Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «6 Требования к текстовым документам, содержащим в основном сплошной текст». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Изменения 2022 года госты делопроизводство». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Изменения 2022 года госты делопроизводство
Является разработчиком ряда авторских курсов в области административного, кадрового, бухгалтерского и судебного делопроизводства. Постоянно сотрудничаю с такими учебными заведениями, как: МГУ, РАГС, АНХ и др., участвую в обучении специалистов в системе повышения квалификации в таких организациях, как: Мэрия г.Москвы, Центробанк, Сбербанк, ОАО «Газпром», ОАО «Транснефть», ОАО «РЖД» и др.
Вы выбираете подходящий для вас семинар. В своем городе, сидя в уютном зале официального партнера компании «Гарант», Вы можете принять участие в транслируемом из Москвы семинаре ведущего специалиста страны, узнать о важных изменениях законодательства, об актуальных проблемах, задать вопрос лектору.
Как оформлять документацию: 4 способа
Документы можно подготовить как в электронном, так и в рукописном виде. Для каждого варианта есть свои ГОСТы.
- Машинописным способом в соответствии с
ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004№ 63-ст). - Рукописным методом, используя положения
ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562). - Применяя ЭВМ, согласно
ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утверждён Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843). - На электронных носителях информации.
Состав реквизитов приказа
Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации – автора документа;
- вид документа (ПРИКАЗ);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
При этом факультативными реквизитами приказа являются:
- визы / грифы согласования;
- отметка об исполнителе;
- отметка о контроле;
- отметка о направлении в дело.
Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.
Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
- прием и первичная обработка;
- предварительное рассмотрение делопроизводителем;
- регистрация;
- рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для исходящих:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- отправка.
Для внутренних:
- разработка, оформление;
- регистрация;
- обработка, исполнение, подготовка ответов;
- контроль исполнения.
Для всех:
- учет и анализ объемов документооборота;
- хранение.
Делопроизводство 2022: новые требования к оформлению бумаг
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве в 2022 году.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016, — это новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту в 2022 году, на него ориентируются при актуализации ранее действовавших стандартов.
Сразу обращает на себя внимание важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
- номера страниц;
- предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
- абзацный отступ;
- величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
- выравнивание текста;
- максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
- правила выделения полужирным текстом;
- оформление титульного листа.
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
- гриф ограничения доступа;
- отметка об электронной подписи;
- наименование структурного подразделения — автора документа;
- наименование должности лица — автора документа.
Общие требования по оформлению курсовой работы
При написании курсовой работы первое на что стоит обратить внимание — это соблюдение общих правил по оформлению. Если проигнорировать данные пункты и отложить их на заключительный этап работы, вы можете столкнуться с рядом сложностей которых можно было избежать. Если изначально не выставить основные параметры, то в будущем легко пропустить ошибку в оформлении, а также трудно сориентироваться по объему написанного текста. По этой причине в случае использования в работе информации из интернета проверяйте чтобы весь текст курсового проекта соответствовал данным требованиям:
- Текст курсовой работы должен размещаться на листах формата А4, при этом используется односторонняя печать.
- Ориентация страниц для текстовой части – книжная, для приложений – книжная и/или альбомная.
- Границы полей: верхнее и нижнее – по 20 мм, левое – 30 мм, правое – 15 мм.
- Междустрочный интервал: полуторный в основном тексте, одинарный в подстрочных ссылках.
- Стандартный шрифт – Times New Roman.
- Цвет шрифта – черный.
- Размер основного текста – 14 пт; размер шрифта сносок, таблиц, рисунков, приложений – 12 пт.
- Выравнивание текста – по ширине, без отступов.
- Абзац – 1,25 см.
- Автоматическая расстановка переносов.
- Каждый раздел курсовой работы начинается с новой страницы. Исключение составляют параграфы – они продолжаются по тексту.
- Нумерация начинается с титульного листа, но проставляется лишь с первой страницы введения, номер страницы размещается в нижней части листа по центру, при этом точку в конце ставить не нужно.
Правила оформления введения
При оформлении введения необходимо прописать и раскрыть следующие пункты:
- Актуальность выбранной темы — это аргументация важности и обоснованности выбранной вами темы. Она складывается из уже существующих исследований и аргументаций студента, подтверждающих необходимость раскрытия темы в курсовой работе. Стандартный объём 6-10 предложений.
- Степень освещённости и разработанности проблемы. Для этого необходимо проанализировать, насколько полно эту тему рассматривают учёные в своих трудах, научных журналах, учебной литературе и прочих изданиях.
- Методологическая основа работы. Здесь необходимо указать какие общенаучные и частнонаучные методы исследования применялись в ходе написания курсовой работы.
- Цели работы, задачи, а также результаты проделанной студентом работы.
- Объект исследования — это процесс или явление, порождающее проблемную ситуацию, и область знаний, связанная с этим явлением.
- Предмет исследования — это субъект или конкретный аспект проблемы. То есть, объект может включать несколько важных и значимых предметов, которые могут изучаться в работе.
- Структура исследования. В данном пункте необходимо указать, что включает в себя курсовая работа (введение, количество глав, заключение и список литературы).
Существует вид документов, для которых сформированы критерии оформления гостом 2.105/95. К таковым относится техническая документация на строящиеся объекты.
Существуют правила и критерии создания исследовательской и технической отчетной документации, прописанные в госте 7.32/2001. При составлении проектов, чертежей, приложений и планов требуется соблюдать идентичный тип оформления для упрощения и достоверности обработки данных операционными системами.
В этих стандартах нет четких требований, какие шрифты использовать. Правилами допускается применение разнообразных шрифтов, чтобы акцентировать внимание на важных участках текста. Допускается применение комплектов схожих по стилю и величине символов.
Составление документов по ГОСТу
Необходимо рассмотреть параметры, какие используют при составлении того или иного документа, согласно ГОСТу по оформлению документов.
Относительно большинства предпринимательских документов ограничения в оформлении отсутствуют. Официальная или техдокументация должны соответствовать критериям ГОСТа.
При составлении служебной документации шрифт используется по ГОСТу не для основного документооборота. Тем не менее, следует учитывать определенные моменты, которые указаны в локальных актах организации.
Сфера применения отчетности также играет важную роль. Для работы с бухгалтерской документацией рекомендовано подбирать читаемый шрифт.
Для составления любой официальной документации лучше всего выбирать Times New Roman или Calibri. Также подходят шрифты Arial и Helvetica.
Определенные нормы при составлении служебных документов отсутствуют. ГОСТом предусмотрены параметры, максимально подходящие и допустимые в отношении всех символов.
В отношении параметра шрифта в документе указаны нормы предпочтительного характера (12 или 14). От выбранного варианта документа зависит шрифт. Допустимы и разновидности, близкие к указанным параметрам. При выборе опираться надо на читабельность текста, восприятие информации как с экрана, так и с листа, а также используемый формат бланка (А4, А5, А2).
Указания по поводу шрифта и размеров в таблицах не предусмотрены. Определяется только стиль и размер самой таблицы. Нумеруется она в рамках всего документа арабскими цифрами. Под таблицей обязательно указывается ее наименование. Располагается она под ссылкой в тексте. С заглавных букв начинаются заголовки столбцов и граф. Не допускается использовать кавычки при замене повторяющихся слов.
Нумерация и названия реквизитов
Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:
|
№ |
ГОСТ Р 6.30-2003 |
ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
|
01 |
Государственный герб Российской Федерации |
Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) |
|
02 |
Герб субъекта Российской Федерации |
Эмблема |
|
03 |
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) |
Товарный знак (знак обслуживания) |
|
04 |
Код организации |
Код формы документа |
|
05 |
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица |
Наименование организации – автора документа |
|
06 |
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
Наименование структурного подразделения – автора документа |
|
07 |
Код формы документа |
Наименование должности лица – автора документа |
|
08 |
Наименование организации |
Справочные данные об организации |
|
09 |
Справочные данные об организации |
Наименование вида документа |
|
10 |
Наименование вида документа |
Дата документа |
|
11 |
Дата документа |
Регистрационный номер документа |
|
12 |
Регистрационный номер документа |
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа |
|
13 |
Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
Место составления (издания) документа |
|
14 |
Место составления или издания документа |
Гриф ограничения доступа к документу |
|
15 |
Адресат |
Адресат |
|
16 |
Гриф утверждения документа |
Гриф утверждения документа |
|
17 |
Резолюция |
Заголовок к тексту |
|
18 |
Заголовок к тексту |
Текст документа |
|
19 |
Отметка о контроле |
Отметка о приложении |
|
20 |
Текст документа |
Гриф согласования документа |
|
21 |
Отметка о наличии приложения |
Виза |
|
22 |
Подпись |
Подпись |
|
23 |
Гриф согласования документа |
Отметка об электронной подписи |
|
24 |
Визы согласования документа |
Печать |
|
25 |
Оттиск печати |
Отметка об исполнителе |
|
26 |
Отметка о заверении копии |
Отметка о заверении копии |
|
27 |
Отметка об исполнителе |
Отметка о поступлении документа |
|
28 |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
Резолюция |
|
29 |
Отметка о поступлении документа в организацию |
Отметка о контроле |
|
30 |
Идентификатор электронной копии документа |
Отметка о направлении документа в дело |
- 6.1 Титульный лист является первым листом документа. Титульный лист, составленный на альбом документов, является первым листом описи этого альбома.
- 6.2 Лист утверждения (ЛУ) выпускают для документов, на которых по условиям их использования разработчик и (или) заказчик считает нецелесообразным приводить наименования организаций, должности и фамилии лиц, подписавших эти документы.
- 6.3 ЛУ выпускают на один документ, на несколько документов, на альбом документов или комплект документов. Допускается выпускать ЛУ на отдельную часть или несколько частей документа.
- 6.4 Обозначение ЛУ состоит из обозначения документа, к которому он относится, с добавлением через дефис кода ЛУ, например, ХХХХ.ХХХХХХ.ХХХТУ-ЛУ.
- 6.5 Если ЛУ выпускается на альбом документов, ему присваивают обозначение одного из этих документов с добавлением через дефис кода ЛУ и записывают в опись альбома первым.
- 6.6 Если ЛУ выпускается на несколько документов, ему присваивают обозначение одного из этих документов с добавлением через дефис кода ЛУ и записывают в спецификацию, в которую входит этот документ.
- 6.7 Если ЛУ выпускается на комплект документов, ему присваивают обозначение спецификации с добавлением кода ЛУ и записывают в спецификацию в раздел «Документация» первым.
- 6.8 При записи ЛУ в спецификацию следует указывать в графе «Примечание» — «Размножать по указанию».
Примечания
1 ЛУ размножают и рассылают при необходимости. Необходимость рассылки копий ЛУ определяет держатель подлинника ЛУ по согласованию с заказчиком.
2 В ведомость эксплуатационных документов, а также в ведомость документов для ремонта ЛУ не включают.
- 6.9 Титульный лист и ЛУ выполняют на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 по форме, приведенной на рисунке 21:
- поле 1 — наименование ведомства, в систему которого входит организация, разработавшая данный документ. Заполнение поля не обязательно
- поле 2 — в левой части (для технических условий, эксплуатационных и ремонтных документов) — код по классификатору продукции (например, в Российской Федерации используют код по Общероссийскому классификатору продукции — OKП — шесть знаков), в правой части — специальные отметки. Заполняется только для титульного листа.
- поле 3 — в левой части — гриф согласования, в правой части — гриф утверждения, выполняемые по ГОСТ Р 6.30, при необходимости;
- поле 4 — наименование изделия (заглавными буквами) и документа, на который составляется титульный лист или ЛУ. Если титульный лист составляется для документов, разбитых на части, указывают номер части и ее наименование. Для альбома документов указывают номер альбома и общее количество альбомов, например:
СТАНОК ГОРИЗОНТАЛЬНЫЙ
МОДЕЛЬ 2620В
Габаритные чертежи
Альбом 2
Всего альбомов 5
- поле 5 — слова «Лист утверждения»; поле заполняют только для ЛУ;
- поле 6 — для титульного листа — обозначение документа (заглавными буквами), для альбома документов — обозначение описи этого альбома; для ЛУ — обозначение — ЛУ;
- поле 7 — количество листов ЛУ. Поле не заполняют, если ЛУ выполнен на одном листе;
- поле 8 — для титульного листа: подписи разработчиков документа, выполняемые согласно ГОСТ Р 6.30. Если документ подлежит согласованию с несколькими должностными лицами, то кроме подписей, указанных в поле 3, остальные подписи располагают в левой части поля 8.
Подписи, указанные в основной надписи заглавного листа, не должны повторяться на титульном листе и листе утверждения.Для ЛУ: слева — гриф согласования (при необходимости), справа — подписи разработчиков и нормоконтролера по ГОСТ Р 6.30 в порядке, установленном на предприятии-разработчике.
При большом количестве подписей поле 8 увеличивают за счет выпуска второго листа. При этом на нем в верхнем правом углу указывают: для титульного листа — «Продолжение титульного листа», для ЛУ — «Продолжение листа утверждения» и далее наименование и обозначение документа. В этом случае в конце первого листа указывают: «Продолжение на следующем листе»;
- поле 9 — графы 19 — 23 по ГОСТ 2.104, размещаемые на поле для подшивки. Допускается располагать поле 9 на поле 10 по ГОСТ 2.004;
- поле 10 — графы 14 — 18 по ГОСТ 2.104 (допускается размеры устанавливать произвольно; линии, разделяющие графы и строки, не наносят; наименование граф не указывают). Поле заполняют строками снизу вверх. Поле заполняется только для ЛУ.
Похожие записи: