Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответственность по статье 325 ук рф за кражу документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.
Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.
На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.
Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.
Источник
Судебная практика по ст. 13.20. КоАП РФ:
1. Так, Старостина О.В., являлась председателем ликвидационной комиссии ОАО «Птицефабрика «Нолинская», а в период осуществления указанным должностным лицом руководства и контроля за деятельностью ликвидируемого общества была выявлена утрата архивных документов. Судом было установлено, что Старостина О.В. совершила административное правонарушение, предусмотренное статьей 13.20 КоАП РФ, а именно: нарушила правила хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, так как было выявлено, что при сдаче дел по личному составу ОАО «Птицефабрика «Нолинская» в отдел по делам архивов министерства культуры Кировской области (далее – отдел по делам архивов) поступили описи дел по личному составу за 1965-2014 гг. в количестве 285 ед. хр., но при этом часть документов по личному составу отсутствовала – приказы по личному составу, личные карточки работников, т.е. были утеряны (в здании ликвидируемого общества не обнаружены).
Суд указал, что утрата указанных документов создает невозможность получения и использования необходимой информации, полученной на их основе, государственным органам, органам местного самоуправления либо иным юридическим или физическим лицам, обращающимся к данным документам на законных основаниях.
Отделом по делам архивов установлен факт нарушения обязательных требований законодательства об архивном деле в части необеспечения сохранности архивных документов, повлекшее их утрату, и как следствие нарушение прав граждан на пенсионное обеспечение. Судом указанные факты проверены и подтверждены материалами дела, в связи с чем суд признал Старостину О.В. виновной в совершении административного правонарушения, предусмотренного статьей 13.20 КоАП РФ, и назначил ей административное наказание в виде административного штрафа в размере 300 (трехсот) рублей. (Постановление о назначении административного наказания по делу № 5-377/2016 от 12.07.2016 г. мирового судьи судебного участка № 28 Нолинского судебного района Кировской области).
2. Также, по делу об административном правонарушении председатель потребительского кооператива была признана виновной и привлечена к административной ответственности в связи с нарушением действующего законодательства, а именно – ч. 1 ст. 17, ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.201 г. №558 на том основании, что при проверке организации прокуратурой были выявлены нарушения, выразившиеся в том, что все кадровые документы, связанные с приемом, перемещением (переводом), увольнением работников, которые должны храниться в организации, утеряны.
Поскольку председатель кооператива, являющаяся на момент совершения правонарушения должностным лицом, свою вину признала, что является смягчающим обстоятельством, суд признал ее виновной в совершении правонарушения, предусмотренного ст. 13.20 КоАП РФ, и назначил ей наказание в виде предупреждения (Постановление от 23.09.2014 г. о назначении административного наказания, вынесенное и.о. мирового судьи судебного участка Пачелмского района Пензенской области).
3. Генеральный директор ОАО «Кировгипрозем» был признан виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 13.20. КоАП РФ, выразившегося в нарушении правил комплектования, учета и использования архивных документов. Судом установлен факт утраты архивных документов, а именно, 72 единицы хранения за период 1979 – 1986 гг., подлежащих передаче на государственное хранение в Государственный архив Кировской области. Из представленных и исследованных судом доказательств следует, что в результате ненадлежащего исполнения должностным лицом (генеральным директором) должностных обязанностей, связанных с обеспечением сохранности архивных документов, произошла их утрата. Генеральный директор свою вину при рассмотрении дела признал и был привлечен к административной ответственности, ему назначено наказание в виде предупреждения. (Постановление от 07.11.2014 г. о назначении административного наказания мирового судьи судебного участка № 55 Ленинского судебного района г. Кирова).
ст. 13.25 КоАП РФ – 1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц в размере от 2 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.
ст. 13.25 КоАП РФ – 2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.
ст. 13.25 КоАП РФ – 3. Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень и требования, к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховым законодательством, влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей;
- на юридических лиц – от 100 000 до 200 000 рублей.
ст. 13.25 КоАП РФ – 4. Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации и законодательством о сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
- на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей;
- на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.
В соответствии с ч. 2 ст. 2.1. КоАП РФ «Юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых настоящим Кодексом или законами субъекта Российской Федерации предусмотрена административная ответственность, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению». В случае нарушения законодательства об архивном деле и/или не соблюдения требований ч. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле в РФ» (необеспечения должного учета, сохранности архивных документов) юридическое лицо будет признано виновным, если не докажет факт отсутствие объективной возможности для исполнения установленных обязательств.
Необходимо учесть, что в соответствии с ч. 3 ст. 2.1. КоАП РФ назначение административного наказания юридическому лицу не освобождает от административной ответственности за данное правонарушение виновное физическое лицо, равно как и привлечение к административной или уголовной ответственности физического лица не освобождает от установленной ответственности за данное правонарушение юридическое лицо.
Административная ответственность юридических лиц также установлена за утрату кадровых документов или необеспечение их сохранности работодателем, в том числе ответственными сотрудниками кадровых служб, когда действующее трудовое законодательство обязывает работодателя хранить документы в течение установленных сроков. Работодатель обязан вести и хранить кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено действующим трудовым законодательством и отсутствие которых или их утеря работодателем влечет ответственность, предусмотренную ст. 5.27. КоАП РФ – нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
- на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.
Третий комментарий к статье 284 УК РФ
1. Под утратой документов, содержащих государственную тайну, а равно предметов, сведения о которых составляют государственную тайну, понимается такой противоправный выход их из владения данного лица, вследствие которого они стали достоянием посторонних лиц и наступили тяжкие последствия. К документам относятся текстовые и графические материалы, исполненные типографским, машинописным способом или от руки (чертежи, планы, типографские карты, приказы, директивы, ведомости, акты, обзоры и т.п.), в которых содержатся сведения, составляющие государственную тайну. Документ — это акт, имеющий реквизиты: гриф секретности, регистрационный номер органа государственной власти, предприятия, учреждения или организации, осуществивших засекречивание, особый порядок хранения, перемещения, выдачи и работы. Предметы, сведения о которых образуют государственную тайну, — это различные материалы и изделия, несущие в себе информацию указанного вида. К ним относятся: закрытые образцы техники и вооружения, шифры, коды, негативы, фотоснимки и т.п.
2. С объективной стороны преступление включает в себя совокупность трех признаков: а) деяние, связанное с нарушением установленных правил обращения с документами (предметами); б) выход документов (предметов) из владения данным лицом, вследствие чего наступили тяжкие последствия; в) причинную связь между деянием и наступившими последствиями. Правила обращения с документами регламентируются законами и подзаконными актами (инструкциями, положениями, наставлениями). Нарушения правил выражаются: в работе с документом в неустановленном месте (например, дома), неопечатывании сейфа, нарушении правил передачи его другим лицам и т.п. Документ считается вышедшим из владения (утраченным), если его нет ни в месте постоянного хранения, ни у конкретного исполнителя, которому он был выдан. Между фактом нарушения правил обращения с документом (предметом), содержащим государственную тайну, и его выходом из владения и наступлением тяжких последствий должна быть непосредственная причинная связь. Если документ хотя и утрачен, но факт его выхода из владения и наступление тяжких последствий не находятся в причинной связи с имевшим место нарушением правил обращения с ним, то состав преступления отсутствует . ——————————— Например, если сейф, в который проникли преступники, хотя оказался неопечатанным, но изъятие документов произошло путем вырезки окна в нем автогенным аппаратом, — налицо отсутствие причинной связи, а следовательно, оснований для квалификации по ст. 284 УК.
Как показывают материалы практики, нарушения чаще всего связаны с тем, что лицо работает с документами в неустановленном для этого месте, в ненадлежащее время, не соблюдает правила и порядок их хранения, пересылки, передачи из рук в руки, уничтожения, ознакомления с ними других лиц и т.п. Например, Ч., находясь в служебной командировке в другом городе, в нарушение действующих правил носил по городу в сумке находящиеся при нем 12 совершенно секретных документов. Зайдя в телефонную будку, чтобы позвонить, Ч. забыл в ней сумку вместе с документами. Документы были найдены только на следующий день, в другом месте города, что привело к ознакомлению с ними посторонних лиц и наступлению тяжких последствий. Понятие тяжкого вреда давалось применительно к ст. 283 УК. Если тяжкие последствия при утрате не наступили, то состав преступления отсутствует. Виновный должен нести административную или дисциплинарную ответственность.
3. Субъективная сторона преступления характеризуется неосторожной формой вины. Вместе с тем по отношению к факту нарушения правил обращения с документами вина может быть в форме и умысла, и неосторожности. По отношению же к наступившим последствиям вина может быть только неосторожной (в виде легкомыслия или небрежности).
Сроки хранения документов
Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно ст. 23 НК РФ, все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. 23 НК РФ делается оговорка, что 4-летний срок применяется для случаев, когда законодательством не установлены другие сроки.
При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации (письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.
Например, на те, которые установлены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Эта статья определяет два основных срока, которые применяются для разного вида документов.
Так, не менее 5 лет после окончания отчетного года (т.е. года составления) должны храниться:
- первичные учетные документы (договоры, акты, счета-фактуры, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.);
- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, инвентарные карточки и т.д.);
- бухгалтерская (финансовая) отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств и т.д.);
- аудиторские заключения.
Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухотчетности хранятся:
- учетная политика;
- стандарты экономического субъекта;
- документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.
За неправильное хранение (утерю) — штраф
Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП).
С 2002 по 2014 год действовал Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 (отменен Приказом Минкультуры России от 03.06.2014 N 976), в соответствии с которым этим правом наделялись руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители.
С 1 сентября 2013 года вступили в силу поправки к ст. 23.74 КоАП, согласно которым Банк России теперь рассматривает административные дела о неисполнении правил хранения документов АО (ч. 1 ст. 13.25) и страховой компанией (ч. 3 ст. 13.25). Орган, рассматривающий такие дела в отношении ООО (ч. 2 ст. 13.25), законом не установлен.
Поэтому в судебной практике не встречается ни одного дела о привлечении ООО к ответственности за неисполнение правил хранения документов, в то время как по АО и страховым компаниям такая практика есть, хотя и небольшая.
У этого правонарушения есть срок давности. Если с момента утери документов прошло более одного года, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Если регулятор нарушает данное правило, суды однозначно занимают сторону общества.
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
- Создание комиссии. Ее участники будут заниматься установлением причин утери. Выводы должны быть изложены в акте. В нем необходимо указать обстоятельства происшествия.
- Создание подтверждающих документов. Компании нужно предъявить бумаги, подтверждающие обстоятельства утери. Если документы пропали, нужно направить заявление в полицию, а затем получить справку о возбуждении дела. Если бумаги утрачены в результате пожара, нужно составить акт о возгорании, а также взять из МЧС справку.
- Составление описи пропавшей первички. Заполнение описи – шаг добровольный. Однако сделать это все-таки желательно, так как дополнительные подтверждающие бумаги станут аргументом в пользу компании.
- Меры по восстановлению документов. Если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности. Алгоритм восстановления бумаг рассмотрим в следующем разделе.
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Последствия утраты первичных документов
Отсутствие первичных учетных документов не только служит основанием для отказа в признании осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль, в принятии НДС к вычету, но и образует самостоятельный вид налогового правонарушения. За грубое нарушение правил учета
(к которому относится отсутствие первичных документов), не повлекшее занижение налоговой базы, предусмотрены налоговые санкции (п.1-п.3 ст.120 НК РФ).
За отсутствие первичных учетных документов должностные лица компании могут быть привлечены к административной ответственности (ст.15.11 КоАП РФ).
Кроме того, налоговики могут истребовать документы как в рамках проведения выездной, так и камеральной проверках и оштрафовать по ст.126 НК РФ.
Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
- Создание комиссии. Ее участники будут заниматься установлением причин утери. Выводы должны быть изложены в акте. В нем необходимо указать обстоятельства происшествия.
- Создание подтверждающих документов. Компании нужно предъявить бумаги, подтверждающие обстоятельства утери. Если документы пропали, нужно направить заявление в полицию, а затем получить справку о возбуждении дела. Если бумаги утрачены в результате пожара, нужно составить акт о возгорании, а также взять из МЧС справку.
- Составление описи пропавшей первички. Заполнение описи – шаг добровольный. Однако сделать это все-таки желательно, так как дополнительные подтверждающие бумаги станут аргументом в пользу компании.
- Меры по восстановлению документов. Если никаких мер по исправлению ситуации предпринято не будет, компания может быть обвинена в недобросовестности. Алгоритм восстановления бумаг рассмотрим в следующем разделе.
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Документы по основным средствам
Данная информация должна иметь документальное подтверждение (ст. 313 НК РФ; письмо Минфина России от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458).
Так, первичным учетным документом, подтверждающим ввод основного средства в эксплуатацию, может выступать унифицированная форма акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1, утв. пост. Госкомстата России от 21.01.2003 № 7; п. 7 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).
Срок полезного использования определяется соответствующим внутренним локальным актом налогоплательщика, например приказом руководителя (пост. Девятого ААС от 02.09.2014 № 09АП-30372/14, ФАС МО от 14.11.2013 № Ф05-13932/13).
Восстановление утраченных документов
Как мы выяснили, при проверке и выявлении случаев преждевременно уничтоженных документов штрафовать будут за каждый случай. И заодно требовать вернуть «все как было».
Восстановление документов — процесс крайне трудоемкий и финансово затратный, ведь придется все делать за свой счет. Если это бухгалтерская первичка, нужно запрашивать копии у всех контрагентов, с которыми вы работали. Если это документы налоговой, статистической, бухгалтерской, кадровой отчетности — придется делать запросы во все ведомства (ФНС, Росстат, ПФР, и пр.) и не факт, что вы получите все в полном объеме и оперативно.
Контрагент может закрыться, приостановить деятельность, сменить собственников, переехать в другой регион. Его придется сначала разыскать, убедиться, что он доступен для связи, просить прислать копии всех документов, по которым у вас были взаимоотношения. Не каждый согласиться это сделать, либо придется оплатить расходы по пересылке.
Лучше до такой ситуации вообще не доводить и проводить процедуру уничтожения документов со всем вниманием и соблюдением требований закона. Если самим это сделать сложно — обратитесь в специализированную компанию, такую, как Делис Архив.
Электронные документы и ЭЦП
Сегодня электронные документы с электронной цифровой подписью (ЭЦП) достаточно широко применяются при сдаче отчетности через Интернет в налоговые органы, индивидуальных сведений в ПФР и при работе с банками по операциям с расчетными счетами. Допустимо ли хранить первичные документы, бухгалтерские и налоговые регистры только в электронном виде и не иметь должным образом оформленной «бумажной» версии?
Минфин России не имеет ничего против ведения учета, а также хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде (Письмо от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). Однако он указывает, что при этом надо соблюдать порядок, установленный ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) и Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». В соответствии с ним первичные документы должны существовать на бумажном носителе либо в виде электронного документа, но обязательно заверенного электронными цифровыми подписями (ЭЦП). При хранении документов и регистров налогового учета также должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений (ст. 314 Налогового кодекса РФ).
Обеспечить ЭЦП всех работников, создающих документы, невозможно, поскольку первичный документ характеризуют прежде всего личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Полный переход на электронный документооборот возможен в будущем. Например, в следующем году планируется переход на электронные счета-фактуры. В остальных случаях без бумажных носителей не обойтись. Специалисты рекомендуют распечатывать первичные документы и регистры бухгалтерского и налогового учета хотя бы раз в конце года перед проведением инвентаризации, а также по мере смены ответственных лиц за их ведение. При этом следует контролировать полноту внесенной в них исполнителем информации с тем, чтобы из-за отсутствия персональной ответственности не было хищений материальных ценностей.
Восстановление документов
К сожалению, организации не застрахованы от возможной утраты первичных документов. Причины могут быть разными — пожар, затопление в результате повреждения коммунальных сетей, утрата и кража. Нужно ли восстанавливать документацию и как правильно это сделать?
Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четких правил по восстановлению первичных документов в случае их утраты. В Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 руководителю организации рекомендовано в случае пропажи или гибели первичных документов:
- назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105);
- предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.
В случае нанесения вреда имуществу при чрезвычайных ситуациях обязательно проводится инвентаризация (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). Комиссия должна документально оформить причину утраты путем составления соответствующего акта с приложением справок официальных органов. Факт кражи первичных документов подтверждается справкой из милиции (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 03.12.2008 N Ф08-7243/2008 и Определение ВАС РФ от 06.04.2009 N 2624/07). При утрате документов во время пожара прилагают справку из отдела государственного пожарного надзора либо из МЧС (Постановления ФАС Московского округа от 05.06.2008 N КА-А40/3721-08 и ФАС Поволжского округа от 02.10.2007 по делу N А55-18216/2006-37). Затопление помещения подтверждается соответствующими коммунальными службами.
Комиссия также предпринимает меры для восстановления первичных документов. Если утрачены только сами первичные документы, а регистры бухгалтерского учета сохранились (например, в электронном виде), то можно запросить у контрагентов их копии. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам можно запросить у банков, а договоры, акты, накладные, счета-фактуры — у контрагентов, и т.д. Если адрес контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целесообразно обратиться в налоговые органы с письменным запросом о получении выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. Порядок предоставления сведений утвержден Постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 438 «О Едином государственном реестре юридических лиц». При отсутствии информации о контрагенте или невозможности его определить организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.
Составляем акт по итогам работы комиссии
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.
В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.