Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить журнал учета выдачи доверенностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования. По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется.
Учет доверенностей без журнала М-3
Для доверенности используются формы М-2 и М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России №71а от 30.10.1997. Разница между данными формами только в наличие у первой корешка. Форма М-2 удобнее для тех организаций, которые заполняют их вручную. Корешок в этом случае остается в организации и храниться без регистрации в журнале. При этом организации не ведут журнал учета доверенностей совсем. Но из таких корешков формируется книга доверенностей. Формировать ее можно двумя разными способами:
- Выдавая сотруднику доверенность, корешок остается в организации и подшивается в книгу в хронологическом порядке. Книга доверенностей может вестись за любой период – за год, за квартал или за месяц. Подшиваемые корешки пронумеровываются и на последнем ставится подпись бухгалтера и надпись «В настоящей книжке пронумеровано — (прописью) листов»;
- Либо некоторое число доверенностей (50, 100, 150) до выдачи подшивают в книжку, пронумеровывают и делают аналогичную запись на последнем листе. При необходимости доверенность отрывается, а корешок остается в книжке.
Как правильно заполнить
Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:
- На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
- В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:
- номер по порядку;
- дата выдачи;
- дата, до которой действует документ;
- должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
- название контрагента;
- основание — номер договора или счета;
- подпись работника;
- результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).
Обязательно ли заводить
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.
Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.
Срок хранения регистра — не менее 5 лет.
Как оформить журнал учета выдачи доверенностей
Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 — это элемент системы документооборота предприятия (в настоящее время форма утратила свою силу на основании Постановления Госкомстата от 30.10.1997 N 71а, но закон не запрещает продолжать ей пользоваться). В нем регистрируются все доверительные документы, за исключением тех, что оформляются по форме М-2 (данные о выдаче и получении фиксируют в корешке).
Форма эта была утверждена Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 и с тех пор не менялась вплоть до 30.10.1997, т.е. пока ее не отменили. Только раньше бухгалтеры использовали книжный формат (обычно на 96 листов) и заполняли все графы от руки.
Сегодня образец журнала выдачи доверенностей существует в электронном формате. Его можно продолжать продлевать, насколько нужно (журнал учета доверенностей скачать в Excel 2019 можно в нашей статье). Соответствующий функционал присутствует и в программных средствах автоматизации бухучета. При необходимости из 1С или подобного софта регистр можно выгрузить и распечатать.
Форма № М-3 была утверждена 28.12.89 Постановлением Госкомстата СССР № 241. Данная форма журнала регистрации доверенностей применяется по сей день. Журнал подобной формы используется с целью учета выданных доверенностей и регистрации расписок в их получении, представляет собой книгу учета с пронумерованными и прошитыми страницами, скрепленными печатью организации и заверенными подписями руководящего лица и главбуха.
На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием доверенностях. Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.
Бланк доверенности М-2 — скачать бесплатно
Сверстать документ можно самостоятельно, основываясь на общих требованиях к доверенности, приведённых выше. Однако гораздо разумнее будет воспользоваться уже готовым бланком документа, скачать который в формате Word можно бесплатно, перейдя по ссылке выше. Бланк полностью готов к использованию, занимает минимум места и в исходном виде помещается на одну страницу.
Если позиций в списке ТМЦ больше, чем предусмотрено, пользователь может добавить дополнительные строки, воспользовавшись одноимённой функцией MS Word или другого подходящего текстового редактора. При этом четвёртый раздел будет органично перенесён вниз по бланку или на следующую страницу.
Что нужно знать о подобной доверенности?
Доверенность по форме М-2 теоретически может быть оформлена любым имеющим соответствующие полномочия лицом, вплоть до владельца фирмы, но чаще всего её составлением и подписанием занимаются специалисты отдела бухучёта: именно в их обязанности входит контроль финансовой части любой осуществляемой сделки, включая оприходование переданных контрагентом товарно-материальных ценностей.
Чтобы документ вступил в силу, его должен утвердить (завизировать) руководитель организации: без его подписи доверенность М-2 не имеет юридической силы и не может использоваться для передачи и приёма ТМЦ.
Совет: хотя указанный документ может быть составлен без участия юридического отдела компании, в целях обеспечения финансовой безопасности обеих сторон и предотвращения дальнейших рисков не помешает перед подписанием и передачей доверенности М-2 на руки избранному сотруднику представить бумагу на рассмотрение юристу. Процесс не отнимет много времени, зато позволит действовать без оглядки на возможные неблагоприятные последствия.
Кроме того, каждая доверенность по форме М-2, как и большинство других внутренних документов, регистрируется секретарём юридического лица, делопроизводителем или любым другим уполномоченным сотрудником: номер и название исходящего документа вносятся в журнал, который может вестись как вручную, так и в электронной форме.
Срок, на который выдаётся доверенность М-2, обычно всего составляет две недели с даты подписания; когда доверенное лицо получит документ на руки, не имеет значения. Однако двухнедельный срок не является фиксированным: при необходимости руководитель может определить, в течение какого времени будет действовать документ. В таком случае в бланке доверенности М-2 делается соответствующая пометка — от руки или на этапе допечатной подготовки.
Важно: внесение уточнений по сроку не противоречит действующему законодательству Российской Федерации, однако при желании руководитель предприятия или подразделения может дополнительно проконсультироваться с сотрудником юридического отдела — или отправить на рассмотрение уже готовый документ.
Выдача доверенности М-2 на срок, отличающийся от стандартного, оправдано, когда принимающая организация ожидает перебоев с поставками или заранее уведомлена контрагентом о возможных несостыковках. Хотя в деловой практике таких случаев почти нет, доверенность может быть выдана и на меньший срок — к примеру, на десять дней или неделю. Тогда, как и в случае с продлением периода действия, необходимо сделать соответствующую пометку от руки или в печатном виде.
Смотрите также: Как узнать свой лицевой счет карты Сбербанка?
Журнал регистрации выданных доверенностей М-3 – Бланк, образец 2021 года
Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.
Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась.
Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.
Однако за полное игнорирование журнала регистрации выданных доверенностей (следовательно, и отсутствие какой бы то ни было системы в выдаче и учете этих важных документов) руководитель организации вправе привлечь ответственное лицо к «управленческой» ответственности. Таким образом, это является внутренним делом той или иной компании.
За оформление подобных документов отвечает директор. Обычно на небольших предприятиях он сам и занимается ведением данного журнала. Хотя логично предположить, руководитель большой фирмы вряд ли будет лично вносить сведения в журнал. Обычно для этого назначается ответственный сотрудник. Как правило, это работник бухгалтерского отдела, среди прочих обязанностей которого присутствует и ведение данного журнала. Регистрация доверенностей – это бухгалтерская сфера, поэтому вполне логично, что этим будет заниматься кто-то из бухгалтеров.
На крупных корпорациях часто имеются специальные сотрудники, которые полностью занимаются делами, связанными с доверительными документами. То есть, этот работник по указанию руководителя составляет доверенности, передает их, ведет учетный журнал, выполняет другие действия. Вообще, нет какой-то принципиальной разницы, чьей именно рукой будут вноситься сведения в учетный журнал. Директор каждый раз может назначать для этого нового сотрудника.
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.
Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.
Срок хранения регистра — не менее 5 лет.
Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.
Журнал учета выданных доверенностей
Журнал учета доверенностей М-3 представляет собой унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата СССР №241 от 28.12.1989 г. Несмотря на давний срок утверждения данной формы, применяется она до сих пор.
Применяется журнал для учета выдаваемых доверенностей, а также для подтверждения их получения. Ведется журнал в виде книги, все страницы в нем должны быть пронумерованы, а сама книга прошита и скреплена печатью. Книга заверяется подписью руководителя организации и главного бухгалтера.
На каждой странице журнала представлена таблица, содержащая 8 столбцов. В эту таблицу вносятся сведения по выдаваемым в организации доверенностям.
Вести журнал должен один сотрудник. Данная обязанность возлагается на бухгалтерию, либо юридический отдел. Хранится данный документ должен 5 лет.
- Образец. Заказ на ремонт или заточку инструментов (приспособлений). Форма № мб-3
- Образец. Индивидуальные сведения о плательщике страховых взносов. Форма № сзв-1
- Образец. Информация о массовом высвобождении работников
- Образец. Карточка акционера
- Образец. Карточка акционера (для юридических лиц)
- Образец. Карточка размещения ценных бумаг
- Образец. Карточка учета ценных бумаг в залоге
- Образец. Книга контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
- Образец. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
- Образец. Книга учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
- Личная карточка учета выдачи СИЗ. (Форма МБ-6)
- Образец. Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений. Форма № мб-6
- Образец. Медицинская справка для представления в госавтоинспекцию форма n 083-у-89
- Образец. Обращение акционера в правление акционерного общества с требованием о созыве общего собрания (типовая форма)
- Образец. Операционный журнал
- Образец. Перечень документов, на которых ставится круглая печать
- Образец. Перечень документов, не подлежащих регистрации
- Образец. Перечень документов, подлежащих утверждению
- Образец. Повестка дня годового общего собрания акционеров
- Образец. Положение о конфиденциальной информации акционерного общества (типовая форма)
Журнал учета выданных доверенностей хранится у сотрудника организации, который отвечает за регистрацию доверенностей. Журнал имеет следующие графы:
- номер доверенности,
- дата выдачи,
- срок действия,
- должность и ФИО лица, которому выдана доверенность,
- наименование поставщика, у которого получают товары,
- номер и дата наряда, счёта или извещения,
- расписка лица, получившего доверенность,
- отметка о выполнении поручения по доворенности (указывается накладная по которой получены товары у поставщика).
ООО «Инфостарт» гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.
Учет (журнал) и регистрация доверенностей в организации
Все последующие страницы предназначены для непосредственного учета, поэтому выполнены в виде таблицы, разбитой на столбцы:
- Самый первый столбик предназначен для внесения порядкового номера выданной доверенности;
- Следующим пунктом указывается дата выдачи доверенности;
- В третий столбик вносятся сведения о сроках действия;
- В четвертую колонку вписываются данные лица, получившего доверенность, указывается должность и фамилия;
- В пятом столбике указываются сведения о поставщике;
- В следующей графе указывается номер и даты выдачи наряда, либо иных, заменяющих наряд, документов (счета, спецификации);
- Следующая колонка предназначена для расписки лица в получении доверенности;
- В итоговую графу вносятся отметки о выполнении поручения на основании выданной доверенности.
Нужно ли вести журнал учета доверенностей в 2018 году
Образец журнала регистрации выданных доверенностей Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.
Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась. Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен.
Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.
Здесь может быть указана накладная, подтверждающая получение ТМЦ по доверенности. Также в этой графе может быть сделана запись о неполучении ТМЦ (возврат доверенности), если, например, по данной доверенности они не были получены. Возвращенная доверенность должна быть аннулирована, на ней ставится отметка «неиспользованная».Также полезно прочитать: «Акт о возвращении товарно-материальных ценностей (форма МХ-3)«.
Кто должен вести До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования. По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется. Регистрация доверенностей таким образом позволит избежать ошибок и путаницы в деятельности фирмы.
Журнал регистрации доверенностей / Адвокат
Данная форма журнала регистрации доверенностей применяется по сей день. Журнал подобной формы используется с целью учета выданных доверенностей и регистрации расписок в их получении, представляет собой книгу учета с пронумерованными и прошитыми страницами, скрепленными печатью организации и заверенными подписями руководящего лица и главбуха. На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием доверенностях. Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет. Заполнение и образец Бланк журнала учета доверенностей (форма М-3) На самой первой странице указываются сведения об организации, в которой будет осуществляться учет. Пишется название предприятия, код ОКПО, указывается период ведения.
Что такое генеральная доверенность
Генеральная доверенность — это нотариально удостоверенный документ, который включает в себя перечень полномочий, передаваемых от одного лица другому.
Доверенность оформляют, если человек не может самостоятельно совершить какие-то действия и необходимо, чтобы этим занялось другое лицо. Например, вы уехали в другую страну и срочно нужно продать автомобиль. От вашего имени может действовать тот, на кого оформили доверенность.
В российском законодательстве нет понятия «генеральная доверенность», однако термин широко используют. Условно виды документа по полномочиям можно разделить на:
- разовые — совершение какого-то отдельного действия (например, представление интересов в Росреестре для регистрации права собственности на квартиру в Москве);
- специальные — выдается для совершения нескольких однотипных действий (например, для регистрации права собственности на любую недвижимость);
- общие (генеральные) — ее особенность в более широком круге полномочий и сделок, которые представитель может совершать от имени доверителя. Такая доверенность обязательно проходит нотариальное удостоверение.
Главное отличие между видами доверенностей — объем передаваемых полномочий.
Как оформить генеральную доверенность
- Подготовьте документы. Обязательно нужны паспорта доверенного и поверенного (копия паспорта, если поверенный отсутствует, для иностранца — нотариально заверенный перевод паспортных данных). Документы на недвижимость или автомобиль, если доверенность предполагает действия с ними.
- Придите к нотариусу и составьте текст доверенности. Обозначьте, какие именно права вы собираетесь передать. Не бойтесь уточнять у специалистов, если вам что-то непонятно. Можете также ограничить доверенность, например запретить выполнять сделки на какую-то сумму.
- Внимательно проверьте данные, после того как нотариус подготовит черновик доверенности.
- Дождитесь, пока доверенность распечатают на специальной форме, поставьте подпись.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Журнал учета путевых листов
ИП и компании могут сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
-
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
-
Таблица, в которой указывают:
- номер путевого листа и дату его выдачи,
- данные водителя и его табельный номер,
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.