Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Штатный бухгалтер или аутсорсинг: что лучше?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реалии текущего времени. В 2020 году большое количество компаний и ИП были вынуждены переводить своих бухгалтеров на дистанционную работу. Многие теперь склоняются к решению частично или полностью сохранить такой подход к организации бухгалтерии. Для этого уже есть и законодательная база — внесены соответствующие изменения в ТК РФ.
Как аутсорсинг бухгалтерских услуг зарекомендовал себя в кризис
Весной 2020 года коронавирус заставил большинство предпринимателей отправить сотрудников по домам. Сложностей хватало, особенно с штатными бухгалтерами:
- непривычная обстановка выбила их из колеи: отсутствует возможность зайти к шефу за подписью, с коллегами приходится общаться по телефону или в мессенджерах, постоянно выясняется, что не хватает каких-то бумаг, оставшихся в кабинете, и так далее;
- нет системы контроля, а значит, приходится надеяться на сознательность бухгалтера. Не все умеют самостоятельно расставлять приоритеты и сосредоточенно работать, когда вокруг носятся дети, нужно готовить, убирать и решать десятки других бытовых вопросов.
История и тенденции развития бухгалтерского аутсорсинга
Бухгалтерский аутсорсинг — вещь на самом деле не новая и в реальности она существует уже много лет. Совершенно очевидно, что небольшая организация или ИП не будет содержать у себя в штате серьезного профессионального бухгалтера, — ей это просто не по карману. Тем не менее, бухгалтерию вести надо и естественным путем решения этого вопроса до сих пор было поиск среди знакомых и родственников людей, которые имеют хотя бы удаленное отношение к бухгалтерии и обращение к ним за помощью за небольшие деньги, или же — поиск приходящего бухгалтера-частника, который обслуживает одновременно несколько организаций.
По сути — бухгалтер-частник и есть реализация идеи бухгалтерского аутсорсинга в своем зачаточном состоянии. Однако риски такого подхода достаточно очевидны: отношения между организацией и приходящим бухгалтером зачастую ничем не регулируются, — все держится на честном слове. Частник может исчезнуть, найти себе постоянную работу или попросту набрать себе слишком много организаций, что снизит качество работы для Вас.
Компания, предлагающая услуги бухгалтерского аутсорсинга — это развитие идеи приходящего бухгалтера, но только на более цивилизованном уровне. Отношения между заказчиком и организацией, оказывающей бухгалтерские услуги, регулируются договором, что существенно снижает риск, связанный со снижением качества работы. Организация, которая заботится о своей репутации, будет заботится и о своих клиентах и не допустит снижения качества обслуживания.
В настоящее время все больше людей отдают на аутсорсинг ведение своего бухгалтерского учета в специализированные фирмы. И эта тенденция со временем будет только увеличиваться, все больше вытесняя с рынка приходящих бухгалтеров. По сути, использование услуг приходящего бухгалтера можно сравнить с торговлей на стихийоно организованном рынке, а бухгалтерскую компанию, — с супермаркетом. Время показывает, что торговые сети со временем вытесняют стихийную торговлю, то же самое произойдет и с приходящими бухгалтерами, которые все больше будут вытесняться бухгалтерским аутсорсингом.
Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг
Существуют различные варианты бухгалтерского аутсорсинга, которые часто зависят от масштаба организации. Они могут отличаться количеством услуг, которые предоставляет исполнитель. В перечень могут входить не только налоговый и бухучет, как наиболее часто встречающиеся услуги для заказа, но и прочие функции главного бухгалтера, а также ведение участков зарплаты или авансов.
Встречаются случаи, когда в выбранную комбинацию клиент хочет включить также и юридическую поддержку, оптимизацию финансовых расходов (например, сменить систему налогообложения для снижения суммы уплачиваемых налогов), а также кадровый учет и прочее.
Также возможны варианты, когда аутсорсинг является дополнением к штатной бухгалтерии, либо компания предпочитает передать все функции полностью на аутсорсинг.
Для осуществления наиболее правильного выбора следует тщательно взвесить возможности организации и выгоды в случае перехода.
Современные компьютерные технологии уже давно используются при оказании бухгалтерских услуг. Это не просто удобство для бухгалтера или клиента, а сегодняшнее требование налогового законодательства. Например, есть такие виды отчетности, которые принимаются только в электронном виде, и эта тенденция будет и дальше развиваться.
Большим плюсом хорошего аутсорсера будет наличие собственного программного обеспечения, работающего в «облачном» формате. Это означает ваш круглосуточный бесперебойный доступ к своей отчетности и документам в личном кабинете, возможность задать вопрос специалисту, отслеживать расчеты с контрагентами и другие платежи и т.д. На случай прекращения договора с аутсорером вам должен быть гарантирован перенос вашей информационной базы в полном и неизменном объеме, для запуска ее на другом оборудовании.
Правильный расчет налогов и своевременная оплата
Снова обращаемся к профессионализму, от которого все зависит.
Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда обратившийся к нам клиент жалуется на “всплывшие” долги перед контролирующими органами, которые не позволили компании выиграть тендер или заключить важный контракт. Чтобы такой ситуации не возникало у наших клиентов, мы ежеквартально сверяемся с налоговыми и передаем информацию клиенту.
Еще одна распространенная ситуация — бухгалтер не рассказывает руководителю об альтернативных системах налогообложения и не просчитывает разные варианты. Мы часто встречаем магазины, которые находятся на УСН 6%, хотя экономически выгоднее УСН 15%.
Позвольте рассказать вам о нескольких правилах, которые действуют в нашей компании:
-
При начале работы с новой компанией или при каких-либо изменениях у клиентов, с которыми мы уже работаем, наши бухгалтера проводят анализ выбранной системы налогообложения. Для этого проводится финансовое планирование, производится оценка иных систем. Таким образом мы помогаем оптимизировать налогооблагаемую базу, конечно, в рамках закона.
-
Наши клиенты регулярно получают от нас информацию о том, на какую сумму уже накопилось налоговых платежей. Так мы помогаем собственникам эффективнее планировать расходы.
-
Мы проводим регулярные сверки с налоговыми. Это позволяет избежать долгов перед государством.
Основы заключения договора на предоставление услуг персонала
На примере IT-организации рассмотрим, как заключать договор на возмездное оказание услуг.
Руководитель IT-компании желает повысить эффективность своей организации, поэтому он решил обратиться к HR-аутсорсингу. Он хочет, чтобы HR-специалист подобрал сотрудников в отдел связи и технической поддержки, рассчитал зарплаты персонала, а также занялся их мотивацией и обучением.
Встречаются руководители IT-компании и аутсорса, садятся за стол переговоров. Им нужно решить и прописать в договоре следующие моменты:
- Перечень оказываемых услуг. Тут четко прописывается, что сотрудник компании-исполнителя должен провести конкурс кандидатов в отдел связи и технической поддержки, затем отобрать соискателей, провести собеседование и выбрать конкретных работников. Сотрудник должен рассчитать зарплаты нанятого штата, а также обучить новых работников и мотивировать их: тут подробно описывается, какие мероприятия будут проведены.
- Сроки исполнения обязательств. Руководители договариваются и четко прописывают: подбор кадров должен быть завершен 11.04.2020 года; зарплаты должны быть рассчитаны не позднее 25.04.2020 года; мероприятия по обучению и мотивации сотрудников должны быть завершены до 10.08.2020 года. Также прописывается, что срок действия договора до 10.08.2020 года.
- Ответственность сторон. В договоре руководители прописывают конкретные суммы пени за дни просрочки, суммы штрафа, а также ссылаются на общие нормы закона.
- Условия расторжения договора аутсорсинга.
Разбираемся в преимуществах и недостатках аутсорсинга бухгалтерии
Руководители организации несут ответственность за правильное ведение бухгалтерского учёта. Но небольшие компании и индивидуальные предприниматели далеко не всегда разбираются в том, что именно нужно делать. Если им невыгодно тратить личное время или нанимать штатного специалиста на полную занятость, они могут воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом. О чём идёт речь?
Давайте разберёмся для начала в том, что такое аутсоринг в бухгалтерии простыми словами, то есть что он собой представляет.
По факту это передача ведения бухгалтерского учёта сторонней организации на основе заключённого договора.
По смыслу такого соглашения вторая сторона специализируется на ведении бухгалтерской отчётности, предоставляет соответствующую услугу и берёт связанные с этим на себя обязательства.
Ключевой момент в бухгалтерском аутсорсинге – это соблюдение коммерческой тайны. Подобный пункт обязательно нужно прописать в соглашении, поскольку речь идёт о гарантии безопасности для компании-клиента.
Надеюсь, со стоимостью — все встало на свои места. Теперь поговорим о цене ошибки в обоих случаях.
Штатный бухгалтер. Бывает так: сидишь, занимаешься своими делами — бухгалтер вроде работает, а тут хоп! – и требование пришло из налоговой, счет заблокировали и другой счет тоже заблокировали. В бумажке написано, что виной тому неуплата налога. И тогда штатный бухгалтер наверняка получит от вас полную порцию праведного гнева, сидит-то рядом — бежать некуда.
Что дальше делать с бедолагой? Уволить, сделать выговор, лишить премии или все вместе — решать вам. Ну, конечно, ваш сотрудник несет материальную ответственность, однако сумма взыскания при непредумышленном причинении ущерба ограничена размером заработной платы за месяц. Все дополнительные убытки из-за ошибки штатного бухгалтера вам придется оплачивать из своего кармана.
Кроме того, озлобленный сотрудник может просто исчезнуть, не забыв прихватить с собой все наработанные базы и даже степлер. И тогда придется ломать голову о том, как восстановить учёт и оплачивать штрафы и пени. При этом ценник такой реанимации учета тоже немаленький: от 5 тыс. до 100 тыс. руб. за квартал.
Что делать, если бухгалтер не оставил вам никаких первичных документов после своего бегства, а на бизнес нагрянула проверка? Тогда вам нужно будет оплатить штраф от 10 тыс. руб., согласно статье 120 НК РФ. Если же нарушение не единственное в разных налоговых периодах, то штраф вырастет до 30 тыс. руб.
Бухгалтерский аутсорсинг. Нормальная фирма по бухгалтерскому аутсорсингу страхует себя от ошибок на 100 млн руб. Как правило, в такой компании есть специальный отдел по контролю качества услуг. Именно этот отдел предугадывает ошибки и проводит аудит ведения учета по каждому клиенту. Это помогает вовремя обнаружить ошибки, которые могут нанести вред вашему бизнесу.
Ну, а если вам все-таки приходит штраф от контролирующего ведомства из-за ошибки, допущенной бухгалтерским аутсорсингом, то компания его возмещает в полном объеме.
Средняя зарплата штатного бухгалтера — показатель необъективный. В Москве зарплата бухгалтера начинается от 45 000 рублей и достигает 150 000 рублей в месяц. В регионах бухгалтеру в штате платят от 30 000 рублей в месяц.
Бухгалтеру понадобится рабочее место в офисе с оборудованием и программное обеспечение. Нужно понимать, что есть затраты на расходные материалы для подготовки документов, обработку и отправку корреспонденции, хранение документов, поездки бухгалтеров в банк и налоговую. Не забываем про отчисления в налоговую, пенсионный фонд и страховые взносы.
Сотрудникам платят зарплату и за то время, когда они сидят в соцсетях или ходят в курилку. А за переработку — доплачивают.
Зато бухгалтер всегда «под рукой», ему можно задать срочные вопросы и потребовать результат здесь и сейчас.
Особенности аутсорсинга бухгалтерии
Аутсорсинг финансовых функций вообще, и бухгалтерии в частности, относится к одним из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Причиной тому является необходимость управления несколькими бизнес-процессами одновременно, на что зачастую руководителям не хватает управленческого опыта. К тому же, аутсорсинг финансовых функций, связанных с управлением финансами, учётом и отчётностью предприятия подразумевает доступ аутсорсера к сведениям и документам, которые могут представлять коммерческую тайну. Дополнительно широкому распространению аутсорсинга в России препятствует ряд факторов. Объективный — отсутствие нормативной базы. Стороны заключают договоры, руководствуясь общероссийским законодательством и общей терминологией. Далеко не всегда эти договоры составлены грамотно. Ещё реже они учитывают специфику деятельности и характер взаимоотношений клиента и поставщика услуг (аутсорсера).
Что выбрать: аутсорсинг, штатный или приходящий бухгалтер
Организовать ведение бухучета на предприятии руководство может несколькими способами: с помощью нанятого штата бухгалтеров, привлечь со стороны внешнего специалиста, и заключить договор с фирмой-аутсорсером. Рассмотрим подробнее положительные и отрицательные стороны каждого способа.
| Бухгалтер, работающий по трудовому соглашению | Внешний бухгалтер по договору подряда | Организация-аутсорсер | |
| Качество оказываемых услуг | Зависит от объема знаний каждого бухгалтера, поэтому при приеме обязательно нужно тщательно проводить отбор специалистов. | Довольно высокое, так как договор заключается на основании имеющихся рекомендаций, также зависит от объема знаний. | Высокий уровень оказываемых услуг, так как в штате такой организации работают специалисты различных направлений. |
| Ответственность | Данные специалисты защищены ТК РФ. Поэтому взыскать штрафы с них очень сложно. | Возможно привлечь к ответственности за допущенные ошибки, но если специалист заключил договор как предприниматель. | Организация, оказывающая услуги по аутсорсингу бухгалтерии берет на себя всю ответственность, если из-за нее компанию привлекают к штрафам и возмещению убытков |
| Стоимость услуг | Достаточно высокая, так как в расходы компании входят затраты по организации места работы, зарплата, отчисления ее и т.д. | Стоимость услуг внешнего бухгалтера определяется на основании договоренности. Компания экономит на стоимости организации рабочего места, отчислений и т.д. | Организации-аутсорсеры разрабатывают несколько тарифных планов, и фирма-заказчик выбирает уже в соответствии со своими возможностями. Стоимость варьируется в зависимости от системы налогообложения, количества операций и т.д. |
| Вывод | Данный вариант подходит для компаний среднего и крупного размера, где бухгалтерия должна присутствовать, чтобы не прерывать хозяйственную деятельность. | Хорошо подходит для новых компаний и предпринимателей, а также юрлиц малого бизнеса. Но руководство может столкнуться с ситуацией, когда потребуется бухгалтер, а он будет недоступен. | Очень выгоден для компаний малого и среднего бизнеса. Он позволяет сэкономить не только на затратах, но и получить высокий уровень обслуживания.
Руководитель в этом случае будет освобожден от многих вопросов, связанных с учетом и налогообложением. |
Что лучше и дешевле: бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист?
Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.
Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.
Комплексный аутсорсинг
Полный аутсорсинг необходим хозяйствующим субъектам, которые нуждаются в полной замене бухгалтерского отдела, начиная с главбуха, и заканчивая рядовыми бухгалтерами. Такой сервис предполагает ведение налогового и бухучета, начисление заработной платы, оформление, сбор и хранение первичной документации, создание платежек, сдачу отчетности. Также заказчик может воспользоваться следующими услугами:
-
формирование управленческой отчетности;
-
оптимизация налогов;
-
юридические консультации;
-
налаживание либо замена учетной системы;
-
взаимодействие различных систем;
-
налаживание системы ЭДО;
-
хостинг либо аренда 1С.
Плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсе
Рассмотрим более подробно все способы передачи бухгалтерии на аутсорс.
И стоит помнить, что по факту любая из форм аутсорсинга может закрыть вопрос с бухгалтерским учетом, но полностью исключить его из вашей ответственности не получится.