Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок оформления совмещения должностей (профессий) в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работник при подписании дополнительного соглашения должен знать все условия совмещения. При этом работодатель не вправе изменить сумму доплаты в меньшую сторону в одностороннем порядке. Все изменения должны производиться только с заключением нового дополнительного соглашения.
Совмещение профессий (должностей)
Такое совмещение осуществляется, если работнику поручается работа по профессии (должности), отличной от основной профессии (должности), предусмотренной трудовым договором.
Например, секретарь может выполнять дополнительную работу по должности специалиста по кадрам, бухгалтер – по должности кассира и т. д.
При этом совмещаемая должность в обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает выполнять работнику дополнительную работу по другой профессии, но должности, которой в организации не существует, не только не будет считаться совмещением, но может быть признана нарушением трудового законодательства. То есть совмещение профессий (должностей) может осуществляться или в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, или в случае, когда эта должность вакантна.
Не будет совмещением и ситуация, когда работник принимается на комбинированную должность (например, водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции.
Бывает, что исполнение обязанностей отсутствующего работника установлено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора. Например, заместителю руководителя определено, что он исполняет обязанности руководителя на время его отсутствия. Должна ли такому работнику осуществляться доплата за совмещение должностей? Ответ на этот вопрос дается в Письме Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897. В нем отмечается, что выполнение работы другого работника со схожей трудовой функцией, предусмотренной должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора, не предполагает осуществления доплат, поскольку в таком случае данная работа выполняется в рамках заключенного трудового договора.
Прекращение внутреннего совмещения
Прекращаться исполнение дополнительных обязанностей в виде совмещения может двумя способами:
— по с истечением срока, установленного соглашением сторон при поручении дополнительной работы;
Несмотря на то что и в допсоглашении к трудовому договору, и в приказе по личному составу целесообразно указывать срок, в течение которого предполагается работа в режиме совмещения, и работник, и работодатель вправе прекратить совмещение досрочно. Такое положение установлено статьей 60.2 ТК РФ.
— досрочно по желанию одной стороны с письменным предупреждением второй стороны за три рабочих дня.
При этом норма статьи наделяет работника безусловным правом отказаться от работы по совмещению, не ограничивая это право ни сроками заблаговременного предупреждения, ни иными условиями. Право же руководства организации досрочно прервать совмещение должностей сотрудником дополняется необходимостью поставить об этом работника в известность не позднее чем за 3 дня в письменном виде. То есть предполагается, что если совмещение должностей досрочно прерывается нанимателем, то об этом составляется специальный документ — уведомление, с которым сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.
Важно: независимо от того, кто проявил инициативу по прекращению работы в режиме совмещения — сотрудник или руководство предприятия, к трудовому договору должно быть оформлено допсоглашение об этом.
Доп. соглашение подписывается обеими сторонами, на основании соглашения работодатель издает приказ о досрочном прекращении работы в режиме совмещения должностей в отношении конкретного работника.
С приказом необходимо ознакомить работника, который должен подтвердить свою осведомленность личной подписью. Если же совмещение должностей заканчивается в связи с окончанием запланированного срока, установленного ранее в дополнительном соглашении к трудовому договору и приказе, приказ об окончании срока совмещения оформлять необязательно.
Что есть совмещение и чем оно отличается от совместительства?
Под совмещением подразумевается исполнение сотрудником по просьбе руководства дополнительных к основной работе обязанностей в течение своего трудового дня. Такая ситуация возникает обычно в случае, когда необходимо исполнять работу отсутствующего по разным причинам работника параллельно с выполнением своей основной работы. График работы этого сотрудника становится более плотным.
Необходимость в совмещении возникает обычно в случаях:
- ухода замещаемого сотрудника в отпуск;
- на время больничного листа работника;
- отсутствия работника по семейным обстоятельствам;
- при других обстоятельствах.
Иногда путают понятия совместительство и совмещение, думая, что это синонимы одного и того же понятия. В действительности они имеют разное значение.
Главное — договориться
Во-первых, многие кадровики убеждены в том, что решение о введении совмещения профессий (должностей) принимает работодатель. Это одна из ключевых ошибок, порождающая много других. Ведь ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ не случайно начинается словами: «С письменного согласия работника…». Таким образом, согласие работника получать необходимо, ведь речь идет об изменении его трудовой функции. Конструкция ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ, конечно, исходит из того, что на практике совмещение профессий (должностей) часто оформляется с подачи работодателя, но это не значит, что любой дополнительной нагрузке работник будет рад. Таким образом, работник, если он не сам является инициатором изменения своей трудовой функции в части получения дополнительной работы, должен подтвердить свое согласие. Инициативу в установлении совмещения должностей может проявить как работодатель, так и работник. И не имеет значения, кто первым вынес на рассмотрение другой стороны этот вопрос.
Во-вторых, изменение любого условия труда (ст. 72 ТК РФ) по общему правилу подлежит не просто согласованию, а письменному согласованию. Исключение составляют случаи, специально оговоренные в ТК (ч. 2 и 3 ст. 72.2).
Таким образом, ошибочно полагать, что для оформления совмещения профессий (должностей) достаточно будет издать приказ. Приказ — это распорядительный нормативный документ, издаваемый руководителем организации. То есть приказ — это решение «сверху», единоличное решение работодателя. А передача работнику дополнительной работы не может решаться в одностороннем порядке. Обеими сторонами должно быть достигнуто соглашение, на каких условиях будет впредь трудиться работник.
Только с письменного согласия работника
Если работодатель принял решение поручить работнику выполнение дополнительной работы, то в первую очередь необходимо получить его письменное согласие. Согласие работника на поручаемую ему дополнительную работу может быть получено путем:
- представления работником письменного заявления на имя руководителя организации (уполномоченного им лица);
- письменного согласия работника, выраженного им на предложении о выполнении дополнительной работы или на служебной записке руководителя структурного подразделения, адресованной руководителю организации (уполномоченному им лицу);
- заключения соглашения сторон трудового договора (работника и работодателя) — соглашения о совмещении должностей.
По нашему мнению, целесообразно оформлять достигнутую сторонами договоренность о выполнении дополнительной работы посредством составления двустороннего письменного документа, в котором будут сформулированы все условия ее выполнения, — соглашения о совмещении должностей (см. образец оформления соглашения). Оно будет одновременно выступать письменным согласием работника.
Особенности расчетов за совмещение должностей (профессий)
- Совмещать одну должность могут несколько работников. Тогда сумма всех доплат не должна превышать 100% ставки для этой должности по штатному расписанию.
- Один работник может совмещать несколько должностей. Этот аспект вызывает много споров, однако ТК РФ в ст. 276 запрещает совмещать работу во внутренних надзорных структурах той же организации только руководителю (например, в качестве ревизора). Иных ограничений нет. Нормирования доплат за несколько совмещений тоже нет. Действительной будет сумма, установленная по соглашению между работником и работодателем.
- Руководящий состав может совмещать (и замещать) должности и получать за это компенсацию.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос 1. Обязательно ли отражение факта совмещения сотрудником должностей в табеле рабочего времени?
Ответ: Такой необходимости нет, поскольку сотрудник выполняет обязанности в рамках одного трудового дня. Предоставленное рабочее время не меняется.
Вопрос 2. Нужно ли вносить в ТК сотрудника запись о факте совмещениям им должностей?
Ответ: Говоря о совмещении в пределах одной организации, когда работник выполняет обязанности в рамках 2-х должностей в один рабочий день, записи вносить нет необходимости. Запись необходима, когда для работы по совмещаемой должности работнику нужно дополнительное время – отдельное от основной работы. Обычно в таких случаях заключают еще одно трудовое соглашение.
Вопрос 3. Если во время совмещения должностей с работником не заключают еще одно трудовое соглашение, каким образом предусмотреть его материальную ответственность на второй должности?
Ответ: Тут нужно оформление не ТД, а договора, отдельно предусматривающего такой вид ответственности сотрудника на занимаемой им должности.
Временный перевод и совмещение
В зависимости от типа работы, которую нужно будет дополнительно выполнять сотруднику, процедура оформления будет разной. Тут выделяют два направления:
| Вид | |
| Совмещение |
Такой вариант допустим в случаях, когда требуется выполнять однотипную работу по такой же специальности и с таким же как у сотрудника уровнем квалификации. Здесь, в свою очередь выделяют:
|
| Временный перевод | Этот вид возложения дополнительных обязанностей применяется в случае, когда новая работа кардинально отличается от той, что сотрудник выполняет на своем рабочем месте. Для этого у сотрудника должна быть дополнительная квалификация, опыт, образование, позволяющие выполнять новую работу. В этом случае можно временно перевести труженика на новый участок с освобождением на этот период по основному месту работы, а можно оформить как совместителя. Тогда сотрудник будет охватывать сразу два направления. |
Важно отметить, издание приказа по компании, как и личное согласие работника должны быть обязательно.
Помните, применять совмещение, либо временный перевод можно только в том случае, если присутствует свободная должность, по которой нужно выполнять работу. После ее заполнения труженик освобождается от дополнительных обязательств.
Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей
Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей. Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату. Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).
В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.
Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.
| СОВМЕЩЕНИЕ | ВНУТРЕННЕЕ СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО |
|---|---|
| Дополнительные обязанности выполняются параллельно с основной работой. | Дополнительные обязанности подразумевают выполнение сначала основной работы. |
| Рабочее время не увеличивается. | Рабочее время увеличивается (максимум до половины рабочего дня, но не более 4 часов в день). |
| Оплата по согласованию с работодателем. | Оплата пропорционально отработанному времени. |
| Нужно дополнительное соглашение к действующему трудовому договору и изменение должностной инструкции. | Нужно заключить еще один трудовой договор с этим сотрудником – на дополнительную должность на часть ставки. |
| Дополнительные обязанности можно снять в любой момент приказом руководства. | Для снятия дополнительных обязанностей нужно расторгать соответствующий трудовой договор. |
Что должен содержать приказ о совмещении?
Изданный по предприятию приказ важен для совмещающего сотрудника тем, что в нем должны конкретизироваться условия, на которых он должен исполнять дополнительный фронт работ. Условия, указанные в приказе, не должны расходиться с положениями дополнительного соглашения о совмещении работы, подписанного предварительно.
В этом документе должна присутствовать следующая информация:
- на каком основании возникла необходимость в совмещении: например, в связи с уходом сотрудника в отпуск;
- срок исполнения работы: на время отпуска;
- размер зарплаты за эту работу;
- указание бухгалтерии проводить дополнительные начисления к основной зарплате с учетом указанного размера доплаты.
Документы, необходимые для работы по совместительству
При условии, что работник соглашается возложить на себя дополнительные обязанности по своему основному месту труда, сбор документации не потребуется, так как вся необходимая информация о нем уже внесена в кадровые списки. Однако если совмещение будет носить внешний характер, ситуация немного меняется. Физическому лицу придется выполнять все те же действия, что и при стандартном приеме на вакантное место. Поэтому, прежде чем подавать заявление на совмещение должностей, претенденту необходимо собрать такой перечень документов:
- Паспорт.
- Сведения о государственном пенсионном страховании (СНИЛС).
- Документ об образовании (диплом, аттестат) – для профессий, требующих специальных знаний.
- Справка, информирующая об условиях на основном месте работы, – при оформлении на должность с тяжелым или потенциально опасным для здоровья характером труда.
СНИЛС необходим для того, чтобы руководитель смог делать взносы в Пенсионный фонд, которыми облагается любая оплата труда. При совмещении должностей вычет налогов из дохода работника такой же, как и в классическом случае. Следует напомнить, что трудовую книжку приносить не нужно. Она остается в организации, предоставляющей лицу основное место работы.
«Совместительские» особенности
Внутренне совмещение, замещение и совместительство по правовой сути – выполнение дополнительных трудовых функций, оговоренных в конкретном случае. Звучание слов имеет схожесть в понимании существа вопроса.
Однако понятия имеют больше различий, чем общности, представленные в таблице:
| Критерии | Замещение | Совмещение | Совместительство |
| Порядок оформления взаимоотношений | Издать приказ об исполнении трудовых обязанностей замещаемого лица на основании достигнутой предварительно договорённости. | Оформить внутреннее совмещение у одного работодателя следует дополнительным соглашением, на основании которого издать приказ о внутреннем совмещении. | Написать соответствующее заявление, заключить новый индивидуальный договор и издать приказ о приёме на работу совместителя, образец которого дублирует функции заключённого договора. |
| Установление рабочего времени | Рабочее время полностью посвящается выполнению обязанностей отсутствующего работника с полным игнорированием своих трудовых функций. | Дополнительное время на выполнение обязательств не предусматривается, оба вида работ выполняются параллельно в более интенсивном режиме. | Регламентируется дополнительное время на исполнение «совместительских» функций, которое не должно превышать четырёх часов в день. |
| Порядок прекращения правоотношений | Исполнение прекращается автоматически при выходе на рабочее место временно отсутствующего работника. | Если в приказе на совмещение не были указаны конкретные сроки, то о прекращении исполнения обязанностей создаётся дополнительный приказ. | Расторгается составленный трудовой договор на основании окончания срока или при инициативе любой из сторон, после подписания издаётся соответствующий приказ. |
| Механизм оплаты труда | Заработная плата начисляется в соответствии с условиями оплаты труда замещаемого работника, предполагая повышение размера исключительно за счёт разницы в должностных окладах. | Оплата труда за совмещение регулируется дополнительным соглашением, не ограниченным предельными размерами. Заработная плата по собственному договору начисляется одновременно без внесения изменений ни в одну сторону. | Заработная плата, начисленная по совместительству, не может превышать 50 % должностного оклада, поскольку законодатель регулирует рабочее время установлением максимума – половины положенной нормы времени. Оплата по основному договору остаётся без внесения корректировок. |
Только с письменного согласия работника
Если работодатель принял решение поручить работнику выполнение дополнительной работы, то в первую очередь необходимо получить его письменное согласие. Согласие работника на поручаемую ему дополнительную работу может быть получено путем:
- представления работником письменного заявления на имя руководителя организации (уполномоченного им лица);
- письменного согласия работника, выраженного им на предложении о выполнении дополнительной работы или на служебной записке руководителя структурного подразделения, адресованной руководителю организации (уполномоченному им лицу);
- заключения соглашения сторон трудового договора (работника и работодателя) — соглашения о совмещении должностей.
По нашему мнению, целесообразно оформлять достигнутую сторонами договоренность о выполнении дополнительной работы посредством составления двустороннего письменного документа, в котором будут сформулированы все условия ее выполнения, — соглашения о совмещении должностей (см. образец оформления соглашения). Оно будет одновременно выступать письменным согласием работника.