Первичные документы в электронном виде

Сервис оператора должен давать возможность:

• Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;

• Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;

• Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;

• Распечатывать ЭД со штампом оператора;

• Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;

• Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;

• Аннулировать или отзывать ЭД;

• Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей;

• Обеспечивать безопасность;

• Подключиться провайдеру ЭДО к ПО, которое использует ваша компания для ведения документооборота и отчетности;

• Техподдержка с удобным для вашего бизнеса режимом работы. Чаще всего операторы работают 24/7, но есть и те, кто на связи только в определенное время (например с 7:00 до 20:00 по будням).

Учёт и хранение первичных документов

Процесс приёма и обработки первичных документов разрабатывается в рамках графика документооборота, который служит приложением к учётной политике предприятия. Для каждого вида ПБД определяют порядок:

• приёма и регистрации;
• согласования и отправки на визирование руководителем;
• внесения данных ПБД в бухгалтерский учёт;
• хранения и архивации.

Состав первичной документации в бухгалтерии

Согласно приказу Минфина России, N 62н утверждён ФСБУ 27/2021, который содержит полные требования. Действует в отношении всех экономических субъектов, за исключением бюджетных организаций. В рамках стандарта можно ознакомиться с правилами по оформлению первичной документации и регистров бухучёта.

Несмотря на то, что сделки в различных компаниях имеют существенные различия, используется стандартный перечень документов. В основном, присутствуют наиболее известные разновидности:

• договоры;
• счета для оплаты;
• платежи;
• накладные на товары;
• акты, взаимосвязанные с работами или услугами;
• счета-фактуры.

Требования к документам на электронных носителях

Согласно законодательству, электронный формат равносилен содержащемуся на бумаге, о чём сообщается в ФНС РФ от №Д-4-3/1984. Помимо важных реквизитов, очень важна дата, определяющая расходный период налогообложения. Визирование ЭП проводится после составления бумажного варианта. При помощи автоматизации в 1С процесс хранения и передачи значительно сокращается, как временные и денежные затраты.

Ознакомиться с главным требованием по ведению и защите можно в ст. 248, 252, 313 и 314 НК РФ. Хранение происходит в папках, которые защищены паролями. Доступ к ним получает исключительно руководящий состав. Все правки требуют составления отчётности. Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязанностью организации является хранение в течение 4 лет после передачи отчётности в ФНС.

По завершении используются простая и усиленная ЭП. Но, согласно практическому опыту, требований НПА и ГОСТ, рекомендуется квалифицированная усиленная. Определение видов подписи предусмотрено соглашением экономических составляющих участников взаимодействия. Корпоративная система регулируется, согласно закону «Об электронной подписи». Использование ЭП в подобных системах установлено оператором системы или соглашением среди участников.

Вопрос 6: Как облегчить работу с первичными документами?

Ошибки в работе с первичкой не редкость – объем информации такой, что не мудрено и ошибиться! Избежать неприятностей в работе с первичными документами призваны электронные системы-помощники. Сервис СБИС Электронный документооборот позволит наладить учет первичной документации, обеспечит легкий обмен данными с контрагентами. СБИС Электронная отчетность позволит передавать отчетность во все контролирующие органы – просто, без ошибок и точно в срок!

Подкрепить электронные коммуникации цифровой подписью вам помогут специалисты нашего Центра ЭЦП, которые быстро и четко под вашу задачу изготовят электронную цифровую подпись.

Подробнее о том, как сервис СБИС может помочь при работе с первичной учетной документацией, вам готовы рассказать наши специалисты.

Электронные документы и регистры

Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:

Виды первичных документов

Всю «первичку» можно разделить на несколько групп по различным классификационным признакам. Это:

• По назначению. В этом разделе выделяют: распорядительные (доверенности, платёжки), исполнительные (ведомости, акты), бухгалтерского оформления (ведомости о выплате зарплаты, справки, расчётные листки), комбинированные (РКО и ПКО, авансовые отчёты). Отдельной группой идут бланки строгой отчётности – это книжки с квитанциями, прочее. Не каждое предприятие обязано иметь БСО, но если они присутствуют и ими пользуются, нужно вести строгий их учёт;
• По объёму тех сведений, которые содержатся в документе. Сюда входят простые первичные и сводные первичные. Это кассовая документация и кассовые отчёты. Последние формируются на основании первых;
• По тому, как документ отражает финансовую операцию. Здесь разовые и накопительные;
• По месту составления – внутренние (они оформляются внутри предприятия) и внешние (получаемые от контрагентов).

Кто, когда и в какой области должен применять ФСБУ 27/2021

Новый стандарт действует для всех экономических субъектов, кроме бюджетных организаций. В частности, его действие распространяется и на банки (п. 1 ФСБУ 27/2021).

Ранее бюджетные организации подчинялись общим правилам регулирования документооборота, а банки, напротив — не подчинялись.

Правда, для банков и сейчас остались особенности. ЦБ РФ может принять свои нормативные акты по отдельным вопросам документооборота, и тогда банки получат право не применять отдельные положения ФСБУ 27/2021. Это касается языка составления документов, отражения валюты платежа, а также внесения исправлений (п. 3 ФСБУ 27/2021).

Новый стандарт относит к бухгалтерским документам «первичку», а также учетные регистры (п. 2 ФСБУ 27/2021).

ФСБУ 27/2021 вступает в силу для всех, кто обязан его применять, с 1 января 2022 года. Но по желанию экономические субъекты могут начать использовать новый стандарт и раньше (п. 2 приказа № 62н).

Правила оформления электронных первичных документов

Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):

• квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);

• простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.

В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:

1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;

2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).

Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).

Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).

Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.

В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.

При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:

Техническое оформление: общие требования

Формулировки основных правил ГОСТ оформления текстовых документов несколько отличаются в зависимости от того, как утвержден стандарт. Таблица покажет, в чем разница и сходство редакций:

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95

Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019

Высота символов — не менее 2,5 мм

· шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров;

· допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.

Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм

Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15 — 17 мм

Абзацы начинается с отступа, равного 12,5 — 17 мм

От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм

Интервал между строками — не менее 8 мм

· текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала;

· допускается использование двойного межстрочного интервала.

· расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм;

· расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

· расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте;

· при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование помещают только над первой частью таблицы.

Похожие записи:

• Фиктивный брак для гражданства России! Наказание, риски и последствия
• Как сдать отчет 4-ФСС за 2022 год
• Налог с продажи квартиры в 2023 году — надо ли платить и как рассчитать