внеплановой проверки или в случае увольнения работника, который его заменял в течение отпускного периода.
Условия отмены и переноса отпуска
Минимум за 2 недели до наступления очередного календарного года любой работодатель составляет и утверждает график положенных сотрудникам отпусков. Сделать это обязывает ст. 123 ТК РФ.
После утверждения графика и ознакомления с ним сотрудников дальнейшие изменения в целом не желательны. Ведь график формируют как с учетом желаний и возможностей всех членов трудового коллектива, так и с учетом производственных планов.
Также см. ““.
Но на практике конечно же бывают ситуации, когда сотрудник не может уйти в отпуск по графику. В этом случае отпуск допустимо перенести или отменить. Хотя по сути отгулять отпуск – тоже своего рода обязанность, скорее уместно говорить о его переносе. Тогда в даты, указанные в графике, отпуск отменяют, а потом работник все равно берет его в другое время.
Отмена или перенос отпуска возможны:
- По инициативе работодателя (обычно это происходит в связи с производственной необходимостью).
- По инициативе работника (в этом случае работник указывает в заявлении причину переноса).
ВАЖНО!
Отмена или перенос отпуска по просьбе работника – добрая воля работодателя. Он может пойти навстречу, но делать этого не обязан. Исключение – ситуации, когда:
- работник на момент написания заявления нетрудоспособен (заболел, получил травму);
- работник в период ежегодного отпуска выполняет государственные обязанности, по которым отпуск должен быть перенесен;
- работодатель забыл предупредить работника о начале отпуска не менее чем за 2 недели до его начала;
- работодатель не выплатил работнику отпускные до начала отпуска.
Образец заявления об отмене отпуска
Приказ на отмену отпуска правомерен, только пока сотрудник находится на рабочем месте и есть приказ о его уходе в отпуск. Если он уже отправлен на отдых, нужно оформлять отзыв из отпуска, а не отмену.
Если документы на отпуск еще не оформлены, а отказ от отпуска в указанные даты сделан заблаговременно, то речь идет о переносе.
В заявлении на отмену отпуска обязательно указывают причину, по которой происходит отмена и планируемую дату, когда сотрудник в отпуск все-таки пойдет. Очень желательно, чтобы дата начала нового отпуска приходилась на тот же год, в котором пишется заявление на отмену.
На основании полученного и завизированного руководителем заявления издают приказ об отмене отпуска. В приказе должны быть два обязательных положения:
- Причина отмены отпуска.
- Указание на недействительность (отмену) ранее изданных документов на этот отпуск.
Действие нового приказа начинается со дня его издания. На основании приказа об отмене отпуска сразу вносят корректировки в график отпусков.
Приказ об отмене отпуска
Отменить отпуск по законодательным нормам невозможно, но вот перенести его на иное время вполне под силу как самому работнику, так и работодателю.
Перенос должен оформляться официально, а именно путем подачи заявления и последующим изданием приказа.
Если заявление это достаточно простой документ, не требующий официального бланка, то приказ об отмене отпуска требует учета множества нюансов. Кроме прочего, в некоторых случаях требуется издание приказа об отмене приказа на отпуск.
Разберемся с тем, как оформляется этот документ и на каких основаниях его можно издавать.
Образцы документов об отмене отпуска
Образец приказа об отмене приказа на отпуск
Образец заполнения приказа об отмене отпуска
Пример применения методов на практике
Накануне лета компания получила неожиданный, но очень важный для имиджа заказ и просто не могла отказаться от него, а, уж тем более, упасть в грязь лицом. Для выполнения данного заказа необходим был перенос отпусков большинства специалистов. Решая эту задачу, руководство условно разделило методы на общественные (которые дислоцируются на всех) и индивидуальные (предлагаемые отдельным группам или единичным сотрудникам на индивидуальных встречах).
К общественным методам были отнесены совместное принятие решения, розыгрыш путевки и возможность планирования загрузки для сохранения прежней даты (т.е. первые три из списка). Их применили на общем собрании. А пока сотрудники продумывали планы выполнения работ без переноса отпуска и запрашивали у линейных руководителей списки задач (т.е. действовали по третьему методу), топ-менеджеры определили, чей вклад в летний проект будет наиболее важен. Исходя из данных оценки, было решено кому и в каком случае предстоит предложить все оставшемся методы.
Например, метод компенсации убытков от сдачи тура (четвертый в нашем списке) руководство посчитало самым дорогостоящим. Его готовы были предложить только тем, без кого компания точно не справится во время отпусков. В этот список входили 2-3 человека с возможностью расширить его по непредусмотренным обстоятельствам. Ведущим специалистам были готовы предложить 5, 6 и 7 методы (интересный проект, компенсационную программу и бонус для карьерного роста) в зависимости от индивидуальных предпочтений и личностной мотивации. Рядовому персоналу договорились предлагать только компенсацию квитанций за ЖКУ и проезда в летний период. О примерах переноса отпусков руководством и рядовыми сотрудниками (по 8 методу) было решено оповещать почтовой рассылкой, оформленной в виде благодарности.
Важно отметить, что предложения, компенсирующие перенос отпуска, делали на индивидуальных встречах и только в том случае, если специалист по результатам третьего метода объективно не успевал закрыть задачи к дате начала отпуска, но все равно отказывался его переносить. Тем, кого не устраивали предложенные варианты, давали в отпуск согласно графику. За счет такой работы предприятие смогло сохранить обороты и выполнить внеочередной, но важный для имиджа компании заказ.
Приведенные методы отмены или переноса отпусков – это варианты, с помощью которых можно смягчить удар. В подобных ситуация важно понимать, что для сотрудников известия об изменении даты отпуска являются стрессовыми, т.к. они настраивались и ждали момента, когда смогут передохнуть. Поэтому стоит быть готовыми к тому, что не все смогут принять эту новость с достоинством. Держите руку на пульсе потенциальных пересудов. Ведь один негативно настроенный человек способен перетащить на свою сторону ранее лояльных к известию коллег. Продумайте, каким образом вы сможете вычленить зачинщика и обезвредить его волну негатива.
Инициатива работодателя и права работника
Возможность переноса отпуска, исходя из необходимости эффективной работы фирмы, производства в целом, определяется работодателем. Статья 124 ТК РФ называет три обязательных момента такого переноса:
- чрезвычайная, исключительная ситуация;
- отсутствие определенного сотрудника может иметь негативные последствия для организации, ИП;
- согласие сотрудника.
Отметим, что перечня исключительных ситуаций законодательство не содержит. На практике они возникают, когда:
- фирма проходит проверку извне, а сотрудник ответствен за данный участок работы;
- необходимо сдать отчетность в определенный срок;
- предстоит срочная командировка;
- сотрудник должен заменить отсутствующего руководителя (например, по болезни);
- поступает новое оборудование, техника, возникает необходимость наладить ее работу;
- в любых иных случаях, когда необходимо безотлагательное присутствие работника.
Статья 124 ТК РФ устанавливает запрет на любое перенесение отпуска:
- несовершеннолетним;
- работникам вредных, опасных участков и производств.
Нельзя переносить оплачиваемый отпуск два года подряд, перенесенный отпуск должен быть предоставлен работнику в течение 12 месяцев.
За нарушение прав работника статья 5.27.1 п. 1 КоАП устанавливает штрафы:
- для организации — 50-80 тыс. руб.;
- для руководства организации и ИП — 2-5 тыс. руб.
При первой проверке контролирующие органы могут ограничиться предупреждением в адрес администрации (ИП).
Важный вопрос: может ли администрация заставить работника перенести отпуск, руководствуясь производственной необходимостью. Ответ на него отрицательный. Перенесение отпуска без согласия работника является нарушением.
Кстати говоря! Перенос отпуска обязательно должен быть зафиксирован в графике отпусков.
Ежегодный оплачиваемый отдых
Взаимоотношения между сторонами трудового договора регулируются законодательными нормами. Предоставление отпусков – это не право, а обязанность работодателя, а значит, и воспользоваться им работник обязан.
В Трудовом кодексе установлено, что все наемные лица должны ежегодно получать длительный отдых. Статья 114 ТК РФ определяет, что на время отсутствия сотрудника, который находится в очередном ежегодном отпуске, за ним сохраняется рабочее место. Так как время отдыха предоставляется по закону, то его необходимо оплатить. Компенсация за отпускной период начисляется исходя из средней заработной платы наемного лица, рассчитанной за год или менее.
Время отдыха также нормируется ТК, оно определено обязательным минимумом в 28 календарных дней. Уменьшить обязательный период наниматель не вправе, а вот увеличить может на любое количество дней исходя из собственных соображений. Главное, чтобы увеличение было зафиксировано в локальной внутренней документации и оплачивалось по тем же правилам и критериям, что и обязательный минимум.
Кроме указанных 28 дней, многие категории могут рассчитывать на законное увеличение в связи с особым графиком работы и условиями труда.
Обязательность соблюдения графика отпусков
Для своевременного обеспечения всех работающих отпускными периодами составляются специальные графики. Они подготавливаются нанимателями ежегодно как план на следующий календарный год. По закону график должен быть оформлен до середины декабря текущего года, а его отсутствие влечет административное наказание для организации в целом и тех должностных лиц, которые не обеспечили его подготовку в частности.
График составляется путем достижения обоюдовыгодной договоренности между руководством компании и наемными лицами. Для директора предприятия не слишком важно кто и когда пойдет на отдых, главное, чтобы сохранялась непрерывность производственного процесса. Правильно составленная очередность позволяет легко решать проблемы с временными заменами отсутствующих сотрудников и выстраивать трудовые процессы без потери качества и скорости производства.
Составленный на следующий год график не является незыблемым документом. Он может дополняться, частично изменяться или даже полностью переделываться. Конечно, распланировать все на год вперед бывает достаточно сложно, к тому же множество личных и производственных нюансов может повлиять на ранее выстроенные планы.
Поменять время начала и окончания отдыха можно как по инициативе работодателя, так и по желанию работника.
Работодатели более ограничены в этом праве, так как им для внесения изменений необходимы веские причины, а вот наемные лица могут инициировать правки с большей легкостью, ссылаясь на семейные обстоятельства или иные причины. Поэтому хоть график и должен соблюдаться, но это не значит, что он не может быть изменен, если стороны сотрудничества пришли к соглашению по этому поводу.
Основание для приказа об отмене отпуска
Главный документ со стороны работодателя, на основе которого отпуск работника может быть перенесен: приказ об отмене отпуска. Он может быть оформлен и издан только после того, как сотрудник напишет соответствующее заявление – без его согласия отменить ранее запланированный отпуск и перенести его на другое время невозможно.
Следует помнить о том, что воспользоваться возможностью и отменить отпуск можно только тогда, когда работник еще не ушел в плановый отпуск, желательно, не менее чем за две недели до его наступления.
Если же отпуск уже наступил, то при наличии необходимости придется оформлять отзыв работника, а это уже совсем другой вид документа. Перенос отпуска возможен на любой другой период, но только в течение текущего года. Также читайте: как отозвать сотрудника из отпуска.
Проще составлять документ по примеру. На предприятии могут быть бланки заявления об отмене отпуска. Если они есть, то достаточно будет лишь заполнить пустые поля. Это удобно и просто. Если бланка нет, то можно попросить в отделе кадров либо у секретаря пример написания такого заявления.
Бывают ситуации, когда в связи с определенными производственными обстоятельствами руководитель просит сотрудника выйти на работу из отпуска. В таком случае требуется согласие работника.
Составляется заявление на отмену отдыха. Оставшиеся выходные дни потом переносятся на другое время. Образец заявления об отмене отпуска по такой причине приведен ниже.
сотрудника отдела технического контроля
Сидорова Олега Ивановича
Заявление
Я, Сидоров Олег Иванович, согласен на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска с 08.10.2019, который начался 03.10.2019 согласно графику отпусков на 2021 год, утвержденному генеральным директором 10.12.2018, с предоставлением оставшихся 23 календарных дней двумя частями: 14 дней с 28.10.2019 по 11.11.2019 и 9 дней с 09.12.2019 по 17.12.2019.
07.10.2019 (подпись) Сидоров О.И.
Нужен ли перерасчет отпускных?
Часто возникает вопрос, что делать с отпускными, которые выплачиваются за весь отпуск заранее до его начала.
Проблема в том, что отпускные выплачены за одну продолжительность, а работник фактически отдыхает меньше.
В случае, когда отпуск работника переносится на ближайшее время, перерасчет отпускных не производится.
Пример:
Сотрудник на несколько дней вызывается на работу, чтобы решить какую-либо задачу, после чего опять уходит отдыхать. Перерасчет в этом случае не нужен, за дни выхода на работу начисляется зарплата.
Если отпуск переносится на неопределенное время или на следующий год, то следует пересчитать отпускные в соответствии с количеством дней фактического отдыха.
Отмена приказа на учебный отпуск
Работники, параллельно с трудовой деятельностью проходящие обучение в учебных заведениях, вправе получать учебные отпуска для участия в сессиях и сдачи экзаменов. Основанием для предоставления отпуска являются:
- справка-вызов от учебного заведения, составленная с соблюдением формы, установленной Приказом № 1368 Министерства науки и высшего образования РФ от 19.12.2013 года;
- заявление работника о предоставлении учебного отпуска с приложением справки-вызова.
Приказ об отмене приказа о предоставлении учебного отпуска может быть вынесен при следующих условиях:
- по заявлению работника;
- по извещению от учебного заведения о переносе времени сессии;
- при непредоставлении справки-вызова работником в случае, если приказ о предоставлении учебного отпуска был вынесен «под честное слово», то есть без предоставления справки-вызова на момент.
Помимо основных компонентов, свойственных распорядительному акту, приказ об отмене учебного отпуска должен содержать в себе и специфические сведения, к которым относятся:
- дата и основание предоставления учебного отпуска;
- сведения о приказе о предоставлении учебного отпуска (дата, номер, количество дней отпуска, дата его начала и окончания;
- причина отмены приказа;
- подпись руководителя.
В случае если приказ вынесен в связи с переносом сессии, то в текст приказа включается распоряжение о предоставлении учебного отпуска на уточненный период сессии. Копии приказа передаются в кадровую службу и в бухгалтерию.