Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем расчетный листок по зарплате». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.
Порядок выдачи расчетного листка.
Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277-6-1).
Как часто нужно выдавать расчетный листок?
По правилу, установленному в ч. 6 ст. 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовым договорами.
Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два. Ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы, причем не важно, аванс это или заработная плата. Однако на практике работодатели не сопровождают выдачу аванса и других межрасчетных выплат (например, отпускных, командировочных, материальной помощи) расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц (Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). И это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка — известить работника о всех начислениях и удержаниях за месяц.
При увольнении сотрудника компания должна выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета с ним.
Порядок заполнения расчетного листка рассмотрим на примере.
Пример. В ООО «Ветер» установлена пятидневная рабочая неделя. Положением об оплате труда, действующим в компании, предусмотрена выплата сотрудникам:
- аванса в размере 50% от оклада не позднее 20-го числа текущего месяца;
- заработной платы за вторую половину месяца — не позднее 10-го числа следующего месяца;
- ежемесячной премии в размере 30% оклада. Премия рассчитывается пропорционально отработанному времени.
В компании в должности дизайнера работает С.А. Васильева. Оклад сотрудницы — 30 000 руб.
С 1 по 8 августа 2013 г. она болела. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 9600 руб.
Права на стандартные налоговые вычеты она не имеет.
20 августа 2013 г. ей выплачен аванс в размере 15 000 руб. (30 000 руб. x 50%).
26 августа 2013 г. С.А. Васильева получила материальную помощь в размере 4000 руб. (с начала года это первая материальная помощь).
10 сентября сотруднице выплачена заработная плата за вторую половину августа.
Как в расчетном листке работницы за август 2013 г. будет отражена сумма начислений и удержаний?
Решение. Рассчитаем размер заработной платы за отработанное время в августе 2013 г.
Он равен 21 818,18 руб. (30 000 руб. : 22 раб. дн. x 16 раб. дн.).
Премия за отработанное время в августе составит 6545,45 руб. [(30 000 руб. x 30%) : 22 раб. дн. x 16 раб. дн.].
Сумма НДФЛ за август 2013 г. с начисленных сумм равна 4935 руб. [(21 818,18 руб. + 9600 руб. + 6545,45 руб.) x 13%].
10 сентября работодатель выплатил С.А. Васильевой заработную плату за вторую половину августа в размере 18 028,63 руб. (21 818,18 руб. + 6545,45 руб. + 9600 руб. + 4000 руб. — 4935 руб. — 15 000 руб. — 4000 руб.).
Образец заполнения расчетного листка за август 2013 г. приведен ниже.
Образец
Расчетный листок С.А. Васильевой за август 2013 года
РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК
|
Табельный номер
|
231
|
Месяц/Год
|
август 2013
|
Фамилия
|
Васильева
|
|||
|
Код подразделения
|
232-01
|
Оклад
|
30 000,00
|
Имя
|
Светлана
|
|||
|
Должность/ профессия
|
Дизайнер
|
Отчество
|
Александровна
|
|||||
|
Вид начисления
|
Период
|
Дни
|
Часы
|
Ставка
|
Сумма (руб.)
|
Вид удержания
|
Период
|
Сумма (руб.)
|
|
По табелю
|
09.08 — 31.08
|
16
|
128
|
21 818,18
|
НДФЛ
|
август 2013
|
4 935,00
|
|
|
Пособие по нетрудоспособности
|
01.08 — 08.08
|
8
|
9 600,00
|
Всего удержано
|
x
|
4 935,00
|
||
|
Материальная помощь
|
4 000,00
|
Выплачено
|
Дата
|
Сумма (руб.)
|
||||
|
Ежемесячная премия
|
09.08 — 31.08
|
16
|
128
|
6 545,45
|
Выплата матпомощи
|
август 2013
|
4 000,00
|
|
|
Аванс за август 2013
|
01.08 — 15.08
|
15 000,00
|
||||||
|
Зарплата за август 2013
|
18 028,63
|
|||||||
|
Всего начислено
|
x
|
x
|
x
|
x
|
41 963,63
|
Всего выплачено
|
x
|
37 028,63
|
Выдача расчетного листка работникам
Сколько раз в месяц работодатель должен выдавать работникам расчетные листки: каждые полмесяца или один раз в месяц? Как правило, работникам организаций любой формы собственности выплачивается заработная плата в фиксированном размере за первую половину месяца в виде аванса, а окончательный расчет осуществляется при начислении и выплате второй части заработной платы, когда уже будут известны все суммы, подлежащие выплате и удержанию. Кроме того, поскольку расчетный листок должен содержать информацию обо всех видах выплат, входящих в заработную плату, то и выдавать его нужно один раз в месяц при начислении второй части зарплаты. Не нужно отдельно выдавать расчетный лист и при начислении отпускных. На этот счет есть разъяснение в Письме Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1, в котором говорится, что оплата отпуска не является заработной платой, поскольку исходя из определения «заработная плата», приведенного в ст. 129 ТК РФ, оплата отпуска выплатой заработной платы не является и работодатель не должен специально выдавать расчетный листок при выплате отпускных сумм.
Нужно ли фиксировать получение листка работником и если да, то каким образом? Поскольку за невыдачу работникам или отсутствие расчетных листков работодатель может быть привлечен к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, лучше иметь подтверждение получения работниками расчетных листков. Сделать это можно или путем проставления сотрудниками подписей в специальном журнале учета выдачи расчетных листков, или путем внесения дополнительного столбца в расчетные (расчетно-платежные, платежные) ведомости, где работники будут расписываться отдельно за получение расчетного листка. Если заработная плата перечисляется работникам на банковские карты, оптимальным вариантом будет ведение журнала учета выдачи расчетных листов.
На кого из работников организации возлагается обязанность по выдаче расчетных листков, может ли это делать, например, руководитель подразделения? Сразу отметим, что сведения о заработной плате относятся к персональным данным работника. В силу ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы.
Иные последствия невыдачи расчетных листков
Согласно ст. 392 ТК РФ работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права.
Целью выдачи расчетного листка является необходимость проинформировать работника, из чего складывается его очередная заработная плата (письмо Минтруда России от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375). Следовательно, о том, какие именно суммы были начислены, работник узнает из расчетного листка. Поэтому, если такой листок ему выдавался, трехмесячный срок на обращение в суд за выплатами будет отсчитываться от этой даты. А вот если расчетный листок не выдавался, суды могут продлить срок на обращение работника в суд.
Так, Седьмой кассационный суд общей юрисдикции в Определении от 17.06.2021 по делу № 88-8423/2021 рассмотрел следующую ситуацию. Работница подала в суд иск о взыскании с работодателя задолженности по заработной плате. Работодатель заявил о пропуске работником срока на обращение в суд, установленного ст. 392 ТК РФ. Однако суд этот довод отклонил. Он указал, что расчетные листки при выплате заработной платы не выдавались, о составных частях заработной платы работница не уведомлялась. Работница, не обладающая специальными познаниями в соответствующей области, лишена была возможности проверить правильность выплаченных ей денежных сумм. Увольнение работницы произошло 29 августа 2019 г. На следующий день она обратилась в Государственную инспекцию труда в Челябинской области с заявлением о нарушении ее трудовых прав. Ответ на обращение был направлен работнице 22 ноября 2019 г., обращение в суд последовало 4 февраля 2020 г. Учитывая, что работник является экономически более слабой стороной в трудовом правоотношении, зависящей от работодателя материально, суд пришел к выводу, что работницей пропущен срок для обращения в суд по уважительной причине.
Еще один пример — Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 17.08.2020 № 88-12103/2020. В этом деле рассматривалась ситуация, когда работник обратился в суд за взысканием с работодателя районного коэффициента и процентной надбавки к заработной плате за работу в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Отклоняя довод работодателя о пропуске работником срока, предусмотренного ст. 392 ТК РФ, суд указал, что расчетные листки работнику своевременно не выдавались, поэтому, узнав о нарушении своих прав, работник обратился в суд в пределах установленного срока.
Отметим, что, помимо штрафных санкций и продления срока на обращение работника в суд, невыдача расчетных листков может послужить одним из оснований для взыскания с работодателя морального вреда (решение Интинского городского суда Республики Коми от 10.04.2018 по делу № 2-166/2018). Так, Иркутский областной суд в Апелляционном определении от 15.06.2016 № 33-7932/2016 рассмотрел иск работника об обязании работодателя выдать ему расчетные листки и компенсировать моральный вред. В обоснование иска работник указал, что работодатель, не выдав расчетные листки, тем самым нарушил его трудовые права на своевременное информирование о составных частях заработной платы. Таким бездействием он причинил работнику моральный вред. Суд удовлетворил эти требования. Учитывая степень нравственных страданий работника по поводу незаконных действий работодателя и характер допущенного работодателем нарушения трудового законодательства, исходя из требований разумности и справедливости, суд пришел к выводу, что работодатель должен компенсировать причиненный работнику в результате своих неправомерных действий моральный вред.
Форма расчетного листка
Унифицированная форма расчетного листка не утверждена, поэтому ИП вправе разработать ее самостоятельно. Либо коммерсанты, которые имеют автоматизированную программу по расчету зарплаты, могут воспользоваться формой расчетного листка из этой программы. Выбранную форму документа предпринимателю нужно утвердить своим приказом.
Индивидуальный предприниматель Самохвалов Георгий Александрович
Приказ N 9
об утверждении формы расчетного листка
| Г. Коломна | 1 июля 2013 года |
Форма расчетного листа
Бланк листа по зарплате выдается каждому сотруднику индивидуально ответственным лицом: обычно бухгалтером. Не допускается передача листка через другого человека, поскольку уровень зарплаты является коммерческой тайной и не подлежит разглашению.
Рис. 1. Расшифровка расчетного листка по зарплате (образец).
Некоторые компании (особенно это актуально для крупных компаний) в бланке указывают коды выплат и удержаний. Получив такой закодированный документ, работник не понимает, как расшифровать расчетный лист заработной платы. Важно знать, что использование таких кодов не установлено законодательно, и работодателю необходимо либо привести вместе с кодами в листке наименование начисления или удержания, либо ознакомить сотрудника с расшифровкой кодов, применяемых в организации.
Когда выдается расчетный листок по заработной плате
Расчетный листок работодатель должен выдавать ежемесячно каждому работнику после начисления и перед выплатой зарплаты. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять каждому сотруднику в письменной форме информацию о видах начислений, их размере, о видах и суммах удержаний, а также о сумме, подлежащей выплате. Обязанность по выдаче информации о зарплате, как правило, возлагается на бухгалтерию.
Бланк и информация в нем должны быть представлены в таком виде, чтобы было понятно, за что произведено начисление (оклад, премия), какое время оплачено работнику, а какое нет, должны быть указаны дни простоев, отсутствия на работе по любой причине (отпуск, болезнь, прогулы), какие произведены удержания и какую сумму в результате сотрудник получит на руки.
Обязан ли работодатель выдавать, согласно Трудового кодекса?
Ст.136 Трудового кодекса РФ предусматривает обязанность работодателя выдавать расчетные листки с целью донесения до сотрудников сведений о начислении заработка в обязательном порядке. При этом не важно, как выдается зарплата — наличными через кассу или на карту работника.
В указанной статье говориться о том, что работодатель обязан письменно уведомлять каждого своего работника о начислении ему заработной платы за отработанный период.
Это уведомление именуется расчетным листком и должно содержать следующую информацию:
- все составные части получаемой зарплаты (оклад, ставка по тарифу, надбавки и доплаты);
- иные начисления и компенсации;
- размеры и причины удержаний из заработной платы;
- общая сумма, зачисленная для оплаты труда.
Подробнее о том, какие сведения должны быть в листе, читайте здесь.
Что делать, если на работе не дают сведения о зарплате?
Трудовой кодекс предусматривает в обязательном порядке уведомлять работников о выдаче заработной платы с указанием начисленных сумм, надбавок, удержаний и общей суммы заработка.
Невыдача расчетных листков будет считаться неправомерным действием, которое влечет за собой административную ответственность.
Работнику в таком случае следует обратиться в бухгалтерию своей организации с просьбой выдать расчетные листы, которая обязана это сделать.
Если такая просьба будет проигнорирована, можно обратиться в трудовую инспекцию своего города. При проведении ревизии на предприятии и установлении факта невыдачи листков по зарплате на работодателя и отвечающего за выдачу сотрудника будет наложена административная ответственность в виде штрафов.
Как расшифровать и понять лист по заработной плате?
Закон о труде гласит, форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников, например, с помощью приказа. Может выдаваться в бумажном или электронном виде — .
Для учета выданных документов можно вести журнал регистрации расчетного листков или ведомость учета.
Поэтому форма бланка может быть в каждой организации своя.
Однако, в листке по заработной плате обязательно присутствуют разделы:
- Начислено. Здесь указаны все начисленные за месяц суммы: зарплата, премия, надбавки, оплата ночного времени, доплата за стаж, пособие, отпускные и др.
- Удержано. Отражается информация об удержаниях: НДФЛ, по исполнительным листам, приказам о взыскании ущерба и т. п.
- Выплачено или межрасчетные выплаты. Обычно, здесь отображается выплата аванса. Но, могут быть и другие платежи. Например, выплата пособия по больничному листу была произведена раньше дня выплаты зарплаты, или работодатель оплатил отпускные.
- К выплате или задолженность. Сумма в этой колонке складывается по формуле: начислено – удержано – выплачено. Если она получается с минусом, то обозначается задолженность. Это может случиться, если, например, аванс по каким — то причинам оказался больше, чем начисленная зарплата.
Кто составляет расчетный лист
Расчетный лист составляет специалист отдела бухгалтерии, т.е. сотрудник, который имеет полные данные обо всех полагающихся тому или иному работнику выплатах. Что характерно, заверять лист подписью руководителя компании или хотя бы даже самого бухгалтера необязательно, как и проставлять на нем печать.
Связано это с тем, что лист носит сугубо информационный характер, иными словами, он никак не подтверждает факт получения именно той суммы заработной платы, которая в нем была обозначена к выплате.
А вот что касается работника организации, то он в получении расчетного листка расписаться должен. Для этого бухгалтер или кассир может предоставить ему специальный бланк под названием «лист выдачи расчетных листков».
За сколько дней выдается расчетный листок по зарплате
Например: Дата выдачи аванса(предшествующий заработной плате месяц) Дата выдачи заработной платы Дата выдачи расчетного листка 15 1 1 16 2 2 17 3 3 18 4 4 19 5 5 20 6 6 21 7 7 22 8 8 23 9 9 24 10 10 25 11 11 26 12 12 27 13 13 28 14 14 29 15 15 30 31 В некоторых организациях деньги выдаются бухгалтером через кассу. В этом случае расчетка выдается работнику в момент получения денежных средств. Но в последнее время чаще всего работодатели перечисляют деньги сотрудникам на банковскую карту. Тогда документ выдается заранее в бухгалтерии. Как подтвердить факт его вручения работнику? Есть следующие способы:
- в форме документа предусматривается отрывная часть. В момент получения гражданин ставит на ней свою подпись;
- также можно вести специальный журнал учета.
Он вносит свои предложения по его созданию и корректирует уже имеющиеся разделы. Утверждение приказом формы должно быть осуществлено повторно при смене программы и листа, а также внесении изменений в сам документ.
Как подтвердить факт Факт выдачи расчетного листа подтверждается несколькими способами. Если не сделать этого, то сотрудники трудовой инспекции могут привлечь работодателя к ответственности.
Процедура подтверждения возможна с помощью:
- ведения журнала учета и выдача документа под роспись;
- разработки отдельной графы в платежной ведомости для подписания сотрудником в момент выдачи листа;
- составление формы, которая имеет отрывную часть (она будет передаваться после подписания сотрудником обратно работодателю).
При выборе метода выдачи стоит помнить, что расчетный лист является документом, содержащим персональные данные.